单位印章管理和使用流程手册.docxVIP

单位印章管理和使用流程手册

第一章总则

第一条目的与依据

为规范本单位各类印章的管理，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，防范经营风险，维护单位的合法权益，依据国家相关法律法规及本单位实际情况，特制定本手册。

第二条适用范围

本手册适用于单位内部所有印章的刻制、启用、保管、使用、变更、停用及销毁等管理工作。单位各部门及全体员工均须严格遵守本手册规定。

第三条基本原则

印章管理遵循“统一管理、分级负责、严格审批、规范用印”的原则。任何单位和个人不得违反本手册规定擅自刻制、使用和管理印章。

第二章印章的种类与制发

第四条印章的种类

本单位印章主要包括以下类别：

（一）单位公章：指冠以单位法定全称，并经国家相关部门批准刻制的印章，是单位对外行使法定职权的重要凭证。

（二）单位专用章：指因业务需要，在特定范围内使用的印章，如财务专用章、合同专用章、发票专用章、人事专用章等。

（三）部门章：指单位内部各职能部门在其职责范围内使用的印章，用于部门内部事务或对外联系工作，但不得代表单位对外发生法律效力。

（四）法定代表人及其他负责人名章：指单位法定代表人及其他经授权的负责人的个人名章，用于特定的业务办理。

第五条印章的刻制

（一）单位公章、法定代表人名章及其他具有法律效力的专用章的刻制，须由需求部门提出申请，经单位分管领导审核，单位主要负责人批准后，由单位指定的部门（通常为办公室或综合管理部）统一到公安机关指定的刻章单位办理刻制手续。

（二）部门章的刻制，由部门提出申请，经单位办公室（或综合管理部）审核，报单位分管领导批准后，由办公室（或综合管理部）统一安排刻制。

（三）刻制的印章须符合国家相关规定的规格和样式。

第六条印章的启用

新印章刻制完成后，由办公室（或综合管理部）负责登记、留样备案，并发布印章启用通知，明确启用日期、使用范围及保管责任人。启用通知应分发至相关部门。

第三章印章的保管

第七条保管责任

（一）各类印章应指定专人负责保管，实行“专人保管、专人负责”制度。保管人名单须报办公室（或综合管理部）备案。

（二）印章保管人应具备高度的责任心和良好的职业素养，严格遵守印章管理规定，确保印章的安全和规范使用。

第八条保管要求

（一）单位公章、财务专用章、合同专用章等重要印章应存放在保险柜或带锁的专用抽屉内，并做到人离柜锁。

（二）印章保管人应妥善保管印章，不得擅自将印章带出保管地点，不得随意交由他人代管或使用。如确需临时交接，须经单位分管领导批准，并办理交接手续。

（三）严禁将印章与空白介绍信、空白合同、空白票据等一同存放或带出。

（四）印章保管人变更时，须办理严格的交接手续，由原保管人、新保管人及监交人共同在交接记录上签字确认，并报办公室（或综合管理部）备案。

第九条不同印章的保管细则

（一）单位公章一般由单位办公室（或综合管理部）指定专人保管。

（二）财务专用章通常由财务部门负责人或其指定人员保管；法定代表人或授权人名章可由财务部门另一指定人员保管，实行“印鉴分管”制度。

（三）合同专用章由单位指定的合同管理部门或办公室（或综合管理部）专人保管。

（四）部门章由各部门负责人或其指定人员保管。

第四章印章的使用

第十条用印申请与审批

（一）任何单位或个人使用印章，均须填写《用印申请审批单》，详细注明用印事由、用印单位（或部门）、文件名称、份数、拟用印文种类、申请人及日期等信息。

（二）用印审批权限：

1.以单位名义发出的正式公文、重要合同协议、对外承诺、报送政府部门的重要文件等，须经部门负责人审核、单位分管领导审批，重大事项须报单位主要负责人审批后方可用印。

2.常规业务文件、证明材料等，按单位规定的审批权限，由部门负责人或单位分管领导审批。

3.部门章的使用，由部门负责人审批。

（三）《用印申请审批单》经有权审批人签字同意后，方可提交印章保管人办理用印。

第十一条用印规范

（一）印章保管人应对《用印申请审批单》及所附文件的内容、审批手续的完整性和合规性进行复核。确认无误后方可盖章。

（二）印章应盖在文件的指定位置，做到端正、清晰、完整，印章名称与文件落款名称应一致。

（三）不得在空白纸张、空白表格、空白合同、空白介绍信等无具体内容的载体上加盖印章。如确有特殊情况需要，须经单位主要负责人特批，并严格控制份数，使用后须及时核销。

（四）同一文件如需多页盖章，应在各页关键位置或骑缝处加盖印章。

（五）对外提供的复印件需加盖印章时，应注明“复印件与原件核对无异”及加盖日期。

第十二条特殊情况用印处理

（一）紧急情况下的用印，如遇分管领导或主要负责人无法及时签字审批，可先通过电话、微信等方式请示，经批准后用印，但事后须补办书面审批手续。

（二）单位领导出差或外出期间，其审批权限内的用印事项，可由其授权