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合同签订与管理模板汇编

一、适用业务场景

本汇编适用于各类企业、事业单位及社会组织的合同全生命周期管理场景，覆盖但不限于以下业务类型：

采购与供应链类：原材料采购、设备采购、服务外包（如物流、IT运维）等合作合同；

业务合作类：项目联合开发、市场推广、渠道代理、委托加工等合作协议；

人力资源类：劳动合同、保密协议、培训服务协议等；

资产与权益类：房屋租赁、设备租赁、知识产权授权（如商标、专利）许可协议；

其他类：赞助协议、捐赠协议、咨询服务合同等。

无论合同金额大小、合作周期长短，均可通过本模板体系规范签订流程，降低履约风险，提升管理效率。

二、标准化操作流程

（一）需求与背景梳理

明确合作需求：业务部门根据实际需求（如采购物料、委托服务）提出合同意向，确定合作目标、核心诉求（如质量标准、交付时间、价格范围）。

调研合作方背景：通过国家企业信用信息公示系统、行业协会或公开渠道核实合作方主体资格（如营业执照、经营范围、资质证书），评估其履约能力（如财务状况、过往业绩、信誉记录）。

确定合同类型：根据合作性质（如买卖、服务、租赁）选择对应合同模板，明确法律关系和核心条款框架。

（二）合同条款起草

基础信息填写：按模板要求准确填写合同编号（规则：年份+部门简称+流水号，如“2024采-001”）、合同名称（明确合作类型与标的，如“设备采购合同”）、甲乙双方全称（与营业执照一致）、统一社会信用代码、地址、法定代表人等。

核心条款拟定：

标的条款：清晰描述合作内容（如设备名称、型号规格、服务范围），避免模糊表述（如“一批设备”“相关服务”）；

权利义务条款：明确双方责任（如甲方的付款义务、乙方的交付/服务义务），细化操作要求（如验收标准、服务响应时间）；

商务条款：约定合同金额（大小写一致）、支付方式（如银行转账，注明账户信息）、开票信息（税号、项目名称）、违约金计算方式（如逾期付款按日万分之五支付违约金）；

争议解决条款：约定协商、仲裁（明确仲裁机构）或诉讼（明确管辖法院，如甲方所在地法院）的解决路径；

生效与终止条款：明确合同生效条件（如双方法定代表人签字并盖章后生效）、有效期（如“自签订之日起1年”）及终止情形（如一方违约、不可抗力）。

附件准备：将技术参数、图纸、服务方案等作为附件，注明附件名称和份数，与具有同等法律效力。

（三）内部审批流程

发起审批：业务部门负责人在OA系统或审批工具中提交合同及相关附件，填写《合同审批表》，说明合作背景、风险点及审批需求。

部门审核：

业务部门：确认条款是否符合业务需求，标的、数量、价格等是否准确；

法务部门：审核法律合规性，重点排查条款歧义、法律风险（如违约责任是否明确、争议解决方式是否有效）；

财务部门：审核金额合理性、支付方式、资金安排及税务影响；

管理层：根据合同金额重要性（如金额超过10万元需总经理审批）最终决策。

审批反馈：各环节审核通过后，反馈至业务部门；若有修改意见，业务部门需与合作方沟通调整后重新发起审批。

（四）对方确认与谈判

发送初稿：将审批通过的合同文本发送至合作方，明确反馈时限（如“3个工作日内提出修改意见”）。

协商修改：针对对方提出的修改意见（如价格调整、交付期限变更），由业务部门牵头与对方谈判，法务部门提供法律支持，保证修改内容不损害企业利益。

定稿确认：双方就全部条款达成一致后，由合作方授权代表在合同文本上签字（需提供授权委托书），并加盖单位公章（合同专用章优先）。

（五）合同签订与生效

签字盖章：企业方由法定代表人或授权代表签字，并加盖公章或合同专用章（多页合同需加盖骑缝章）。

原件管理：签订后收取合同原件（至少一式两份，甲乙双方各执一份），业务部门在1个工作日内将原件移交档案管理部门，同步扫描存档电子版。

生效确认：确认合同生效条件满足（如签字盖章完成、附条件生效的需达到条件后生效），通知相关部门（如财务部门安排付款、仓储部门准备收货）。

（六）履行与跟踪

履行计划制定：业务部门根据合同条款制定履行计划（如采购合同的交付时间表、服务合同的阶段性验收节点），明确责任人和时间节点。

进度监控：定期跟踪履行情况（如每周核查交付进度、每月确认服务质量），记录《合同履行跟踪表》（见模板三），留存履约证据（如验收单、沟通记录、付款凭证）。

异常处理：若出现履约延迟（如乙方未按时交付）、质量不达标（如设备故障率超标）等问题，业务部门需及时向对方发出书面催告函，要求限期整改；若对方严重违约，启动违约责任追究程序（如扣减违约金、解除合同）。

（七）变更与终止

变更申请：因业务需求变化或不可抗力需变更合同时由业务部门提交《合同变更申请表》，说明变更原因、内容及对双方的影响，经内部审批通过后，与合作方签订《补充协议》（明确变更条款及生效条件）。

终止处理：

协商终止：双方同意