舞蹈家协会文件管理规范管理制度.doc

舞蹈家协会文件管理规范管理制度

一、总则

1.目的：为加强舞蹈家协会文件管理，确保文件资料的完整性、准确性、保密性和有效利用，提高工作效率和决策科学性，特制定本管理制度。

2.适用范围：本制度适用于舞蹈家协会总部及各分支机构所产生、接收、保存和使用的各类文件资料。

3.管理原则：遵循分类科学、流程规范、安全保密、便于利用的原则，实现文件管理的规范化、标准化和信息化。

二、文件分类与编号

1.文件分类

-按来源分类：分为内部文件和外部文件。内部文件包括协会制定的各类规章制度、工作计划、工作总结、会议纪要等；外部文件包括政府部门来文、合作单位文件、会员来文等。

-按性质分类：分为行政文件、业务文件、财务文件、人事文件等。行政文件涉及协会日常行政管理；业务文件涵盖舞蹈活动策划、组织、培训等相关内容；财务文件包括财务报表、预算决算等；人事文件包含人员招聘、考核、晋升等资料。

-按时间分类：分为年度文件、季度文件、月度文件等，以便按时间顺序进行整理和查阅。

2.文件编号

-编号规则：采用“类别代码+年份+顺序号”的格式。例如，行政文件类别代码为“XZ”，2024年第5号行政文件编号为“XZ2024005”。

-编号管理：由协会办公室统一负责文件编号的分配和管理，确保编号的唯一性和系统性。

三、文件的起草与审核

1.起草要求

-明确目的：文件起草人应根据工作需要，明确文件的主题、目的和主要内容，确保文件具有针对性和可操作性。

-规范格式：按照协会规定的文件格式进行起草，包括字体、字号、排版等要求，保证文件的规范性和美观性。

-内容准确：文件内容应表述准确、逻辑清晰、语言简洁，避免使用模糊、歧义的词汇和句子。

2.审核流程

-部门审核：文件起草完成后，首先由起草部门负责人进行审核，重点审核文件内容的准确性、完整性以及与部门工作的协调性。

-跨部门审核：涉及多个部门的文件，需进行跨部门审核。相关部门应在规定时间内提出意见和建议，起草人根据反馈意见进行修改完善。

-领导审核：经过部门审核和跨部门审核后，文件提交给协会领导进行最终审核。领导从整体工作部署、政策法规等方面进行把关，审核通过后方可进入发文流程。

四、文件的收发与登记

1.文件接收

-专人负责：协会办公室指定专人负责文件的接收工作，确保文件及时、准确地接收。

-来源渠道：通过邮政快递、电子邮件、专人送达等方式接收外部文件，对不同来源的文件进行分类整理。

-签收登记：接收文件时，收件人应认真核对文件的名称、数量、来源等信息，确认无误后进行签收，并在文件接收登记簿上详细登记。

2.文件发送

-发文流程：文件经审核批准后，由起草部门将文件及相关审批单提交给协会办公室。办公室对文件格式、排版等进行最终检查，无误后进行编号、盖章，并根据文件的发送范围进行分发。

-发送方式：根据文件的紧急程度和重要性，选择合适的发送方式，如邮政快递、电子邮件、内部办公系统等。对于重要文件，应要求收件人进行签收确认。

-发送登记：办公室对发送的文件进行详细登记，包括文件编号、名称、发送日期、收件人、发送方式等信息，以便跟踪查询。

五、文件的整理与归档

1.日常整理

-分类整理：文件管理人员应根据文件分类标准，对日常接收和发送的文件进行及时分类整理，确保文件存放有序。

-装订成册：对于一些零散的文件，如会议记录、报告等，应按照一定的主题和时间顺序进行装订成册，便于保存和查阅。

2.定期归档

-归档时间：每年年初，对上一年度的文件进行集中归档。特殊情况下，如重要活动结束后、项目完成后，应及时对相关文件进行归档。

-归档要求：归档文件应保证齐全完整，包括文件正文、附件、审批单等。同时，对归档文件进行数字化处理，建立电子档案库，实现纸质档案和电子档案的双轨制管理。

-归档存储：将归档文件按照分类编号顺序存放在专门的档案柜或档案室中，并建立档案索引目录，方便快速查找。

六、文件的保管与保密

1.保管条件

-硬件设施：协会应配备专门的档案室，确保档案室具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。档案室内应安装温湿度调节设备、消防器材、防虫药品等，保证档案的安全存放。

-人员管理：档案室由专人负责管理，管理人员应定期对档案进行检查、整理和维护，确保档案的完整性和可读性。非档案管理人员未经许可不得进入档案室。

2.保密措施

-密级划分：根据文件内容的敏感程度，将文件划分为绝密、机密、秘密三个等级。不同密级的文件应采取相应的保密措施。