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行政公文写作模板规范文件格式及内容要求
一、适用范围与典型应用场景
本规范适用于各级机关、企事业单位及其他社会组织在行政工作中拟制的各类法定公文及事务性公文，包括但不限于：部署工作的通知、汇报情况的报告、请求指示的请示、商洽事宜的函、记录会议精神的纪要、表彰先进的通知、答复事项的批复等。典型应用场景涵盖日常行政管理、跨部门沟通、向上级汇报、对下级部署、对外联络等，保证公文写作的规范性、严肃性和高效性，提升行政工作效率与质量。
二、公文撰写标准化操作流程
（一）准备阶段：明确核心要素
确定文种与发文目的
根据行文需求（如部署、汇报、请求、商洽等）选择恰当文种，明确公文要解决的核心问题（如“关于召开年度工作会议的通知”“关于申请办公经费的请示”）。避免文种混用（如将“请示”与“报告”混用，“函”与“请示”混用）。
收集与核实信息
收集与公文内容相关的背景资料、数据、政策依据等，保证信息真实、准确、完整。涉及数据需注明来源（如“据2023年第三季度统计数据显示”），引用政策需注明文件名及文号（如“根据《省机关事务管理办法》（X办发〔2023〕5号）要求”）。
确定主送与抄送机关
明确公文的接收主体（主送机关），如“各部门、各直属单位”“市人民”；需知晓公文内容的机关列为抄送机关，如“省财政厅”“集团办公室”。主送机关应单一，如需同时送多个机关，应使用“分送：X、X、X”表述。
（二）起草阶段：构建公文框架
标题拟定
标题应准确概括公文主要内容，一般采用“发文机关+事由+文种”格式（如“市人民办公室关于开展全市安全生产大检查的通知”），事由部分应简明扼要，避免使用“关于……的申请”“关于……的报告”等冗余表述。
主送机关标注
标题下方顶格书写主送机关名称，后加冒号“：”。如主送机关较多，用逗号“，”隔开，最后一个主送机关名称后加冒号；如需分送不同层级或类型机关，分行排列，后加冒号。
撰写
是公文核心，需逻辑清晰、层次分明，一般分为“开头（缘由）—主体（事项）—结尾（要求）”三部分：
开头：说明发文依据、目的或背景，常用“根据……”“为……现就……事项通知”等表述。
主体：阐述具体事项、措施、要求等内容，可分条列项（用“一、”“（一）”“1.”“（1）”序号），每条内容单一，表述准确。
结尾：根据文种提出执行要求或结束语，如通知常用“请遵照执行”“特此通知”，报告常用“以上报告，请审阅”，请示常用“妥否，请批示”。
附件说明
下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称（如“附件：1.市2024年度重点项目清单”）。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注序号（如“附件：1.2.”）；附件名称后不加标点符号。
发文机关与成文日期
发文机关：下空一行右空四字编排发文机关全称（如“市人民办公室”），以机关名义发文需加盖公章，印章上沿不压，下压成文日期。
成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全（如“2024年3月15日”），右空四字编排，年份应标全称，不编虚位（如“2024年”不写“24年”）。
（三）审核阶段：保证公文质量
自查与修改
起草人完成初稿后，重点检查：文种是否恰当、内容是否完整、逻辑是否清晰、数据是否准确、格式是否规范、语言是否简练。对表述不清、存在歧义的内容进行修改，删除冗余语句。
部门审核
公文需经本部门负责人审核，重点审核：内容是否符合本部门职责、是否与其他部门工作冲突、涉及其他部门的事项是否已会签。审核通过后，负责人签字确认。
领导签发
根据公文内容和重要性，按权限报请领导签发。一般性事务公文由分管领导签发，重要公文（如涉及重大决策、人事任免、资金安排等）需报请主要领导签发。签发人需在发文机关处签署姓名及签发日期（如“同志2024年3月16日”）。
（四）印发阶段：规范制作与分发
排版与校对
按公文格式要求排版（字体、字号、行距、页码等），详见“三、常用公文模板要素对照表”。排版后由专人校对，重点检查文字、标点、格式、附件等是否无误，保证“零差错”。
用印与登记
公文经校对无误后，按签发意见加盖公章（骑年盖月，即印章中心压成文日期年份，月份在印章内）。用印后填写《公文印发登记表》，记录公文标题、文号、印发份数、分发范围等信息。
分发与归档
按照主送、抄送范围分发公文，通过机要渠道、内部办公系统或专人送达。分发后及时将公文原稿（包括修改痕迹、签发单）、正本、电子版等整理归档，保证档案完整。
三、常用公文模板要素对照表
（一）通知模板
格式要素
内容要点
标题
发文机关+事由+文种（如“公司关于2024年清明节放假安排的通知”）
主送机关
需执行通知内容的部门/单位（如“各部门、各子公司：”）
开头
说明发文依据/目的（如“根据国务院办公厅节假日安排通知精神，结合公司实际，现将2024年清明节放假安排通知”）
主
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