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同学聚会财务制度

同学聚会是维系情谊、共话当年的珍贵时刻，而清晰、透明的财务安排则是确保聚会顺利、愉快进行的重要基石。为使每一分钱都花在明处，让所有参与者都能安心、舒心，特制定本财务制度，供筹备组及全体同学参考执行。

一、基本原则

1.公开透明原则：从预算制定、费用收取到支出明细、最终结算，所有财务环节均向筹备组核心成员公开，并在聚会后向全体参与同学公示，接受监督。

2.量入为出原则：根据聚会规模、预计参与人数及同学们的普遍经济状况，合理规划各项开支，避免铺张浪费，力求性价比最大化。

3.民主协商原则：预算方案、收费标准等重要财务事项，应由筹备组充分讨论，并可适当征求部分同学意见后确定。

4.专人负责原则：设立专门的财务负责人（可1-2人，一人管钱一人记账，或一人同时负责但需有清晰记录并接受另一人监督），负责款项的收取、支出、记账及公示工作。

5.勤俭节约原则：在保证聚会效果的前提下，尽量选择经济实惠的消费项目，杜绝不必要的开支。

二、预算制定与费用收取

1.预算编制：

*筹备组应在聚会日期、地点、主要活动内容基本确定后，尽快编制详细的预算方案。

*预算项目应尽可能周全，通常包括：餐饮费、场地租赁费（如KTV、会议室等）、物料制作费（如横幅、纪念品等）、交通费（如集体接送车辆，视情况而定）、游戏道具费、可能的表演或娱乐环节相关费用等。

*每个预算项目应预估大致金额，并注明预估依据（如咨询商家报价、过往经验等）。

*预算中应预留少量预备金（例如总预算的10%左右），以应对突发或未预见的小额支出。

2.收费标准确定：

*根据总预算金额和预计参与人数，测算出人均收费标准。

*收费标准应考虑到不同同学的实际情况，对于确实存在经济困难的同学，经筹备组核心成员商议，可酌情减免或提供帮助（此部分可从预备金或额外赞助中支出，且需注意保护同学隐私）。

*对于携带家属（如配偶、子女）的情况，应提前明确家属是否参与部分活动及相应的收费标准（如儿童半价、家属按成人标准或略低标准收取）。

*收费标准一旦确定，应尽早向所有意向参与同学公布。

3.费用收取：

*财务负责人负责收取聚会费用。

*收取方式建议采用线上转账（如微信、支付宝），方便快捷且有记录可查。应提供明确的收款账户信息（建议使用财务负责人的个人账户，并注明“XX同学聚会费用”）。

*收取费用时，务必做好详细记录，包括：缴款人姓名、金额、缴款时间、联系方式，并及时与报名名单核对，确认无误后向缴款人发送收款确认信息。

*鼓励同学尽早缴费，以便筹备组确认人数、预订场地和采购物品。对于逾期未缴费的同学，筹备组应及时提醒。

三、费用支出管理

1.支出审批：

*日常小额支出（可设定一个具体金额标准，如200元以下），由财务负责人根据预算和实际需要直接支付，但需保留好凭证。

*较大金额支出（超出上述标准），应事先向筹备组主要负责人或核心成员通报，经同意后方可支出。

*所有支出均应在预算框架内进行，如确需超出预算项目，必须经过筹备组集体讨论决定。

2.票据管理：

*所有支出均需索取正规发票或收据作为记账依据。发票抬头可开具为个人（财务负责人或筹备组负责人）。

*财务负责人应妥善保管所有原始票据，分类整理，以备查验和后续记账。

*如遇特殊情况无法取得票据，需由经办人书面说明情况，并经至少一名筹备组成员证明。

3.记账要求：

*财务负责人应建立清晰的收支台账，记录每一笔收入和支出。

*台账内容应包括：日期、摘要（收入/支出项目）、金额、经手人、对方单位（或个人）、票据情况等。

*建议使用电子表格（如Excel）进行记账，方便统计和后续公示。

四、结算与公示

1.聚会后结算：

*聚会结束后一周内（最迟不超过两周），财务负责人应完成所有收支的整理、核对工作，编制出详细的财务决算报告。

*决算报告应包括：总收入（明细）、总支出（按预算项目分列，每项支出需列出具体金额、用途、票据情况）、预备金使用情况（如有）、结余或超支金额。

2.财务公示：

*决算报告经筹备组核心成员审核无误后，应及时通过班级微信群、QQ群等全体参与同学都能看到的方式进行公示。

*公示内容应至少包括：总预算金额、实际总收入、各项实际支出明细（附主要票据照片或扫描件，关键信息如价格等应清晰可见）、人均实际消费、结余金额（或超支金额及处理方式）。

*公示期不少于三天，期间接受同学们的咨询和监督。对于同学提出的疑问，财务负责人及筹备组应耐心解答。

3.结余与超支处理：

*结余处理：若有结余，可按以下方式之一处理（由筹备组商议决定并告知大