进出口贸易公司iso9001程序文件.docxVIP

前言

本程序文件旨在为公司建立、实施、保持和持续改进ISO9001质量管理体系提供框架和指导。其核心在于规范进出口贸易各环节的操作流程，确保产品/服务质量满足客户及相关法律法规要求，提升客户满意度，并最终实现公司经营目标。本文件适用于公司所有与进出口贸易活动相关的部门和人员，并作为日常工作的准则。

1.范围

本程序文件规定了公司在进出口贸易业务中，从市场开发、客户接洽、合同评审、供应商选择与管理、订单处理、生产/采购协调、质量检验、物流安排、报关报检、单证制作、货款结算，直至售后服务等全过程的质量管理要求。

2.规范性引用文件

*ISO9001:最新版《质量管理体系要求》

*国家及地方关于进出口贸易的法律法规、政策及相关标准

*公司《质量手册》

3.术语与定义

*客户：指与本公司发生进出口贸易业务往来的买方或其代理人。

*供应商：指为本公司提供产品（包括原材料、零部件、成品）或服务（如物流、报关、检验等）的外部组织。

*合同：指公司与客户或供应商之间达成的具有法律约束力的书面协议，包括但不限于销售合同、采购合同、服务协议等。

*订单：指客户向公司发出的具体购买指令，或公司向供应商发出的具体采购指令。

*不合格品：指未能满足规定要求的产品。

*纠正措施：为消除已发现的不合格或其他不期望情况的原因所采取的措施。

*预防措施：为消除潜在不合格或其他潜在不期望情况的原因所采取的措施。

4.管理职责

4.1最高管理者

公司最高管理者对质量管理体系的建立、实施、保持和有效性负最终责任。其职责包括：

*制定质量方针和质量目标，并确保其在公司内得到理解和贯彻。

*确保资源的获得和合理配置。

*任命管理者代表，并明确其职责和权限。

*主持管理评审，评估体系的适宜性、充分性和有效性。

4.2管理者代表

管理者代表由最高管理者任命，负责：

*确保质量管理体系所需的过程得到建立、实施和保持。

*向最高管理者报告质量管理体系的运行情况和改进需求。

*促进全体员工对客户要求意识的形成。

*负责与质量管理体系有关的内外部沟通与协调。

4.3各部门职责

各相关部门（如业务部、单证部、物流部、采购部、品管部等，根据公司实际架构调整）应明确其在质量管理体系中的职责和权限，并确保有效沟通与协作。具体职责分配参见公司《岗位职责说明书》。

5.资源管理

5.1人力资源

*公司应根据业务发展需要，配备足够数量且具备相应能力的人员。

*建立并实施员工培训计划，确保员工具备胜任其岗位所需的知识和技能，特别是涉及国际贸易规则、产品知识、质量意识、法律法规等方面的培训。

*建立适当的激励和考核机制，鼓励员工积极参与质量管理。

5.2基础设施

*确保提供适宜的办公场所、通讯设备、计算机系统及软件（如ERP系统、外贸业务管理软件等）。

*对于涉及产品存储和运输的，应确保仓储设施和运输工具符合产品特性及质量要求。

5.3工作环境

*营造积极向上、注重效率与质量的工作氛围。

*确保办公环境整洁有序，信息安全得到保障。

6.产品实现的策划

6.1市场调研与客户开发

业务部负责进行市场调研，识别潜在客户和市场需求。在与新客户建立业务关系前，应对客户的背景、信誉、经营能力等进行必要的评估。

6.2合同评审与订单处理

*合同评审：业务部在收到客户订单或意向后，应组织相关部门（如单证、物流、采购、品管等）对合同条款进行评审。评审内容包括但不限于：产品规格型号、数量、价格、交货期、付款方式、质量要求、包装要求、运输方式、违约责任、适用法律等。确保公司有能力满足合同要求，且合同条款清晰、明确、无歧义。评审结果应予以记录。

*订单确认：合同评审通过后，方可向客户发出正式的订单确认。订单确认应与评审后的合同条款一致。

*订单变更：如客户提出合同或订单变更，应重新进行评审，并将变更内容及时通知相关部门。

6.3供应商选择与管理

*供应商评估与选择：采购部（或业务部，根据分工）负责供应商的寻找、评估和选择。评估内容应包括供应商的生产能力、质量保证能力、交付能力、价格竞争力、商业信誉、财务状况及社会责任表现等。优先选择通过ISO9001等质量管理体系认证的供应商。评估结果应形成文件。

*供应商名录：建立合格供应商名录，并对其进行动态管理。

*供应商绩效监控：定期对合格供应商的表现（如质量、交付、服务等）进行评估和反馈，作为后续合作及是否继续保留其合格供应商资格的依据。

*采购合同：与供应商签订的采购合同应明确产品规格、质量标准、数量、价格、交付期、检验方法、违约责任等条款。

6.4生