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员工离职手续办理操作流程

一、引言

员工离职是企业人力资源管理中不可避免的环节，规范、有序的离职手续办理流程，不仅能够保障企业与员工双方的合法权益，维护企业正常的运营秩序，更能在员工离职的最后阶段传递企业的人文关怀，树立良好的雇主形象。本流程旨在为企业人力资源部门及相关管理人员提供一套专业、严谨且具可操作性的指引，确保离职手续办理过程高效、合规。

二、离职申请与沟通阶段

（一）员工提交书面离职申请

员工若有离职意向，应提前以书面形式向其直接上级提交离职申请书。申请书需载明离职意向、预计最后工作日期等核心信息，并由员工本人签字确认。直接上级在收到申请后，应及时与员工进行初步沟通，了解其离职的真实原因及想法。

（二）离职面谈的组织与实施

人力资源部门应在员工提交离职申请后，适时安排与离职员工的面谈。面谈的目的在于：深入了解员工离职的具体原因，听取员工对企业管理、企业文化、工作环境等方面的意见与建议；同时，向员工明确离职手续办理的各项规定、流程及时间节点，并就员工关心的问题进行解答。面谈过程中，HR应保持客观、中立的态度，做好详细记录，形成《离职面谈记录》，为企业后续的管理改进提供参考。对于核心岗位或关键人才的离职，可考虑由更高层级的管理人员参与面谈，评估是否存在挽留的可能性及可行性。

三、离职审批与交接准备阶段

（一）离职申请的逐级审批

直接上级在与员工沟通后，应根据员工的实际情况及企业规定，在离职申请书上签署意见，随后按企业既定的审批流程，将离职申请及相关材料提交给上一级领导及人力资源部门进行审批。审批过程中，各相关负责人应就员工的工作交接安排、项目进展等情况进行评估与确认。

（二）确定最后工作日期与交接计划

人力资源部门在收到经审批通过的离职申请后，应与员工及其直接上级共同协商确定员工的最后工作日期。该日期的确定需综合考虑员工的岗位性质、工作交接的复杂程度、以及劳动合同中关于提前通知期的约定。同时，由直接上级牵头，指导离职员工制定详细的《工作交接计划》，明确交接内容、交接对象、完成时限等。

四、工作交接与物品清退阶段

（一）工作内容交接

离职员工应严格按照《工作交接计划》，在规定时间内将其负责的各项工作事务向指定的交接人进行全面、细致的交接。交接内容应包括但不限于：正在进行的工作项目进展情况、已完成工作的文档资料、未处理完毕的事务清单、关键联系人信息及沟通要点、工作中涉及的专业知识与技能等。交接过程需形成书面记录，由交接双方及监交人（通常为直接上级）签字确认，确保交接无遗漏。

（二）公司财物与资料清退

离职员工在办理工作交接的同时，需对其领用或保管的公司财物进行清理与归还。这包括但不限于：办公设备（如电脑、手机、U盘等）、办公用品（如文具、工具等）、公司文件资料（纸质及电子版）、门禁卡、工牌、钥匙等。相关部门（如行政部、IT部）应指定专人负责核对、验收，并出具《物品清退证明》。对于电子版资料，需确保已按规定存档或转移，个人账号权限应及时注销或变更。

五、财务与行政手续办理阶段

（一）薪资结算与费用报销

人力资源部门会同财务部，根据员工的实际出勤天数、绩效情况、社保公积金缴纳情况等，准确核算员工的应发薪资、经济补偿金（如适用）、未结清的报销款项等，并在企业规定的薪资发放日或双方约定的时间内，将款项支付给离职员工。同时，需为员工出具薪资结算清单。

（二）社保公积金及商业保险处理

人力资源部门应在员工离职当月，按照当地社保公积金管理规定，为员工办理社保公积金的停缴手续。如需转移，应协助员工准备相关材料，并告知其转移流程及注意事项。对于企业为员工购买的商业保险，也应及时办理退保或保险关系转移手续。

（三）离职证明的开具

在员工完成所有离职手续（包括工作交接、物品清退、财务结算等）后，人力资源部门应按照国家相关法律法规的要求，为员工出具《解除/终止劳动合同证明书》（即离职证明）。离职证明应载明劳动合同期限、解除或终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限等信息，并加盖企业公章。

六、档案与关系转移阶段

（一）人事档案转移

对于档案由企业保管或委托人才市场保管的员工，人力资源部门应在员工离职后，根据员工的要求及相关规定，协助办理人事档案的转移手续。员工需提供接收档案的机构信息，HR部门负责整理档案材料，按规定流程寄送或指引员工自取（具体方式依档案管理规定）。

（二）党组织关系、工会关系转移

如员工为党员或工会会员，人力资源部门或企业相关党群工作负责人应指导员工办理党组织关系及工会关系的转移手续，提供必要的证明材料，确保员工后续组织生活不受影响。

七、总结与后续

离职手续办理完毕后，人力资源部门应将员工的离职申请、审批文件、工作交接记录、物品清退证明、离职证明存根等所有相关材料整理归档，妥善保存。同时，HR部门可对本次离职事件进行复盘