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企业文档管理规范与文件归档模板

一、适用范围与场景说明

本规范适用于企业各部门在日常运营、项目管理、合同签订、财务核算等过程中产生的各类纸质及电子文档的管理，涵盖文件从创建、流转、审批、存储到归档、查阅、销毁的全生命周期管理场景。具体包括：

日常办公文件（如会议纪要、通知、报告等）；

项目管理文件（如项目计划、进度报告、验收文档等）；

合同协议文件（如采购合同、服务协议、保密协议等）；

财务相关文件（如报销单、预算表、审计报告等）；

人力资源文件（如员工档案、培训记录、绩效考核等）；

合规性文件（如资质证书、行业规范、政策文件等）。

二、文档管理全流程操作指引

（一）第一步：明确文档分类与编码规则

操作要点：

文档分类：根据业务属性将文档划分为一级分类和二级分类，保证分类逻辑清晰、无重叠。

一级分类示例：综合管理类、项目管理类、合同管理类、财务管理类、人力资源类、合规资质类；

二级分类示例：综合管理类下可分“通知公告”“会议纪要”“内部制度”；项目管理类下可分“立项文件”“过程文件”“验收文件”。

编码规则：采用“一级分类代码-二级分类代码-年份-流水号”格式，保证唯一性和可追溯性。

示例：XT-GL-2024-001（综合管理类-通知公告-2024年-第1号）；XM-LC-2024-015（项目管理类-立项文件-2024年-第15号）。

（二）第二步：规范文档创建与命名

操作要点：

文档创建：根据业务需求选择合适的模板（如会议纪要模板、合同模板），保证内容完整、格式统一。

命名规范：文件名需包含“分类代码-核心内容-责任人-日期”，避免使用特殊字符（如*、?、/）和空格。

示例：XT-GL-2024年度工作计划docx；XM-LC-项目立项申请pdf。

（三）第三步：严格执行审批与流转流程

操作要点：

审批权限：根据文档重要性明确审批人，如普通部门文件由部门负责人审批，重要合同由分管副总审批。

流转方式：电子文档通过OA系统流转，纸质文档通过部门传阅登记表记录传递路径，保证全程留痕。

审批记录：审批完成后需在文档或系统中记录审批意见、审批人及审批时间，归档时一并留存。

（四）第四步：文档存储与权限管理

操作要点：

存储位置：

电子文档：按分类存储至指定服务器或云盘目录（如“F:/企业文档/综合管理类/通知公告”），禁止存储在本地电脑C盘；

纸质文档：使用档案盒分类存放，盒面标注“分类代码-起止日期-保管期限-责任人”，存放于专用档案柜。

权限设置：

电子文档：通过系统设置“查阅权限”“编辑权限”“删除权限”，敏感文件（如财务数据、合同）仅限授权人员访问；

纸质文档：档案柜上锁，钥匙由专人保管，查阅需登记《文件查阅申请表》。

（五）第五步：定期归档与清理

操作要点：

归档周期：电子文档每月汇总一次，纸质文档每季度整理一次，年底统一归档至档案室。

归档要求：归档前需检查文档完整性（如审批手续、附件是否齐全），填写《文件归档登记表》（见模板三），标注归档日期和档案盒编号。

清理原则：对超过保管期限的文档，由档案管理员提出销毁申请，经部门负责人和分管领导审批后，集中销毁并记录销毁清单。

（六）第六步：文档查阅与销毁管理

操作要点：

查阅流程：

内部员工查阅：填写《文件查阅申请表》，经部门负责人审批后，由档案管理员调取文件；

外部人员查阅：需携带单位介绍信，经分管副总审批，档案员全程陪同查阅。

销毁管理：

销毁前需核对《文件销毁清单》，保证无遗漏；

纸质文档采用碎纸机销毁，电子文档彻底删除并清除回收站，禁止随意丢弃。

三、核心模板表格设计

模板一：文件分类目录表

一级分类代码

一级分类名称

二级分类代码

二级分类名称

说明

示例文件名称

XT

综合管理类

GL

内部制度

企业内部各项管理制度、流程文件

《公司考勤管理制度》

XT

综合管理类

TZ

通知公告

公司层面发布的通知、公告、通报

《关于2024年春节放假的通知》

XM

项目管理类

LX

立项文件

项目立项申请、可行性研究报告

《项目立项申请报告》

XM

项目管理类

JZ

过程文件

项目实施过程中的进度、变更、汇报文件

《项目3月进度报告》

HT

合同管理类

CG

采购合同

原材料、设备采购类合同

《设备采购合同（2024-001）》

CW

财务管理类

BS

报销单据

员工差旅、日常费用报销单

《3月差旅费报销单》

模板二：文件归档登记表

归档日期

档案盒编号

文件编号

文件名称

分类代码

责任人

存储位置（电子路径/物理位置）

归档份数

保管期限

备注XT-GL-001

XT-GL-2024-003

《公司会议管理办法》

XT-GL

F:/企业文档/综合管理类/内部制度

1份纸质

长期

替代旧版X