企业行政文书格式及审批流程模板.docVIP

企业行政文书格式及审批流程模板

一、适用范围与常见应用场景

二、文书处理全流程操作指南

（一）文书起草

明确文书类型与目的：根据实际需求确定文书类型（如“请示”“通知”），清晰阐述事由、背景、具体事项及预期目标，保证内容简洁明了、逻辑清晰。

规范格式撰写：

居中，字体为宋体小二加粗，如“关于事项的请示”“关于召开会议的通知”。

主送机关：顶格书写，指文书受理部门或人员，如“总经理办公室”“人力资源部*”。

仿宋GB2312三号字体，首行缩进2字符，段落间距为28磅，内容需包含“事由—事项—要求/请求”三要素。

附件：如有附件，注明“附件：1.X材料”，具体名称及数量需与一致。

落款：包括发文部门、成文日期（中文大写，如“二〇二四年五月二十日”），部门名称加盖部门公章。

（二）部门初审

发起人完成文书起草后，提交至本部门负责人*处进行初审。

部门负责人*重点审核：

内容是否符合部门工作实际及企业规章制度；

事项描述是否准确，数据、附件是否完整；

涉及其他部门的，是否已提前沟通并达成一致。

初审通过后，部门负责人*在文书审批表“部门意见”栏签字确认；若需修改，退回发起人调整后重新提交。

（三）跨部门会签（如涉及）

文书内容涉及多个部门职责时（如设备采购需行政部、财务部会签），由发起人依次送至相关部门负责人*处会签。

各部门负责人*需在1个工作日内完成审核，对涉及本部门的事项明确意见（如“同意”“建议补充材料”），并在“会签意见”栏签字。

会签过程中存在分歧的，由发起人协调各部门沟通解决，保证意见一致后进入下一环节。

（四）领导审批

根据事项重要性确定审批层级：

日常事务（如部门会议通知、办公用品申领）：由分管领导*审批；

重大事项（如费用支出超过元、制度修订）：需经分管领导审核后，报总经理审批。

审批人重点审核：

事项是否符合企业战略及管理要求；

方案是否可行，风险是否可控；

流程是否规范，材料是否齐全。

审批通过后，审批人在“领导审批”栏签署意见及姓名；若不通过，注明原因并退回发起人。

（五）文印发文

审批通过后，文书原件及审批表交至行政部*，由行政专员统一编号（编号规则：年份+部门简称+序号，如“2024行办001”）。

行政部*对文书格式进行最终校对（字体、行距、落款等），确认无误后加盖企业公章，根据需要复印分发至相关部门或人员。

涉及外部单位的函件，由行政部*通过企业官方渠道（如邮寄、当面递交）送达，并留存送达凭证。

（六）归档管理

文书分发完成后，原件及审批表由行政部*统一归档，按“年度—文书类型—部门”分类存放，纸质版装入档案盒，电子版备份至企业服务器。

归档期限：一般文书保存3年，重要文书（如合同、制度）保存5年以上，涉密文书按保密规定单独保管。

三、标准化文书模板示例

模板1：企业行政文书审批表

文书标题

文书类型

□请示□通知□报告□函□其他______

紧急程度

□特急□急件□普通

发起部门

发起人

联系方式

事由概述

（100字内简述核心事项）

主要内容及附件

（附件清单：1.______；2.______）

部门负责人意见

签字：______日期：______

会签部门意见（如涉及）

部门1：签字：______日期：______部门2：签字：______日期：______

分管领导审批意见

签字：______日期：______

总经理审批意见（如涉及）

签字：______日期：______

备注

模板2：企业行政发文稿纸

文号

2024行办______

签发人

________

标题

（居中，宋体小二加粗）

主送单位

（顶格书写，如：各部门、单位）

抄送单位

（如：总经理办公室、财务部*）

（仿宋GB2312三号，首行缩进2字符）

附件

1.___________2.___________

印发份数

______份

校对人

________

印发日期

二〇_年_月____日

（企业公章）

四、文书处理关键注意事项

格式规范：严格遵循模板中的字体、字号、行距及排版要求，避免使用艺术字体或符号；标题需准确概括文书内容，不得使用模糊或夸张表述。

内容准确：涉及数据、时间、地点等关键信息需反复核对，保证无误；附件材料需与内容一一对应，避免遗漏或错附。

流程时效：紧急事项需在文书标题中标注“特急”或“急件”，审批人需优先处理；一般事项应在提交后3个工作日内完成审批流程，避免因延误影响工作。

归档标准：文书归档时需填写《档案登记表》，注明文号、标题、归档日期、保管期限等信息；电子版文书需命名规范（如“2024-05-20_部门_会议通知”），便于检索。

保密要求：涉密文书（如未公开制度、财务数据）需在标题后标注“秘密”“机密”等字样，按企业保密制度限定传阅范围，严禁通过普通邮箱或即时通讯