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财务管理标准化工具集之费用报销管理模板
一、适用范围与典型应用场景
差旅费用报销：员工因公出差产生的交通、住宿、餐饮、市内交通等费用；
日常办公费用报销：购买办公用品、支付通讯费、快递费等日常办公支出；
业务招待费用报销：为开展业务招待客户、合作伙伴发生的合理餐费、活动费等；
其他合规费用报销：如培训费、资料费、会议费等符合企业财务制度的业务支出。
二、费用报销全流程操作指引
（一）第一步：费用发生与原始凭证收集
费用发生：员工因公开展业务时，需保证费用与工作内容直接相关，符合企业预算管理规定。
原始凭证收集：
费用发生后，及时取得合法合规的原始凭证（如行程单、消费明细、付款凭证等），凭证需注明费用发生日期、金额、事由及收款方信息；
若为电子凭证，需打印并加盖收款方公章（若有），或保存清晰电子版备查；
差旅住宿需提供住宿清单（含房费、日期等），交通费需提供票据或行程记录（如网约车行程单、机票订单等）。
（二）第二步：填写《费用报销单》
登录报销系统：通过企业财务系统或指定OA系统进入“费用报销”模块，新建报销单。
填写基础信息：
申请人信息：姓名（*某）、所属部门、员工编号、联系方式；
报销事由：简要说明费用发生原因（如“项目客户洽谈差旅”“部门办公耗材采购”）；
报销周期：选择费用所属月份（如“2024年X月”）。
填写费用明细：
按费用类别逐项填写（如“差旅费-交通”“办公费-耗材”），每项需注明具体日期、金额、费用说明（如“北京-高铁二等座”“A4纸500张”）；
多笔同类费用可合并填写，但需分别列明明细；
金额大小写需一致，小写前加“￥”，大写顶格书写（如“壹仟贰佰元整”）。
附件：将收集的原始凭证扫描或拍照，保证附件清晰、完整，与报销单明细一一对应。
（三）第三步：部门负责人审核
提交报销单：填写完成后，“提交”，选择审批流程中的“部门负责人”节点。
部门审核重点：
费用真实性：确认费用是否确属部门业务需要，是否存在虚报、多报情况；
预算符合性：核对费用是否在部门年度/月度预算范围内，超预算费用需提前说明原因并附审批文件；
附件完整性：检查原始凭证是否齐全、合规，与报销单信息是否一致。
审核结果：
审核通过：部门负责人在系统中“同意”，流转至下一环节；
审核不通过：注明退回原因（如“附件不全”“事由不清晰”），申请人修改后重新提交。
（四）第四步：财务部门复核
接收报销单：财务部门在系统中获取已通过部门审核的报销单，进行合规性复核。
复核内容：
票据合规性：检查原始凭证是否为合法有效凭证（如税务监制章、印章清晰），抬头是否为企业全称，金额是否准确；
报销标准：对照企业费用标准（如差旅住宿标准、招待费限额），确认费用是否超标（超标部分需附特殊说明及审批记录）；
流程完整性：确认审批流程是否完整（部门负责人、分管领导等签字齐全），报销单填写是否规范（无漏项、涂改）。
复核结果：
复核通过：财务人员在系统中标记“复核通过”，流转至审批权限人；
复核不通过：注明退回原因（如“票据抬头错误”“超标准未审批”），并通知申请人补充材料或修改。
（五）第五步：分级审批与支付
审批权限划分（根据企业金额标准示例）：
金额≤5000元：部门负责人+财务负责人审批；
5000元＜金额≤20000元：部门负责人+财务负责人+分管副总审批；
金额＞20000元：部门负责人+财务负责人+分管副总+总经理审批。
审批操作：审批人在系统中查看报销单及附件，确认无误后“同意”，若有疑问可退回补充说明。
财务支付：
审批通过后，财务部门于3个工作日内完成付款；
员工可选择企业对公账户转账（需提供收款银行卡信息）或现金领取（需注明“现金领取”并由本人签字确认）。
三、标准化报销单模板及填写说明
《费用报销单》
基础信息
内容
申请人姓名
*某
所属部门
市场部
员工编号
M2024001
报销事由
区域客户拓展差旅
费用所属月份
2024年X月
报销总金额（大写）
人民币叁仟伍佰贰拾元整
报销总金额（小写）
￥3,520.00
费用明细
日期
费用类别
金额（元）
费用说明
附件名称/数量
2024-10-15
差旅费-交通
1,200.00
北京-上海高铁二等座（往返）
高铁票2张
2024-10-15
差旅费-住宿
1,800.00
上海酒店住宿2晚
酒店发票1张
2024-10-16
业务招待费-餐饮
520.00
招待客户晚餐
餐费发票1张
附件清单
名称
数量
备注（如发票号）
高铁车票
2
G101、G102
住宿费发票
1
发票代码：X
餐费发票
1
发票代码：YYYYYYYYYYYYY
审批意见
部门负责人签字：_____________日期：______
财务复核意见：_____________日期：______
分管领导审批：__
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