民间文艺家协会合同归档管理办法.doc

民间文艺家协会合同归档管理办法

民间文艺家协会合同归档管理办法

一、总则

（一）目的

为加强民间文艺家协会（以下简称“协会”）合同档案管理，有效保护和利用合同档案信息资源，维护协会合法权益，确保合同管理工作的规范化、科学化和系统化，结合协会实际情况，特制定本办法。

（二）适用范围

本办法适用于协会及其所属各部门在业务活动中签订的各类合同的归档管理。

（三）管理原则

合同归档管理遵循集中统一、完整准确、安全保密、便于利用的原则。确保合同档案的真实性、完整性和有效性，同时注重档案信息的合理利用，为协会的各项工作提供有力支持。

二、管理职责

（一）综合管理部门职责

1.负责制定和完善协会合同归档管理制度，并监督制度的执行情况。

2.对协会合同档案工作进行统筹规划、组织协调和业务指导，定期开展合同档案管理工作的检查和评估。

3.负责接收、整理、保管协会各部门移交的合同档案，并按照规定进行分类、编号、编目、装订等工作。

4.负责建立合同档案检索工具和数据库，提供合同档案的查阅、借阅等服务，做好利用记录和统计工作。

5.负责对超过保管期限的合同档案进行鉴定，提出存毁意见，按照规定程序进行销毁处理。

（二）业务部门职责

1.负责本部门合同的起草、签订、履行等工作，并确保合同内容完整、准确、合法。

2.在合同签订后，按照规定的时间和要求，将合同原件及相关资料移交至综合管理部门归档。

3.协助综合管理部门做好合同档案的整理、编目等工作，提供必要的信息和说明。

4.根据工作需要，向综合管理部门提出合同档案查阅、借阅申请，并按照规定的程序和要求使用合同档案。

三、归档范围

（一）合同文件

协会在开展各类业务活动中签订的所有合同，包括但不限于合作协议、演出合同、展览合同、采购合同、租赁合同、委托代理合同等。

（二）相关资料

1.合同签订前的可行性研究报告、项目评估报告、意向书、会谈纪要等。

2.合同审批文件，包括审批表、领导批示等。

3.合同履行过程中的变更协议、补充协议、解除协议等。

4.与合同履行相关的往来函件、通知、会议纪要、验收报告、结算凭证等。

四、归档要求

（一）归档时间

1.一般合同在签订后[X]个工作日内，由业务部门将合同原件及相关资料整理齐全，移交至综合管理部门归档。

2.重大合同（根据协会实际情况确定重大合同标准）在履行完毕后[X]个工作日内，由业务部门将合同履行过程中的全部资料整理汇总，移交至综合管理部门归档。

（二）归档内容要求

1.合同档案应包括合同正本、副本、附件以及相关资料，确保内容完整、准确、清晰。

2.合同文本应采用协会统一规定的格式，如有特殊情况需使用对方提供的格式，应确保合同条款符合法律法规和协会相关规定。

3.相关资料应与合同内容紧密相关，具有真实性和有效性，能够反映合同签订和履行的全过程。

（三）归档格式要求

1.纸质合同档案应使用A4规格纸张，左侧装订，装订应牢固、整齐，不得有掉页、错页等现象。

2.电子合同档案应存储为常见的电子文档格式，如PDF、Word等，并按照规定的命名规则进行命名，同时建立相应的电子目录索引。

五、整理与编目

（一）分类

综合管理部门收到业务部门移交的合同档案后，应按照合同的性质、类别、时间等因素进行分类。一般可分为业务合作类、演出展览类、物资采购类、资产租赁类等大类，每大类下再根据具体情况细分小类。

（二）编号

对分类后的合同档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。编号规则可采用“年份+类别代码+顺序号”的方式，例如“2023HZ001”表示2023年签订的第一份合作类合同。

（三）编目

编制合同档案目录，目录内容应包括合同编号、合同名称、签订日期、合同双方、合同金额、保管期限等信息。编目应准确、规范，便于查阅和检索。

（四）装订

对于纸质合同档案，应按照编目顺序进行装订，每册厚度不宜超过[X]厘米。装订时应去除金属物，采用线装或胶装等方式，确保档案的牢固和美观。

六、保管

（一）保管条件

1.设立专门的合同档案库房，配备必要的保管设备，如档案架、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案库房环境符合档案保管要求。

2.电子合同档案应存储在安全的服务器或存储介质上，定期进行备份，防止数据丢失。备份数据应异地存储，确保数据的安全性和可恢复性。

（二）保管期限

1.合同档案的保管期限根据合同的重要程度、性质以及相关法律法规的规定确定，一般分为短期（[X]年以下）、中期（[X]-[X]年）、长期（[X]年以上）。

2.对于涉及协会重大权益、重要业务活动的合同档案，应适当延长保管期限。具体保管期限在合同档案目录中明确标注。

（三）定期检查

综合管理部门应定期对合