体育科研所科研档案资料管理工作手册（标准版）.docVIP

体育科研所科研档案资料管理工作手册（标准版）

第1章总则

1.1管理目的

1.2管理范围

1.3管理原则

1.4适用依据

1.5管理职责

第2章组织机构与人员

2.1组织架构

2.2职责分工

2.3人员要求

2.4培训与考核

第3章档案收集与整理

3.1档案收集要求

3.2档案分类标准

3.3档案鉴别与筛选

3.4档案初步整理

第4章档案立卷与归档

4.1立卷原则

4.2立卷流程

4.3档案编号规则

4.4档案归档要求

第5章档案保管与安全

5.1保管环境要求

5.2保管设施设备

5.3档案安全措施

5.4档案保密制度

第6章档案利用与借阅

6.1档案利用程序

6.2借阅申请与审批

6.3档案复制与摘录

6.4利用效果反馈

第7章档案统计与编目

7.1档案统计方法

7.2档案目录编制

7.3档案索引建立

7.4档案统计报告

第8章档案数字化管理

8.1数字化目标

8.2扫描与录入标准

8.3数据存储与备份

8.4系统维护与管理

第9章档案鉴定与销毁

9.1鉴定原则与方法

9.2档案价值评估

9.3销毁程序与审批

9.4销毁实施与记录

第10章档案保密与监督

10.1保密制度内容

10.2违规处理措施

10.3内部监督机制

10.4外部审计要求

第11章管理制度与流程

11.1管理制度体系

11.2工作流程规范

11.3应急预案制定

11.4制度更新与修订

第12章附则

12.1名词解释

12.2制度生效日期

12.3解释权归属

12.4附件清单

第1章总则

1.1管理目的

1.1.1规范体育科研所科研档案资料的管理流程，确保档案资料的完整性、准确性和安全性。

1.1.2提高科研档案资料的利用效率，为科研项目的顺利开展提供有力支撑。

1.1.3依据国家相关法律法规，结合体育科研特点，建立科学、系统的档案管理体系。

1.1.4延长档案资料的保存期限，一般科研档案至少保存20年，重要档案不少于50年。

1.2管理范围

1.2.1涵盖体育科研所所有科研项目产生的档案资料，包括实验记录、数据统计、研究报告等。

1.2.2涉及科研人员的工作文件、会议纪要、经费审批等行政类档案。

1.2.3包含专利申请、学术成果、对外合作等长期保存的重要档案资料。

1.2.4具体文件类型需符合《体育科研档案分类方案》（GB/T25500-2010）的分类标准。

1.3管理原则

1.3.1文件形成时即需归档，确保档案资料的形成同步性，避免后期补录导致信息失真。

1.3.2实行“谁产生、谁负责”的归档责任制度，明确各科室的档案管理任务。

1.3.3采用电子化与纸质双轨管理，重要档案需备份至异地存储系统，防止数据丢失。

1.3.4档案调阅需严格审批，一般科研档案的借阅需经档案管理员和科室负责人双重签字。

1.4适用依据

1.4.1依据《中华人民共和国档案法》《体育科研档案管理办法》（体科发〔2020〕8号）等法律法规制定。

1.4.2参照《科学事业单位档案工作规范》（DA/T28-2018），结合体育科研所实际情况细化管理措施。

1.4.3遵循ISO9001质量管理体系要求，确保档案管理流程标准化、可追溯。

1.4.4重点参考《实验记录本管理规范》（体科发〔2019〕15号），统一科研记录的格式要求。

1.5管理职责

1.5.1档案管理机构负责制定档案管理制度，并监督执行情况，每年至少开展1次档案质量检查。

1.5.2科研人员需在项目结束后30日内完成档案整理归档，档案管理员需在1个月内审核完毕。

1.5.3信息化部门负责维护档案管理系统，确保服务器存储空间不低于档案总量的200%，并定期进行数据备份。

1.5.4档案保管库需符合恒温恒湿要求，温度控制在14℃±2℃，湿度保持在50%±5%，防火防虫设施每年检测1次。

1.5.5科研负责人对档案的真实性、完整性负总责，档案管理员对档案的系统性、规范性负责。

2.组织机构与人员

2.1组织架构

科研档案资料管理工作在体育科研所中属于核心管理环节，需设立独立的档案管理机构以保障其专业性。机构内部应划分三级管理架构：所长直接领导，下设档案管理科，科内配备档案主管及若干档案管理