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招标代理公司内部监督管理制度

一、总则

（一）目的

为加强招标代理公司内部管理，规范业务操作流程，确保招标代理活动的公平、公正、公开，提高招标代理服务质量，防范和控制风险，根据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国招标投标法实施条例》等相关法律法规和行业规范，结合公司实际情况，制定本内部监督管理制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司内部所有部门和员工在招标代理业务活动中的行为监督与管理。

（三）监督原则

1.合法性原则：监督工作必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保公司的招标代理活动合法合规。

2.公正性原则：监督人员应保持客观公正的态度，对公司各项业务活动进行全面、准确的监督，不偏袒任何一方。

3.全面性原则：监督范围涵盖公司招标代理业务的全过程，包括项目承接、招标文件编制、开标、评标、定标等各个环节，以及与之相关的财务管理、人力资源管理等方面。

4.及时性原则：对发现的问题及时进行处理和纠正，避免问题扩大化，确保公司业务活动的正常进行。

5.保密性原则：监督人员应对在监督过程中知悉的商业秘密、技术秘密和个人隐私等予以保密，不得泄露给任何第三方。

二、监督机构及职责

（一）监督委员会

1.组成：公司设立内部监督委员会，由公司高层管理人员、法务人员、财务人员和员工代表等组成。监督委员会设主任一名，副主任若干名，成员若干名。

2.职责

制定和完善公司内部监督管理制度和工作流程，并监督其执行情况。

对公司招标代理业务的合法性、合规性进行全面监督，审查重大项目的招标文件、评标报告等重要文件。

受理公司内部员工和外部单位及个人对公司业务活动的投诉和举报，并进行调查处理。

定期对公司内部监督工作进行总结和评估，提出改进措施和建议。

与外部监管部门保持沟通和联系，配合其对公司的检查和调查工作。

（二）监督小组

1.组成：在各业务部门设立监督小组，由部门负责人和部分员工组成。监督小组设组长一名，成员若干名。

2.职责

负责本部门业务活动的日常监督工作，对部门员工的工作行为和业务操作进行实时监控。

及时发现和纠正本部门业务活动中存在的问题，并向监督委员会报告。

协助监督委员会开展对本部门的专项检查和调查工作。

组织本部门员工学习和遵守公司内部监督管理制度和相关法律法规。

三、业务流程监督

（一）项目承接阶段

1.客户资质审查

业务人员在承接项目前，应对客户的主体资格、信用状况、项目资金来源等进行详细调查和审查。

收集客户的营业执照、税务登记证、资质证书等相关资料，并进行核实和存档。

对于信用状况不佳或存在重大法律纠纷的客户，应谨慎承接项目，并及时向监督委员会报告。

2.项目合同签订

业务人员应按照公司规定的合同模板与客户签订招标代理合同，明确双方的权利和义务。

合同内容应包括项目名称、服务范围、收费标准、付款方式、违约责任等重要条款，确保合同条款合法、合规、公平、合理。

合同签订前，应经法务人员审核，审核通过后方可签订。

（二）招标文件编制阶段

1.文件内容审查

编制人员应严格按照法律法规和行业规范的要求编制招标文件，确保文件内容完整、准确、清晰。

监督小组应对招标文件的商务条款、技术条款、评标标准等进行审核，重点审查是否存在歧视性、排他性条款，是否符合项目实际需求。

对于重要项目的招标文件，应提交监督委员会进行审查，监督委员会应在规定时间内出具审查意见。

2.文件保密管理

参与招标文件编制的人员应严格遵守保密制度，不得泄露招标文件的内容和相关信息。

招标文件在编制过程中应进行加密存储，存储设备应设置访问权限，防止文件被非法获取。

招标文件编制完成后，应及时进行封存，并妥善保管，在开标前不得随意泄露。

（三）开标阶段

1.开标现场监督

监督人员应提前到达开标现场，对开标场地的布置、开标设备的运行情况等进行检查，确保开标活动的顺利进行。

在开标过程中，监督人员应监督开标程序的合法性和规范性，检查投标文件的密封情况、开标唱标内容的准确性等。

对于开标过程中出现的异常情况，如投标文件未密封、开标时间延迟等，监督人员应及时进行记录，并要求相关人员作出说明。

2.开标记录审核

开标结束后，监督人员应审核开标记录的真实性和完整性，确保记录内容与开标现场实际情况一致。

开标记录应由开标主持人、监督人员和投标人代表签字确认，并存档备查。

（四）评标阶段

1.评标专家抽取监督

监督人员应监督评标专家的抽取过程，确保抽取过程符合