IT固定资产管理方案实用制度.docxVIP

IT固定资产管理方案实用制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司IT固定资产的管理，提高资产使用效益，保障资产安全完整，明确管理责任，降低运营成本，依据国家相关财务管理法规及公司内部管理制度，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司及各部门所有IT固定资产的申购、采购、验收、登记、领用、转移、维保、盘点、报废及处置等全生命周期管理活动。IT固定资产的具体范畴详见本制度附件一《IT固定资产分类与计价标准》。

第三条管理原则

IT固定资产管理遵循以下原则：

1.统一领导、分级负责：公司层面统一制定管理政策与流程，各部门负责本部门IT固定资产的日常使用与保管。

2.全程追踪、账实相符：对IT固定资产从采购到报废的整个生命周期进行记录与监控，确保资产账目与实物状态一致。

3.谁使用、谁负责：明确资产使用人的保管责任，确保资产得到妥善使用与维护。

4.效益优先、合理配置：优化资产配置，避免重复购置与闲置浪费，提高资产利用效率。

第二章管理机构与职责

第四条管理部门

1.IT部门：作为IT固定资产管理的牵头部门，负责制度的制定、修订与解释；负责IT固定资产的技术标准审核、采购建议、验收指导、维护保养监督、技术鉴定及报废处置的技术评估；负责建立和维护IT固定资产管理台账及信息系统。

2.行政/综合管理部门：协助IT部门进行IT固定资产的实物管理，包括部分通用设备的采购执行、入库登记、标签制作与粘贴监督、办公区域内资产的搬动协调等。

3.财务部门：负责IT固定资产的价值核算与监督，包括审核采购预算、参与招标议价、办理付款、建立固定资产明细账、计提折旧、参与资产盘点、审核报废处置的财务手续等。

4.各业务部门：作为IT固定资产的使用部门，负责本部门资产的日常保管、规范使用、维护申请、及时上报资产变动信息及配合盘点工作。

第五条责任人制度

IT固定资产实行“责任人负责制”，资产领用人或保管人为第一责任人，部门负责人为间接责任人。责任人变更时，须办理资产交接手续。

第三章IT固定资产全生命周期管理

第六条申购与采购

1.IT固定资产的申购应基于实际工作需求，由使用部门提出申请，详细说明申购理由、规格型号、预估数量、预算金额等。

2.申购单须经部门负责人审核，按公司审批权限逐级报批。对于大额或关键设备，应由IT部门进行技术可行性与兼容性评估。

3.审批通过后，由指定采购部门（通常为行政或采购部）按照公司采购管理制度执行采购。IT部门可提供技术支持，参与关键设备的选型与供应商评估。

第七条验收与入库

1.IT固定资产到货后，由采购部门会同使用部门、IT部门共同进行验收。验收内容包括：外包装完好性、设备数量、规格型号、配件齐全性、产品合格证、保修卡、随机资料等。

2.对于服务器、网络设备等复杂IT资产，IT部门需进行加电测试和功能性验证。

3.验收合格后，由IT部门负责对资产进行编号，录入IT固定资产管理系统，并粘贴统一的资产标签。资产标签应包含资产编号、设备名称、规格型号、购置日期、责任人等关键信息。

4.验收合格的资产，由行政/综合管理部门办理入库手续，登记实物台账。财务部门凭验收单、采购发票等原始凭证办理入账手续。

第八条领用与归还

1.员工因工作需要领用IT固定资产时，需填写《IT固定资产领用单》，经部门负责人批准后，到指定地点办理领用手续。

2.领用人在领用资产时，应核对资产标签信息与实物是否一致，并在领用单上签字确认，明确保管责任。

3.员工离职、调动或不再需要使用某IT资产时，须办理归还手续，将资产交回IT部门或行政部门，并由资产管理员在管理系统中更新责任人信息。

第九条借用与调拨

1.因临时工作需要借用IT固定资产的，需填写《IT固定资产借用单》，注明借用期限、用途及责任人，经部门负责人批准。借用期限一般不超过规定时长，逾期需办理续借手续。

2.IT固定资产在公司内部部门间调拨时，由调入部门提出申请，调出部门确认，经双方部门负责人及IT部门审核后，办理调拨手续。IT部门负责在管理系统中更新资产的部门及责任人信息。

第十条日常维护与维修

1.使用人应妥善保管和正确使用IT固定资产，遵守设备操作规程，保持设备清洁，防止人为损坏、丢失或被盗。

2.IT固定资产出现故障需要维修时，由使用人向IT部门提交《IT设备维修申请单》。IT部门根据故障情况，判断是自行维修还是送外维修。

3.保修期内的设备，优先联系原厂或供应商进行维修。送外维修的设备，须做好交接记录，明确维修责任与费用承担方式。维修完成后，由IT部门验收，并更新资产维修记录。

第十一条盘点与清查

1.公司应定期（如每半年或每年）组织对IT固定资产进行全面