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企业信息系统标准化操作手册
一、适用范围与操作情境
本手册适用于企业内部各类信息系统（如ERP、CRM、OA等）的标准化操作，涵盖新员工入职权限开通、日常业务数据维护、跨部门协作流程发起、月度/季度报表等典型场景。适用于企业各部门员工、系统管理员及相关负责人，保证信息系统使用规范、数据准确、流程高效。
二、标准化操作流程
（一）系统登录与初始配置
账号获取与激活
新员工入职后，由部门负责人向IT部门提交《用户权限申请表》（详见模板一），注明员工基本信息、所需系统模块及权限级别。
IT部门审核通过后，创建系统账号，并通过企业内部邮件发送账号初始密码（密码包含大小写字母、数字及特殊字符，长度不少于8位）。
员工首次登录时，须强制修改初始密码，并设置密码找回问题及答案，保证账号安全。
系统界面与功能熟悉
登录后，进入系统主页，“帮助中心”或“新手引导”，观看系统操作视频教程（时长约5分钟）。
浏览“常用功能”模块，熟悉数据录入、查询、审批等基础操作路径，可通过“模拟练习”功能无风险操作体验。
（二）基础信息维护
部门与人员信息更新
当部门名称调整、人员增减或岗位变动时，由部门负责人在“组织架构管理”模块提交变更申请，《组织架构变更审批单》（需部门负责人签字扫描件）。
系统管理员收到申请后，1个工作日内完成信息审核与更新，同步更新通讯录及权限关联信息。
数据字典维护
对于系统中的基础数据（如客户分类、产品类型、费用项目等），由业务部门负责人牵头，每季度组织一次全面核对。
新增或修改数据字典时，需在“数据字典管理”模块填写《数据变更申请表》，注明变更原因、生效日期及影响范围，经业务部门负责人及系统管理员双重审批后生效。
（三）业务数据录入与审批
数据录入规范
登录对应业务模块（如销售模块、采购模块），“新增数据”按钮，按表单要求逐项填写信息（带*号为必填项）。
数据录入需真实、准确，例如：客户名称需与营业执照一致，金额保留两位小数，日期格式为“YYYY-MM-DD”。
录入完成后，“保存草稿”，系统自动校验数据格式（如手机号位数、邮箱格式），校验通过后方可提交审批。
审批流程发起
根据业务类型选择对应审批流程（如“合同审批”“费用报销”），系统自动根据权限匹配审批人（如部门负责人→分管领导→财务部）。
审批人需在2个工作日内完成审批，可通过“审批意见”栏填写修改建议或驳回理由。
审批通过后，数据状态更新为“已生效”，自动流转至下一环节；驳回后，原录入人需根据意见修改后重新提交。
（四）报表与数据导出
自定义报表创建
登录“报表中心”，“新建报表”，选择数据来源（如销售订单表、库存表），设置筛选条件（如日期范围、区域、产品类别）。
拖拽字段至报表区域（如“订单金额”“客户名称”“成交日期”），设置排序方式（如按金额降序）及汇总方式（如求和、平均值）。
报表创建完成后，“保存模板”，命名规则为“部门+报表类型+日期”（如“销售部-月度业绩报表-202310”）。
数据导出与共享
报表后，“导出”按钮，选择格式（Excel、PDF或CSV），导出文件自动保存至“我的文档”模块。
需共享报表时，“分享”，输入接收人账号或选择部门，设置查看权限（仅查看或可编辑），分享后系统自动发送通知。
（五）系统退出与日常维护
安全退出系统
操作完成后，页面右上角“退出”按钮，避免直接关闭浏览器导致账号异常占用。
若离开工位超过30分钟，需手动锁定系统（快捷键：Ctrl+L），开启时需重新输入密码。
定期数据备份
每月最后一个工作日，由系统管理员执行全量数据备份，备份文件存储于企业专用服务器，保留期限不少于12个月。
员工个人重要数据（如未提交审批的合同草稿），可手动导出至本地加密文件夹，避免数据丢失。
三、常用操作模板表单
模板一：用户权限申请表
申请人信息
姓名
*工号
所属部门
岗位
申请权限
系统模块（如ERP销售模块、OA审批模块）
权限级别（查询/录入/审批/管理）
申请理由（如新接手客户管理工作）
审批流程
部门负责人意见：签字：日期：
IT部门负责人意见：签字：日期：
备注
账号预计开通时间：联系人：*工号
模板二：数据录入规范表
数据类型
格式要求
校验规则
示例
文本类（如客户名称）
限50字符，不支持特殊符号（除“-”“（）”）
非空校验，禁止输入敏感词
北京科技有限公司
数字类（如合同金额）
保留两位小数，整数部分不超过10位
范围校验（≥0），禁止输入负数
50,000.00
日期类（如签约日期）
格式：YYYY-MM-DD，早于当前日期不超过1年
逻辑校验（≤系统当前日期）
2023-10-01
附件类（如合同扫描件）
PDF格式，单文件≤10MB，≤3个/单据
格式校验，大小校验
合同001.pdf
模板三：系
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