舞蹈家协会文件传递管理管理制度.doc

舞蹈家协会文件传递管理管理制度

一、总则

1.目的

为加强舞蹈家协会文件传递的规范化、科学化管理，确保文件传递的及时、准确、安全，提高协会工作效率，更好地服务于舞蹈事业发展，特制定本管理制度。

2.适用范围

本制度适用于舞蹈家协会内部各部门、各分支机构以及与协会有工作往来的相关单位和个人之间的文件传递管理。

3.基本原则

文件传递应遵循保密、及时、准确、完整的原则。保密原则要求对涉及协会机密的文件严格保密，防止信息泄露；及时原则确保文件在规定时间内传递到相关人员手中；准确原则保证文件内容准确无误地传达；完整原则保证文件的完整性，无缺页、漏页等情况。

二、文件分类与标识

1.文件分类

-按性质分类：可分为行政文件、业务文件、财务文件、人事文件等。行政文件包括协会的各类规章制度、会议纪要等；业务文件涉及舞蹈培训、演出活动、比赛组织等方面；财务文件涵盖财务报表、预算报告等；人事文件包含人员招聘、任免、考核等相关文件。

-按紧急程度分类：分为特急文件、加急文件和平急文件。特急文件需立即处理，加急文件要求在较短时间内处理，平急文件则按照常规流程处理。

-按保密级别分类：分为绝密、机密、秘密三个级别。绝密文件是协会核心机密，一旦泄露将对协会造成极其严重的损害；机密文件泄露会给协会带来较大损失；秘密文件泄露可能影响协会正常工作开展。

2.文件标识

-文件编号：为每份文件编制唯一的编号，编号应包含文件类别、年份、顺序号等信息。例如，行政文件2024年的第5份文件编号可为“XZ-2024-05”。

-密级标识：在文件首页左上角标明保密级别，如“绝密”“机密”“秘密”。

-紧急程度标识：在文件首页右上角标明紧急程度，如“特急”“加急”“平急”。

三、文件传递流程

1.内部传递流程

-发文：

-起草：由相关部门或人员根据工作需要起草文件，确保文件内容准确、条理清晰、格式规范。起草完成后，提交部门负责人审核。

-审核：部门负责人对文件的内容、格式、政策依据等进行审核，提出修改意见。审核通过后，提交协会分管领导审批。

-审批：协会分管领导对文件进行最终审批，批准后方可发文。对于重要文件，可能需要经过协会领导班子集体讨论决定。

-编号、登记：文件经审批通过后，由办公室统一编号、登记，记录文件的编号、名称、发文部门、发文日期、主送单位、抄送单位等信息。

-传递：办公室根据文件的主送单位和抄送单位，将文件通过内部办公系统、纸质文件等方式进行传递。对于紧急文件，优先传递，并提醒接收人员及时处理。

-收文：

-签收：协会各部门收到文件后，应及时在文件签收登记簿上签字确认。签收时要检查文件的完整性和准确性。

-登记：收文部门将收到的文件进行登记，记录文件的编号、名称、发文单位、发文日期、收到日期等信息。

-传阅：对于需要多个部门或人员传阅的文件，收文部门应按照规定的传阅顺序进行传阅。传阅过程中，传阅人员要在传阅单上签字，并注明传阅日期。

-承办：涉及具体工作的文件，收文部门应及时安排人员承办。承办人员要按照文件要求和规定的时间节点完成工作，并将办理结果反馈给相关部门或人员。

2.外部传递流程

-对外发文：

-与内部发文流程类似，需经过起草、审核、审批、编号、登记等环节。不同的是，对外发文要根据文件的性质和对象，选择合适的传递方式，如邮政快递、专人送达、电子邮件等。对于重要文件，可要求对方签收并返回签收凭证。

-外部收文：

-协会收到外部文件后，由办公室统一签收、登记。办公室根据文件的内容和性质，将文件分发给相关部门或人员处理。对于紧急或重要文件，要及时通知相关人员。

四、文件传递方式

1.纸质文件传递

-专人送达：对于重要、紧急且距离较近的文件，可安排专人送达。专人送达时，要确保文件的安全，防止文件丢失或损坏。送达后，要求接收人员在送达回执上签字。

-邮政快递：对于距离较远的文件传递，可选择邮政快递。选择信誉良好、服务可靠的快递公司，并确保文件包装牢固。在快递单上准确填写收件人信息，保留快递单号，以便查询文件传递状态。

2.电子文件传递

-内部办公系统：协会建立内部办公系统，各部门之间的文件传递优先通过内部办公系统进行。内部办公系统应具备文件上传、下载、签收、审批等功能，方便快捷，提高工作效率。

-电子邮件：对于与外部单位或个人的文件传递，可使用电子邮件。发送电子邮件时，要确保收件人邮箱地址准确无误，邮件主题清晰明了，附件格式正确