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学校综合办公室团队协作规程

一、总则

为提升学校综合办公室的工作效率和服务质量，规范团队协作流程，确保各项事务有序开展，特制定本规程。本规程适用于综合办公室全体成员，旨在通过明确职责、优化流程、加强沟通，实现团队协同工作的目标。

二、职责分工

（一）办公室主任职责

1.负责办公室整体工作的统筹规划与协调；

2.制定并监督执行部门工作计划，确保任务按时完成；

3.处理重大事务的决策与审批；

4.建立并维护良好的内外部沟通机制。

（二）副主任职责

1.协助主任完成日常管理工作；

2.负责分管领域的具体事务，如文件管理、会议组织等；

3.监督下属人员的绩效考核与培训；

4.应急情况下承担主任临时授权的工作。

（三）行政人员职责

1.负责文件收发、归档及电子档案管理；

2.协调会议室预订、设备维护等后勤保障工作；

3.维护办公室环境整洁，确保物资供应充足；

4.编制月度/季度工作简报。

（四）文员职责

1.负责电话接听、访客接待及信息传递；

2.协助处理日常行政事务，如考勤统计、费用报销；

3.跟踪督办重要事项的进展情况；

4.负责办公区域的绿植养护。

三、协作流程

（一）日常工作流程

1.**晨会制度**：每日8:00召开简短晨会，通报当日重点工作及分工；

2.**任务分配**：主任根据工作计划分配任务，明确完成时限及责任人；

3.**进度汇报**：每日下班前，各负责人汇总工作进度，提交至副主任；

4.**资料共享**：通过内部共享平台（如钉钉群、企业微信）同步文件及通知。

（二）会议协作流程

1.**会前准备**：

(1)确定会议主题、参会人员及时间；

(2)提前3日发布会议通知，附议程及需准备材料；

(3)安排会议记录员及茶水、设备。

2.**会议执行**：

(1)主持人控制会议时长，确保议题充分讨论；

(2)记录员实时记录决议及待办事项；

(3)会议结束后1日内，将纪要发送至全体参会者。

3.**会后跟进**：

(1)将决议任务分配至具体负责人；

(2)逾期未完成的任务需提交主任复核。

（三）应急协作流程

1.如遇突发事务（如设备故障、物资短缺），立即向副主任报告；

2.副主任协调行政人员3小时内完成现场处理；

3.涉及跨部门协作时，由副主任牵头联合相关部门负责人；

4.重大事件需在24小时内形成初步解决方案并报备主任。

四、沟通与协调

（一）内部沟通

1.采用即时通讯工具（如企业微信）进行日常沟通，避免非紧急事项占用电话；

2.重要事项需通过邮件确认，抄送相关负责人；

3.定期开展团队建设活动，增强团队凝聚力。

（二）外部沟通

1.对外联络（如与供应商、合作单位）由指定人员负责，统一口径；

2.接待外部访客时，需提前知晓事由并安排专人陪同；

3.跨部门协调时，通过联席会议或书面函件明确责任分工。

五、考核与改进

（一）考核机制

1.每月通过KPI（关键绩效指标）评估个人及团队表现，如任务完成率、文件准确率等；

2.季度组织述职会，由各岗位汇报工作成果与不足；

3.考核结果与年度评优直接挂钩。

（二）持续改进

1.每季度收集员工反馈，优化协作流程；

2.对新员工开展岗前培训，确保流程标准化；

3.定期组织技能竞赛（如速记、Excel高效操作），提升专业能力。

六、附则

本规程自发布之日起实施，由综合办公室负责解释。办公室成员需严格遵守，如有建议可随时向主任提出修订意见。

**一、总则**

为进一步提升学校综合办公室的工作效率和服务质量，规范团队协作流程，确保各项行政事务有序、高效、规范地开展，营造积极、协作、高效的工作氛围，特制定本规程。本规程旨在通过明确职责分工、优化工作流程、加强沟通协作、完善考核机制，全面提升综合办公室的整体效能，更好地服务于学校的整体运营。本规程适用于综合办公室全体成员，全体人员需认真学习并严格遵守。

二、职责分工

（一）办公室主任职责

1.负责办公室整体工作的统筹规划与协调，确保部门工作目标与学校整体发展方向一致；

2.制定并监督执行部门年度、季度、月度工作计划，定期召开部门会议，分析工作进展，解决存在问题；

3.负责重大事务的决策与审批，对涉及学校形象、重大资源调配的事项有最终决定权；

4.建立并维护良好的内外部沟通机制，代表办公室参与学校相关会议，协调与其他部门的合作关系；

5.负责办公室团队建设，组织团建活动，提升团队凝聚力和战斗力；

6.定期向上级领导汇报办公室工作情况，提出改进建议。

（二）副主任职责

1.协助主任完成日常管理工作，对主任负责；

2.负责分管领域的具体事务，如文件管理、会议组织、信息宣传等，确保各项工作落实到位；

3.监督下属人员的绩效考核与培训，根据工作表现提出奖