包装机械厂采购合同管理实施办法.doc

包装机械厂采购合同管理实施办法

一、总则

1.目的

为加强包装机械厂采购合同管理，规范采购合同签订、履行、变更及终止等行为，防范采购风险，保障企业合法权益，提高采购工作效率和质量，特制定本实施办法。

2.适用范围

本办法适用于包装机械厂所有采购合同的管理，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购等各类采购活动所涉及的合同。

3.管理原则

采购合同管理遵循合法、公平、诚信、审慎的原则，确保合同条款明确、权利义务对等、风险可控，维护企业利益。

二、采购合同管理职责分工

1.采购部门职责

-负责采购项目的市场调研、供应商选择及采购谈判工作。

-起草采购合同文本，确保合同条款符合采购需求和企业利益。

-组织合同的签订、履行及跟踪，及时协调解决合同执行过程中的问题。

-建立采购合同台账，记录合同签订、执行、变更及终止等情况。

2.法务部门职责

-对采购合同文本进行法律审查，确保合同条款符合法律法规要求，防范法律风险。

-为采购合同的签订、履行等提供法律咨询和法律支持。

-参与重大采购合同纠纷的处理，维护企业合法权益。

3.财务部门职责

-参与采购合同涉及的财务条款审核，对合同付款方式、付款时间等提出专业意见。

-按照合同约定进行付款结算，审核付款申请，确保资金支付安全、合规。

-对采购合同执行过程中的财务状况进行监督，及时发现和反馈财务风险。

4.使用部门职责

-提出采购需求，明确采购项目的技术规格、质量标准等要求。

-参与采购合同技术条款的审核，协助采购部门确保合同内容符合实际使用需求。

-在合同履行过程中，配合采购部门进行货物验收，及时反馈货物使用情况。

三、采购合同的签订

1.供应商选择

-采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库，并定期对供应商进行评估和更新。

-对于重大采购项目，应组织相关部门进行供应商考察，评估供应商的生产能力、技术水平、质量保证体系、信誉等方面情况。

-采用招标、询价、竞争性谈判等方式选择合适的供应商，确保采购项目的性价比。

2.合同起草

-采购部门根据采购需求和与供应商谈判结果，起草采购合同文本。合同应包含以下主要条款：当事人信息、采购标的、数量、质量标准、价格、付款方式、交货时间、交货地点、验收标准、违约责任、争议解决方式等。

-合同文本应使用规范的法律语言，条款清晰、明确，避免模糊不清或产生歧义。

3.合同审核

-采购合同起草完成后，采购部门应将合同文本提交给法务部门、财务部门、使用部门等相关部门进行审核。

-法务部门重点审核合同的合法性、合规性，对合同中的法律条款进行审查和修改。财务部门审核合同的财务条款，确保付款安排合理、资金安全。使用部门审核合同的技术条款和质量标准，确保符合实际使用需求。

-各部门应在规定时间内完成审核，并将审核意见反馈给采购部门。采购部门根据审核意见对合同文本进行修改完善。

4.合同签订

-经审核通过的采购合同，由采购部门按照企业规定的审批流程提交审批。审批通过后，由法定代表人或其授权代表签订合同。

-签订合同应采用书面形式，并加盖企业公章或合同专用章。合同签订后，采购部门应将合同副本分发给相关部门，以便履行和监督。

四、采购合同的履行

1.供应商管理

-采购部门应建立供应商跟踪机制，定期与供应商沟通，了解合同执行情况，督促供应商按照合同约定履行义务。

-对于供应商的违约行为，采购部门应及时采取措施，要求供应商承担违约责任，如支付违约金、赔偿损失等。

2.货物验收

-货物到达交货地点后，采购部门应组织使用部门等相关人员按照合同约定的验收标准进行验收。

-验收内容包括货物的数量、规格、质量等方面。验收合格后，验收人员应签署验收报告。

-如验收发现货物存在问题，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商更换货物、补货或给予相应的补偿。

3.付款管理

-财务部门应根据采购合同约定的付款方式和付款时间，审核采购部门提交的付款申请。

-付款申请应附合同副本、验收报告、发票等相关凭证。财务部门审核无误后，按照企业财务管理制度进行付款。

-对于预付款项，采购部门应跟踪供应商的合同履行情况，确保预付款的安全。

五、采购合同的变更与终止

1.合同变更

-在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同内容，采购部门应及时与供应商协商，并起草合同变更协议。

-合同变更协议应明确变更的内容、原因、对合同价格及履行期限