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人力资源管理常用文档电子化模板指南

一、员工信息登记表电子化模板

（一）适用范围

适用于企业新员工入职时，用于采集员工基本信息、教育背景、工作经历等关键数据，建立统一规范的员工信息档案，为人事管理、社保缴纳、劳动合同签订等提供基础信息支持。

（二）操作流程

入职前准备：人力资源部提前通过企业内部系统（如OA系统或HR管理软件）创建“新员工信息登记表”电子模板，并通知员工入职前在线填写。

信息填写：员工登录系统，根据提示逐项填写个人信息，保证内容真实、完整（带“*”项为必填项）。填写完成后保存草稿。

部门审核：员工提交后，信息自动流转至入职部门负责人，负责人需核对员工工作经历、技能等信息与岗位要求的匹配度，确认无误后通过审核。

归档管理：人力资源部审核通过后，系统自动将信息归入员工电子档案，同步更新员工花名册，并用于后续劳动合同签订、社保公积金开户等流程。

（三）模板示例

基本信息

教育背景

姓名

*

最高学历

*

性别

*

毕业院校

*

出生日期

*

所学专业

*

证件号码号

*

毕业时间

*

联系方式

*

学历证书编号

紧急联系人

*

联系方式（紧急）

*

工作经历

入职部门

*

起止时间

*

入职岗位

*

所在单位

*

劳动合同期限

*

担任职务

*

工作职责及业绩

银行信息

开户行

*

银行账号

*

（四）注意事项

信息真实性：员工需对填写信息的真实性负责，人力资源部有权核查，虚假信息可能导致入职无效或解除劳动合同。

保密管理：员工信息属于企业机密，仅人力资源部、入职部门负责人及授权人员可查看，系统需设置访问权限，防止信息泄露。

更新机制：员工信息发生变化（如联系方式、银行卡号等）时，需及时通过系统提交变更申请，经审核后更新档案。

二、劳动合同电子化模板

（一）适用范围

适用于企业与新员工或续签劳动合同的员工签订书面劳动合同，明确双方权利义务，保障劳动关系合法性，规避用工风险。

（二）操作流程

条款拟定：人力资源部根据《劳动合同法》及企业实际情况，在电子模板中预设合同条款（合同期限、工作内容、劳动报酬、社会保险等），保证必备条款齐全。

协商确认：员工入职前，人力资源部通过电子系统向员工推送合同草案，员工需仔细阅读并与HR沟通确认条款，双方达成一致后在线确认。

电子签署：双方通过具备法律效力的电子签名平台（如符合《电子签名法》的系统）完成签署，系统自动带电子签名的合同文件。

存档备案：签署完成后，系统自动将合同归入员工电子档案，同时合同编号，便于后续查询、审计及劳动争议处理。

（三）模板示例（部分核心条款）

条款类别

内容

合同双方信息

甲方（用人单位）：有限公司乙方（劳动者）：，证件号码号：*

合同期限

本合同为固定期限劳动合同，期限自年月日起至年月日止。

工作内容与地点

乙方担任岗位（部门）工作，工作地点为市区路*号。

劳动报酬

乙方月工资为元（含基本工资、绩效工资等），每月日发放。

社会保险

甲乙双方依法参加社会保险，甲方为乙方缴纳养老、医疗、失业等保险费用。

劳动纪律

乙方应遵守甲方依法制定的规章制度，服从甲方工作安排与管理。

合同解除条件

乙方在试用期内被证明不符合录用条件；严重违反甲方规章制度；严重失职等情形，甲方可以解除合同。

（四）注意事项

合法性：合同条款必须符合《劳动合同法》及相关法律法规，禁止约定“不允许结婚”“工伤自负”等违法条款。

明确性：工作内容、薪资标准、合同期限等关键条款需具体明确，避免模糊表述（如“薪资根据表现调整”需补充调整标准）。

签署规范：电子签名需通过合法平台，保证签署人身份真实及签署过程可追溯，合同文件需备份保存，防止丢失。

三、员工绩效考核表电子化模板

（一）适用范围

适用于企业对员工定期（月度/季度/年度）进行绩效评估，通过量化指标与定性评价结合，客观反映员工工作表现，为薪酬调整、晋升培训、岗位优化提供依据。

（二）操作流程

指标设定：考核周期开始前，人力资源部协同部门负责人根据岗位说明书，在电子模板中设定考核指标（如业绩指标、能力指标、态度指标），明确权重及评分标准。

数据收集：考核周期内，员工通过系统提交工作成果（如项目报告、业绩数据），部门负责人实时记录员工表现，保证数据客观。

绩效评估：考核周期结束后，员工先进行自评，系统自动汇总自评结果；部门负责人结合员工日常表现进行复评，给出评分及评语。

结果反馈：评估结果经人力资源部审核后，系统向员工推送绩效反馈报告，员工可在线查看评分及改进建议，如有异议可在规定时间内提交申诉。

（三）模板示例（月度绩效考核）

考核维度

考核指标

权重

评分标准（1-10分）

自评分数

复评分数

备注/改进建议

业绩完成

月度任务完成率

40%

100%完成10分，每降低5%扣1分

工作质量（差错率）

20%

无差错10分，每1处小错扣2分

能