行政工作审批流程操作手册.docVIP

行政工作日常审批流程操作手册

一、总则

本手册旨在规范企业内部日常行政工作的审批流程，保证各项申请事项有序、高效处理，明确各环节职责与操作要求，保障行政管理工作标准化、规范化运行。

二、日常审批适用情境

行政工作中常见的审批事项主要包括但不限于：办公用品申领、会议室预订、外出公差申请、日常办公费用报销、固定资产申购、用印申请等。以下流程以通用性较强的“办公用品申领”及“会议室预订”为例进行说明，其他事项可参照核心步骤调整适用。

三、详细操作步骤

（一）办公用品申领审批流程

申请发起与信息填写

申请人登录内部办公系统（或填写《办公用品申领表》），准确填写申领物品名称、规格型号、申领数量、申领理由、预计使用日期、申领部门及申请人信息。

示例：申领A4纸（80g）5包、签字笔（黑色）10支，用于部门日常办公。

部门负责人审批

申请人提交申请后，由部门负责人（如*经理）进行初审，重点审核申领物品的必要性、数量合理性及是否符合部门预算。

审批通过：流转至下一环节；审批不通过：注明原因并退回申请人修改。

行政部审核与库存核对

行政部专员（如*专员）接收申请后，核对库存台账，确认申领物品是否在库、库存数量是否充足。

库存充足：直接审批通过并安排发放；库存不足：联系采购部门确认采购周期，反馈申请人预计到货时间，待到货后发放。

结果反馈与领用确认

行政部完成审核后，通过系统或电话通知申请人领用时间与地点。

申请人领用时需在《办公用品发放登记表》上签字确认，保证物品领取记录可追溯。

（二）会议室预订审批流程

申请信息提交

申请人通过内部预订系统（或填写《会议室预订申请表》），填写会议室名称、使用日期、具体时间段、参会人数、会议主题、所需设备（如投影仪、麦克风等）及申请人联系方式。

示例：预订3楼大会议室，2023年10月26日14:00-16:00，参会20人，主题为“季度工作总结会”，需使用投影仪。

部门负责人确认

申请人提交申请后，部门负责人确认会议安排与部门工作计划的冲突情况，审批通过后流转至行政部。

行政部协调与审批

行政部根据会议室使用优先级（如高层会议优先、重要客户会议优先）核对空闲情况，确认会议室可用性。

若遇冲突，主动与申请人协商调整时间或更换会议室；若无冲突，审批通过并锁定会议室，同时提前调试所需设备。

使用前提醒与事后反馈

会议前1个工作日，行政部通过系统或短信提醒申请人会议室信息及注意事项（如禁止吸烟、保持卫生等）。

会议结束后，申请人需在《会议室使用登记表》上签字确认，行政部检查会议室设备完好及卫生情况。

四、通用审批申请表模板

表单名称：行政事项审批申请表

申请部门

申请日期

申请人

联系方式

申请事项

□办公用品申领□会议室预订□外出公差□其他________

申请明细

（物品名称/会议室信息/事由等，可另附页）

申请理由

预计使用时间

审批意见

部门负责人

行政部审核

分管领导审批（如需）

签字：_________签字：_________签字：_________

日期：_________日期：_________日期：_________

备注

（如特殊需求、退回原因等）

五、操作要点与温馨提示

提前规划，预留时间：办公用品申领建议提前2-3个工作日提交，会议室预订建议提前1个工作日，避免因审批或库存问题影响使用。

信息准确，完整填写：申请表中的物品名称、数量、时间等信息需准确无误，模糊表述（如“一批”“若干”）可能导致审批延误。

按序审批，不得越级：严格按照“申请人→部门负责人→行政部→分管领导（如需）”的顺序提交，非特殊情况不得越级审批。

及时沟通，反馈结果：若申请被退回或需补充信息，行政部需在1个工作日内通知申请人，申请人应在收到通知后4小时内响应处理。

规范使用，节约成本：办公用品按需申领，杜绝浪费；会议室使用后保持整洁，爱护设备，损坏需照价赔偿并按规定报修。

本手册自发布之日起执行，如有调整以行政部最新通知为准。