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公司内部会议管理流程与规范文件

一、总则

1.1目的

为进一步规范公司内部会议管理，提高会议效率，明确会议权责，确保会议成果有效落实，降低沟通成本，特制定本流程与规范。

1.2适用范围

本规范适用于公司及各部门组织的各类正式会议，包括但不限于例会、专题会、项目会、决策会等。非正式的、临时性的简短沟通可酌情简化，但核心原则应予以遵守。

1.3基本原则

1.必要性原则：会议应确有必要方可召开，避免无实质内容、可通过其他方式（如邮件、即时通讯工具）解决问题的会议。

2.效率性原则：会议应主题明确、议程清晰、时长可控，鼓励开短会、开解决问题的会。

3.权责分明原则：明确会议的召集人、主持人、参会人、记录人及各自职责。

4.结果导向原则：会议应有明确的预期成果，如决策、共识、行动计划等，并形成会议纪要。

二、会议管理流程

2.1会议的发起与审批

2.1.1会议发起

会议发起前，发起人（通常为会议召集部门或相关负责人）应充分评估会议的必要性、可行性及预期价值。对于常规性例会，可按既定周期发起；对于临时会议或专题会议，需有明确的议题和目标。

2.1.2会议申请

若需召开会议，发起人应填写《会议申请表》（详见附件一），内容至少包括：

*会议主题及目的

*建议会议时间、预计时长

*建议会议地点（或线上会议平台信息）

*拟参会人员（姓名、部门、职务，明确核心参会人与列席人员）

*会议议程草案

*需准备的会议材料清单

2.1.3会议审批

根据会议的性质、规模及涉及范围，《会议申请表》需按以下权限进行审批：

*部门内部会议：由部门负责人审批。

*跨部门会议：由发起部门负责人审核后，报请相关分管领导审批。

*公司级重要会议（如战略会、全体员工大会等）：由公司主要领导审批。

审批重点关注会议的必要性、议程合理性、参会人员适当性及时间安排。

2.2会议准备

2.2.1会议通知

审批通过后，发起人应提前（原则上至少提前一个工作日，重要会议需提前更多时间）向所有参会人发出正式会议通知。通知内容应包括：

*会议主题、目的

*会议时间（开始及预计结束时间）

*参会人员名单

*会议议程

*需提前阅读或准备的会议材料

*会议联系人及联系方式

通知方式可采用邮件、公司内部通讯工具等正式渠道。

2.2.2会议材料准备

会议主持人或发起人应提前准备好会议所需的背景资料、数据、演示文稿（如PPT）等，并确保材料的准确性、简洁性和针对性。重要材料应提前发送给参会人，以便其提前审阅，提高会议讨论效率。

2.2.3会议场地与设备准备

负责会务的人员（可由发起人或行政部门人员担任）应提前确认并布置会议场地，检查并调试所需的设备，如投影仪、麦克风、音响、网络、视频会议系统等，确保会议顺利进行。必要时，准备会议签到表、纸笔、饮用水等。

2.2.4会前沟通

对于涉及复杂议题或可能产生分歧的会议，主持人或发起人可在会前与关键参会人进行预沟通，了解其观点，收集相关信息，为会议达成共识奠定基础。

2.3会议召开与进行

2.3.1会议签到

会议开始前，可安排签到环节，以掌握实际参会情况。签到方式可采用纸质签到、电子签到等。对于未按时参会者，主持人可酌情提醒。

2.3.2会议主持

会议主持人负责引导会议按议程进行，确保会议效率和效果。其主要职责包括：

*宣布会议开始，明确会议主题、议程和预期目标。

*按照议程顺序引导各议题的讨论，控制每人发言时间，确保发言围绕主题。

*鼓励参会人积极发言，特别是听取不同意见，促进充分讨论。

*及时总结讨论要点，引导达成共识或形成决策。

*对争议较大的问题，若无法在会议当场解决，应明确后续处理方式和时间节点。

*确保会议在预定时间内结束，如确需延长，应征得多数参会人同意。

2.3.3会议记录

会议应指定专人（记录人）负责全程记录。记录人应客观、准确、清晰地记录以下内容：

*会议基本信息：会议名称、编号（如有）、时间、地点、主持人、记录人。

*参会人员：实际参会人、缺席人（及缺席原因，如有）、列席人。

*会议议程的进展情况。

*各议题的主要讨论内容、关键发言要点。

*形成的决议、达成的共识。

*明确的行动项：包括任务内容、负责人、完成时限。

*待解决的问题及后续处理建议。

记录人应集中精力，确保记录的完整性和准确性，必要时可请发言人复述关键信息。

2.4会议纪要与分发

2.4.1会议纪要的撰写

会议结束后，记录人应在规定时间内（原则上不超过一个工作日）完成会议纪要的整理和撰写。会议纪要应结构清晰、语言简练、内容准确，忠实反映会议情况和结果。纪要格式可参考