沟通与协作会议记录模板.docVIP

适用于多场景的会议协作记录工具

一、适用场景

二、操作流程

（一）会前准备：明确目标与基础信息

确定会议核心目的：组织者需提前明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代方案”“协调市场与技术部资源”），避免讨论偏离主题。

梳理基础信息：提前记录会议名称、时间、地点（线上需注明会议/平台）、主持人、记录人，并预估参会人员名单，提前3天发送会议通知（含议程、需准备的资料）。

准备会议材料：将相关数据、背景文档、待讨论议题清单等整理成附件，随会议通知一同发送，保证参会人员提前熟悉内容。

（二）会中记录：聚焦关键信息与行动项

签到与议程确认：会议开始时，记录人快速核对参会人员（标注缺席人员及原因），并宣读议程，主持人确认后开始逐项讨论。

实时记录讨论要点：针对每个议题，记录需包含：

不同角色的观点摘要（如“技术部*建议优先优化A模块功能，因当前用户投诉率达40%”）；

分歧点及讨论过程（如“市场部认为应同步推广B功能，与的A模块优化方案存在优先级争议”）；

达成一致的结论（如“最终确定：优先完成A模块优化，B功能推迟至下阶段，资源分配按技术部*提出的方案执行”）。

明确行动项与责任人：对需后续落实的任务，逐项记录：任务描述、负责人、完成时限、交付成果（如“负责人：*；完成时限：2023年10月15日；交付成果：A模块功能测试报告”）。

记录待办事项：对未能在会议中解决的问题，标注“下次会议需讨论”，并简要说明背景与待明确的点。

（三）会后整理：分发与归档

24小时内完成初稿：记录人根据会议笔记，整理成结构清晰的会议记录初稿，重点核对决议事项、行动项的负责人与时限是否准确。

审核与分发：初稿提交主持人确认无误后，1个工作日内发送至所有参会人员及相关协作部门（抄送需知晓的上级领导），邮件标题注明“【会议记录】[会议名称]-[日期]”。

归档与跟踪：将会议记录（含附件、签到表）归档至企业共享文档平台（如钉钉钉盘、企业网盘），按“部门-年份-会议类型”分类存储；同时在项目管理工具（如飞书项目、Teambition）中创建行动项任务，提醒负责人按时提交进度。

三、会议记录模板表格

会议基本信息

会议名称

例：“2023年Q3产品迭代启动会”

会议时间

例：2023年9月5日14:00-16:00

会议地点

例：公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议，会议号：*–）

主持人

*

记录人

*

参会人员

（技术部）、（市场部）、（设计部）、（产品部）

缺席人员及原因

*（客户部，因外出拜访客户）

会议议程与讨论内容

一、议程1：Q3产品迭代目标与优先级确认

讨论要点：（产品部）提出本次迭代需聚焦“用户留存提升”与“新功能上线”两大目标；（市场部）建议优先上线“个性化推荐”功能，以应对竞品压力。

决议事项：1.确立核心目标：提升30日用户留存率至60%；2.优先级排序：①个性化推荐功能②用户积分体系③界面优化。

负责人：*（产品部）牵头制定功能详细排期，9月8日前输出方案。

二、议程2：跨部门资源协调

讨论要点：技术部提出开发资源紧张，需市场部协助同步收集用户需求以减少返工；市场部反馈需设计部输出推广素材初稿。

决议事项：1.市场部于9月6日前提交用户需求汇总表；2.设计部于9月10日前完成推广素材初稿。

负责人：（市场部）、（设计部）分别落实，*（技术部）同步配合需求评审。

后续行动项跟踪

任务描述

负责人

制定功能详细排期方案

*（产品部）

提交用户需求汇总表

*（市场部）

完成推广素材初稿

*（设计部）

其他说明

附件：1.Q2用户留存数据报告；2.竞品功能分析表

下次会议安排：2023年9月12日10:00，同步功能排期方案与需求汇总表进展

四、使用要点

记录客观性：避免记录个人主观评价，重点呈现“谁提出”“讨论了什么”“达成什么结论”“谁负责做什么”，保证信息可追溯。

行动项明确性：每个行动项需包含“可交付成果”（如“测试报告”而非“完成测试”），负责人需具体到个人（避免“相关部门”等模糊表述），截止日期需精确到日。

时效性管理：会后分发与归档需严格遵循时限（24小时内初稿、1个工作日内分发），避免信息滞后导致执行脱节。

保密与共享：涉及敏感数据（如未公开的产品策略、财务信息）的会议，需在记录开头标注“内部资料，注意保密”，并仅向必要人员分发。

动态更新：若行动项执行过程中出现调整（如负责人变更、截止日期顺延），需在项目管理工具中同步更新，并在下次会议前标注“已更新”状态，保证信息同步。