供应链合作商信息档案模板.docVIP

一、档案建立与应用场景

在供应链管理中，合作商信息档案是企业实现规范化合作、风险管控及高效协同的核心工具。该档案适用于以下场景：

合作准入评估：新合作商引入时，通过档案系统化审核其资质、履约能力及信用状况，保证合作合规性；

合作过程管理：动态跟踪合作商的合作表现、交付质量及服务响应，为合作决策提供数据支撑；

风险预警与防控：通过档案中的资质有效期、历史合作记录等信息，提前识别合作风险（如资质过期、履约异常等）；

战略合作伙伴筛选：基于档案数据（如合作时长、满意度评分、创新能力等），筛选优质合作商，深化长期合作。

二、档案创建与管理流程

1.明确档案创建主体与职责

责任部门：由供应链管理部牵头，法务部、质量部、采购部协同配合；

创建人：指定专人（如供应链专员明）负责档案的初始信息录入、更新及维护，保证信息一致性；

审核人：部门负责人（如供应链经理华）对档案信息的完整性和合规性进行审核确认。

2.收集合作商基础信息

信息来源：通过合作商提交的《合作商准入申请表》、企业官网、工商公示系统等渠道收集；

核心信息：包括合作商全称、统一社会信用代码、注册地址、法定代表人、成立时间、注册资本、经营范围、主营业务等。

3.审核资质文件与合规性

必备资质文件：

营业执照（加盖公章复印件）；

行业相关许可证（如食品行业需《食品生产许可证》，物流行业需《道路运输经营许可证》）；

质量管理体系认证（如ISO9001）、环境/职业健康安全认证（如ISO14001/ISO45001，若适用）；

合作商承诺书（包括合规经营、知识产权不侵权、数据安全等承诺）。

审核要点：核对资质文件是否在有效期内，经营范围是否与合作内容匹配，是否存在行政处罚或失信记录（通过“信用中国”等平台核验）。

4.录入合作历史与绩效信息

合作信息：首次合作时录入合作产品/服务名称、合作期限、合同金额、付款方式等；

绩效记录：每次合作后，由采购部或质量部录入交付准时率、产品合格率、服务响应速度、客户满意度（1-5分制）等绩效数据。

5.动态更新与归档管理

定期更新：每季度对合作商资质有效期、联系方式、法定代表人变更等信息进行复核，发觉异常及时更新；

归档要求：档案资料分为电子档案（存储于供应链管理系统）和纸质档案（装订成册备份），电子档案需设置访问权限，保证信息安全。

三、供应链合作商信息档案模板

（一）基础信息表

项目

内容

备注

合作商全称

与营业执照一致

统一社会信用代码

注册地址

经营地址

若与注册地址不同需注明

法定代表人

姓名、职务

联系人

姓名、职务（如销售经理刚）

联系方式

（虚拟，非真实信息）

成立时间

年/月/日

注册资本

单位：万元

企业性质

□国有企业□民营企业□外资企业□合资企业□其他

主营业务

详细描述核心业务范围

合作商类型

□原材料供应商□服务商（物流/IT等）□经销商□生产商□其他

（二）资质文件清单

文件名称

文件编号

发证机关

发证日期

有效期至

是否年检

附件存放位置

营业执照

工商行政管理局

□是□否

电子档案/纸质档案

行业许可证（如适用）

行业主管部门

□是□否

电子档案/纸质档案

ISO9001质量管理体系认证

认证机构

□是□否

电子档案/纸质档案

环境体系认证（如适用）

认证机构

□是□否

电子档案/纸质档案

合作商合规承诺书

-

电子档案/纸质档案

（三）合作信息与绩效记录

合作起始时间

合作产品/服务

合同编号

合同金额（万元）

合作期限

交付准时率

产品合格率

客户满意度（分）

备注（如异常情况）

（四）风险与变更记录

记录日期

风险类型

风险描述

处理措施

负责人

结果

□资质过期□履约异常□信用风险□其他

□法定代表人变更□地址变更□联系方式变更□其他

四、档案管理关键注意事项

信息真实性保障：所有录入信息需以合作商提供的原始文件或官方渠道核验结果为准，严禁虚构或篡改，发觉信息不一致时需及时与合作商核对并更新。

资质文件时效性管理：设置资质到期提醒机制（如提前3个月），在资质临近到期前通知合作商提交续期文件，避免因资质失效影响合作。

保密与权限控制：合作商信息涉及商业机密，仅供应链管理部及相关业务部门人员可查阅，严禁向无关第三方泄露，电子档案需通过加密系统存储。

绩效数据动态跟踪：每季度对合作商绩效进行一次综合评估，评估结果作为续约、提降合作份额或终止合作的重要依据，评估报告需经部门负责人签字确认。

档案完整性核查：每年年底开展一次档案全面核查，保证基础信息、资质文件、绩效记录等无缺失，核查结果形成书面报告存档。