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技术文档编写与审查规范指导手册

一、适用范围与目标

本规范适用于公司内部各类技术文档的编写与审查工作，包括但不限于《需求规格说明书》《系统设计文档》《测试计划》《用户手册》《API文档》《部署运维手册》等。旨在通过标准化流程保证技术文档的完整性、准确性、一致性和可读性，为研发、测试、运维及用户提供可靠的信息支撑，减少因文档问题导致的沟通成本与项目风险。

二、文档编写规范与步骤

（一）编写前准备

明确文档目的与受众

根据文档类型确定核心目标（如需求文档用于指导开发，用户手册用于指导操作），并分析受众（如开发人员、测试人员、终端用户、运维人员），针对性调整内容深度与表述方式。

示例：《API文档》受众为开发人员，需包含接口参数、返回码、调用示例等；《用户手册》受众为普通用户，需侧重操作步骤与常见问题解答。

收集与整理素材

梳理需求文档、设计稿、测试用例、历史文档等参考资料，保证内容与实际产品、技术方案一致。

对关键信息（如版本号、接口地址、配置参数）进行交叉验证，避免基础数据错误。

制定文档框架

参考标准模板搭建章节结构（如《需求规格说明书》通常包含“引言”“总体描述”“功能需求”“非功能需求”“附录”等章节），明确各章节核心内容与逻辑关系。

章节层级建议不超过3级（如“1.1.1”），保证结构清晰。

（二）内容撰写规范

术语与符号统一

建立项目术语表，对专业术语、缩写、符号进行明确定义（如“API：应用程序接口；REST：RepresentationalStateTransfer”），全文保持一致。

避免使用口语化、模糊表述（如“大概”“可能”），改用“预计”“建议”等规范用语。

逻辑与结构清晰

采用“总-分”结构，章节内容先概述后展开，段落间使用过渡句衔接（如“基于上述需求，本模块需实现以下功能”）。

复杂功能可配流程图、时序图或架构图（如使用Visio、Draw.io绘制），图表需标注编号（如图1-1）、标题（图1-1用户登录流程图）及必要的说明文字。

内容完整性与准确性

功能需求需覆盖“输入、处理、输出、异常处理”四要素（如“用户登录功能：输入为用户名、密码；处理为验证身份；输出为登录成功/失败提示；异常处理包括密码错误次数超限、账户冻结等”）。

技术参数需量化（如“系统响应时间≤2秒”“并发用户数≥1000”），避免模糊描述（如“响应较快”）。

引用与版本管理

引用其他文档或资料时，需注明来源（如“参考《系统设计文档V2.0》第3章”），避免直接复制粘贴，确需引用时应标注“详见章节”。

文档需标注版本号（如V1.0、V1.1）、修订日期、修订人（如*工），修订内容需在“修订历史”中明确记录（见模板表格1）。

（三）编写后校对

自审检查

检查内容完整性：是否覆盖所有章节要点，是否存在遗漏功能或需求。

检查逻辑一致性：前后章节是否存在矛盾（如功能描述与设计图不一致），术语是否统一。

检查格式规范性：字体、字号、段落缩进、图表编号是否符合模板要求，错别字、标点符号错误。

交叉校对

邀请项目相关方（如开发人员、测试人员、产品经理）对文档内容进行交叉审核，重点检查技术实现细节的准确性、需求理解的完整性。

三、文档审查流程与步骤

（一）审查角色与职责

角色

职责说明

编写者（*工）

负责文档初稿编写，根据审查意见修改，保证最终内容准确。

技术负责人（*经理）

审查技术方案可行性、架构合理性、实现逻辑一致性。

测试负责人（*主管）

审查需求可测试性、测试覆盖范围，保证需求可转化为测试用例。

产品经理（*专员）

审查需求完整性、与产品目标的一致性，保证文档符合用户预期。

文档管理员

负责审查流程跟进、文档版本管理、模板规范性检查。

（二）审查方式与流程

审查启动

编写者完成初稿并提交文档管理员，明确审查类型（如常规审查、紧急审查）及截止时间。

文档管理员根据文档类型组建审查小组，分配审查任务（如《需求规格说明书》需技术负责人、产品经理、测试负责人共同审查）。

多轮审查

第一轮：框架与内容完整性审查

由文档管理员、产品经理主导，检查文档结构是否符合模板要求，章节是否完整，核心需求是否覆盖。

第二轮：技术准确性审查

由技术负责人、开发骨干主导，检查技术方案、架构设计、接口定义等内容的准确性与可行性。

第三轮：可读性与可测试性审查

由测试负责人、终端用户代表（如需）主导，检查表述是否清晰易懂，需求是否可量化、可测试。

问题反馈与修改

审查人员通过《技术审查记录表》（见模板表格2）记录问题，标注问题等级（严重、一般、建议）、问题描述及修改建议。

编写者收到反馈后，24小时内响应问题，明确修改计划；重大问题需组织专题讨论（如需求变更需评审）。

修改完成后，编写者提交修订版，审查小组进行复审，直至问题全部闭环。

审批与发布

审查通过后，由技