企业财务报销审批流程工具.docVIP

企业财务报销审批流程通用工具

一、适用业务场景

本工具适用于各类企业日常运营中的费用报销管理，涵盖但不限于以下场景：

日常费用报销：包括办公费（文具、印刷）、通讯费、交通费（市内交通、燃油补贴）、差旅费（住宿、交通、补助）等常规支出。

业务招待报销：客户接待、商务洽谈中产生的餐费、礼品费、活动场地费等。

专项费用报销：市场推广费、培训费、固定资产采购（单笔金额未达固定资产标准的低值易耗品）等特定项目支出。

其他零星报销：如快递费、维修费、小额采购等突发性或临时性费用。

二、报销全流程操作指引

（一）报销前准备

确认报销范围：对照公司《费用管理制度》，核对报销事项是否属于合规支出（如私人消费、超标费用等不予报销）。

整理原始凭证：

取得合法有效发票（发票抬头需为公司全称，税号准确，发票专用章清晰）；

补充辅助证明材料（如差旅报销需附行程单、住宿登记单；业务招待需附客户名单、事由说明）；

费用分割单（如多人共同消费需注明各分摊金额及承担人）。

（二）填写报销申请表

登录公司财务系统或《费用报销申请表》，填写以下信息：

基础信息：申请人姓名（*）、所属部门、报销日期、联系方式；

费用明细：按费用类别逐行填写（日期、费用项目、金额、消费事由、发票号码），合计金额大小写一致；

附件清单：列出发票、行程单等证明材料名称及数量，保证与实际附件一致。

申请人签字确认，并对报销材料的真实性、完整性负责。

（三）部门负责人审批

申请人将填写完整的报销申请表及附件提交至部门负责人（*）处审批；

部门负责人核对报销事由与部门业务相关性、费用标准是否符合规定（如差旅住宿标准、招待费限额），确认无误后签字。

（四）财务部门审核

财务专员（*）接收报销材料，重点审核：

发票合规性：发票真伪（通过税务平台查验）、抬头税号、开具日期、金额是否正确；

附件完整性：是否缺少必要证明材料（如大额费用无事由说明需补充）；

制度符合性：费用是否超标准、报销流程是否规范（如提前申请的预借款是否冲抵）。

审核通过后，财务专员在报销表上签字；若发觉问题，注明退回原因并交由申请人修改。

（五）分级领导审批

根据报销金额触发不同审批权限（以下为示例，企业可根据自身调整）：

5000元以下：由财务负责人（*）审批；

5000-20000元：由财务负责人及分管副总（*）双审批；

20000元以上：需经总经理（*）最终审批。

各审批人需在1个工作日内完成审批，逾期未视为默认通过。

（六）出纳付款

审批通过后，财务专员将报销单据移交出纳（*）；

出纳核对审批流程完整性，通过银行转账或现金方式支付报销款（现金报销需注明“现金”字样，金额超5000元建议转账）；

申请人收到款项后，在《报销登记台账》上签字确认。

（七）凭证归档

财务部门每月将已报销单据（含电子版）按类别、时间顺序整理，装订成册；

归档保存期限不少于5年，以备后续审计或查询。

三、报销申请表模板

企业费用报销申请表

基础信息

申请人姓名

*部门

报销日期

年月*日联系方式

费用归属项目

（如填写“日常运营”或具体项目名称，不填默认为“日常运营”）

费用明细

日期

费用项目

金额（元）

消费事由

发票号码

备注（如分摊说明）

年月*日

办公用品

150.00

采购打印纸、笔

*

年月*日

市内交通费

85.00

客户拜访地铁费

*

合计金额（大写）

人民币：佰拾仟佰拾元角分

小写

￥235.00

附件清单|1.发票张2.行程单张3.其他：*|

审批流程

申请人签字：*日期：年月*日

部门负责人审批

签字：*日期：年月*日

财务审核

签字：*日期：年月*日

分管领导审批（如需）

签字：*日期：年月*日

总经理审批（如需）

签字：*日期：年月*日

出纳付款

金额：￥_______日期：年月*日付款方式：□转账□现金

四、关键注意事项与风险提示

发票时效性：发票需在消费发生之日起30天内提交，跨季度发票需额外说明原因，逾期财务有权拒收。

金额标准：

差旅住宿：按员工职级执行标准（如经理级以下不超过300元/晚，经理级400元/晚）；

业务招待：单次消费不超过500元，需附客户姓名、单位及洽谈事由。

退回重审情形：

发票信息错误（如抬头、税号不符）；

超标准费用未提前申请特批；

附件缺失（如培训费无培训通知、维修费无验收单）。

禁止行为：严禁拆分报销（将大额费用拆分为小额以规避审批）、虚假报销（伪造发票、虚报事由），违者将追回款项并按公司规定处罚。

预借款管理：差旅等需预借款的，需提前3个工作日提交《预借款申请单》，返回后5个工作日内完成报销冲抵，多退少补。

特殊情况处理：如遇紧急费用（如突发维修），可先通过口头方式向分管领导报备，事后1个工作日内补全手续。

本工具可根据企业实际规模、行