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通用文档归档管理规范模板

一、规范制定背景与目标

为规范组织内部各类文档的归档、保管及利用流程，保证文档的完整性、安全性及可追溯性，提高文档管理效率，降低信息丢失风险，特制定本规范。本规范适用于组织内所有部门及项目组在业务活动中形成的具有保存价值的各类文档，涵盖行政、人事、项目、财务（不含涉密财务凭证）、技术等不同类型文件，旨在实现文档管理的标准化、系统化。

二、适用范围与场景

本规范适用于以下场景：

日常行政文档：如会议纪要、通知公告、工作总结、请示报告等；

人力资源管理文档：如员工入职档案、劳动合同、培训记录、绩效考核结果等；

项目管理文档：如项目立项报告、实施方案、进度计划、验收报告等；

技术研发文档：如设计方案、技术图纸、测试报告、研发过程记录等；

合同协议类文档：如业务合同、合作协议、保密协议等；

其他具有保存价值的文档：如审计报告、客户资料（非隐私敏感信息）、外部单位往来函件等。

三、职责分工

文档形成部门/个人：负责文档的初步整理、内容核对，保证文档内容真实、准确、完整，并在规定时间内提交至归档部门。

归档管理部门（如行政部、综合管理部或档案室）：负责接收、分类、编号、登记、存储文档，制定文档保管期限表，监督归档流程执行情况。

保密管理部门（如涉及）：负责对涉密文档进行密级认定，监督涉密文档的归档、借阅及销毁流程。

部门负责人：负责对本部门提交文档的真实性、完整性进行审核，保证符合归档要求。

四、文档归档全流程操作指引

（一）文档收集与整理

收集范围：文档形成部门在业务活动结束后3个工作日内，将具有保存价值的原始文档（含电子版及纸质版）整理完毕，保证文档正本齐全，附件完整，无缺页、漏项。

内容核对：检查文档标题、内容、日期、经办人等关键信息是否准确无误，对存在涂改、模糊不清的文档需重新核对或补充完善。

预处理：

纸质文档：去除金属夹、回形针等易腐蚀物品，对破损页面进行修补，采用无酸纸袋或文件夹统一装订，保证页面平整；

电子文档：统一保存为PDF或DOC格式，命名规范为“部门-文档类型-日期-标题”（如“行政部-通知关于会议的通知”），避免使用特殊字符。

（二）文档分类与编号

分类原则：按“部门-类型-年度”三级分类法进行划分，例如：“行政部-会议纪要-2023年”“项目部-立项报告-2024年”。

类型细分：各部门可根据业务需求细化二级类型（如行政部下设“通知”“总结”“合同”等子类），保证分类清晰、无交叉。

编号规则：采用“部门代码-类型代码-年度-流水号”格式，例如：“XZ-XY-2023-001”（XZ为行政部代码，XY为会议纪要类型代码，2023为年度，001为流水号）。部门代码及类型代码由归档管理部门统一制定并发布。

（三）文档登记与移交

登记信息：填写《文档归档登记表》（详见第五部分），登记内容包括文档编号、标题、类型、形成部门、形成日期、密级（如公开、内部、秘密）、页数、存储位置（纸质柜号/电子路径）、移交人、接收人、移交日期等。

移交流程：

移交人将整理好的文档（纸质版需加盖部门公章，电子版需刻录光盘或至指定服务器）与《文档归档登记表》一并提交至归档管理部门；

归档管理部门核对文档数量、内容及登记信息，确认无误后双方签字确认，各执一份留存。

（四）文档存储与保管

存储环境：

纸质文档：存放在专用档案柜中，库房需具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温“五防”条件，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；

电子文档：存储于服务器或加密移动硬盘，定期进行备份（建议每月1次），备份数据需异地存放，防止因设备故障或意外导致数据丢失。

存放位置标识：档案柜需张贴分类标签（如“行政部-2023年”），电子文档需建立目录结构，保证快速检索。

（五）文档借阅与利用

借阅权限：仅限组织内部因工作需要借阅文档，借阅人需填写《文档借阅申请表》，经部门负责人及归档管理部门审批（涉密文档需经保密管理部门审批）后方可借阅。

借阅流程：

借阅人持审批后的《文档借阅申请表》至归档管理部门办理借阅手续；

归档管理部门核对借阅人身份及审批权限，登记借阅文档信息（借阅日期、预计归还日期等）；

纸质文档原则上借阅期限不超过5个工作日，电子文档需通过内部系统在线查看，禁止（特殊需的需经分管领导批准）。

归还要求：借阅人需在到期前归还文档，归档管理部门检查文档是否完好、无缺失，确认无误后注销借阅记录。

（六）文档鉴定与销毁

鉴定周期：归档管理部门每2年组织一次文档鉴定工作，会同相关部门对到期文档进行价值评估，确定是否继续保存或销毁。

销毁流程：

对无保存价值的到期文档，由归档管理部门编制《文档销毁清单》，列明文档编号、标题、类型、销毁原因、销毁日期等信息；

《文档销毁清单》经分管领导审批后，由2名以上人员共同监销，保