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游泳俱乐部行政印章使用管理制度

第一章总则

第一条为规范游泳俱乐部行政印章的使用管理，维护印章的权威性与严肃性，防范印章使用风险，保障俱乐部合法权益，推动俱乐部规范运营及游泳体育事业健康发展，根据《中华人民共和国印章管理办法》等国家相关规定及俱乐部章程，结合实际制定本制度。

第二条本制度适用于俱乐部及所属各部门所有行政印章的刻制、启用、保管、使用、废止等全流程管理，包括但不限于俱乐部公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、部门专用章等。

第三条本制度所称行政印章，是指以俱乐部或其所属部门名义刻制，用于证明身份、授权行为、签署文件的各类印章，是俱乐部权力和职责的象征。

第四条印章管理遵循“统一管理、分级负责、严格审批、全程留痕”原则，确保印章使用安全、规范、高效。

第二章印章管理部门及职责

第五条俱乐部行政部为印章管理的主管部门，履行以下职责：

（一）制定、修订印章管理相关制度；

（二）统筹印章的刻制、启用、废止、封存、销毁等工作；

（三）监督、检查各部门印章使用情况；

（四）协调处理印章管理中的争议与问题；

（五）负责印章使用登记档案的归档与保管。

第六条印章实行专人保管制度，保管人由行政部提名、总经理批准确定，原则上为行政部或相关部门正式员工，且需签订《印章保管责任书》。

第七条印章保管人履行以下职责：

（一）妥善保管印章，每日下班前须将印章存入保险柜，不得擅自将印章带离工作场所；

（二）严格按照审批流程用印，对不符合规定的用印申请有权拒绝；

（三）如实填写《印章使用登记本》，确保登记信息完整、准确；

（四）定期检查印章状态，发现印章遗失、损坏或异常使用情况，立即向行政部及总经理报告；

（五）配合行政部开展印章检查工作，提供相关资料。

第三章印章的刻制、启用与废止

第八条印章刻制须严格履行审批程序：

（一）需刻制新印章时，申请部门填写《印章刻制申请表》，说明刻制理由、印章名称、规格等；

（二）行政部审核申请材料，确认必要性与合规性；

（三）总经理审批通过后，由行政部委托具备合法资质的机构刻制，严禁私自刻制印章。

第九条印章启用前，行政部须完成以下工作：

（一）留存印章印模，建立《印章管理台账》，记录印章名称、规格、刻制日期、保管人等信息；

（二）发布印章启用通知，明确启用日期、使用范围及保管人；

（三）组织相关人员学习印章使用规范，确保正确使用。

第十条印章出现以下情形时，须予以废止：

（一）印章破损、变形，无法正常使用；

（二）俱乐部名称变更、机构撤销或职能调整；

（三）印章使用权限终止或相关制度修订导致印章失效。

第十一条印章废止流程：

（一）申请部门填写《印章废止申请表》，说明废止理由；

（二）行政部审核后报总经理批准；

（三）行政部回收废止印章，登记回收日期、经办人等信息；

（四）对废止印章进行销毁（需两人以上监销）或封存，销毁情况须记录存档，封存印章需注明封存日期、原因及存放地点。

第四章印章使用流程

第十二条一般用印流程：

（一）申请人填写《印章使用申请表》，详细注明用印事由、文件名称、份数、接收单位等信息，并附需用印的文件原件；

（二）部门负责人审核申请材料，确认内容真实、合规，签署审核意见；

（三）行政部对申请材料进行复核，重点检查审批权限是否符合规定、文件内容是否完整；

（四）保管人核对《印章使用申请表》与审批意见，确认无误后用印，用印位置须准确、清晰，不得涂改；

（五）保管人在《印章使用登记本》上登记用印信息，申请人签字确认。

第十三条不同类型文件的用印审批权限：

（一）内部通知、报告等文件：部门负责人审批；

（二）对外宣传资料、会员服务协议等：行政部负责人审核+总经理审批；

（三）合同、协议、战略合作框架等：法务专员审核+分管领导审核+总经理审批（重大合同需董事会审批）；

（四）财务票据、银行结算凭证等：财务负责人审核+总经理审批；

（五）授权委托书、法定代表人身份证明等：总经理审批。

第十四条印章使用登记要求：

（一）《印章使用登记本》须载明用印日期、申请人、部门、事由、文件名称、份数、审批人、用印人、备注等要素；

（二）登记本须长期保管（至少保存10年），不得涂改、撕毁或遗失；

（三）电子用印记录须与纸质登记本同步存档，确保可追溯。

第五章特殊情况用印管理

第十五条外出用印管理：

（一）原则上禁止携带印章外出，确因工作需要（如异地签约、现场办公），须填写《外出用印申请表》，说明外出时间、地点、用印事由及携带人；

（二）申请表经部