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商务合同审批管理标准化表单使用指南

一、表单适用业务场景

本标准化表单适用于企业各类商务合同的审批管理流程，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、合作协议等所有对外签署的具有法律约束力的文件。当企业业务部门需与外部单位（如供应商、客户、合作方等）确立权利义务关系、明确合作条款时，均需通过本表单完成内部审批，以保证合同内容合法合规、条款清晰明确、风险可控，同时实现审批流程标准化、规范化，提高合同管理效率。

二、标准化审批流程操作步骤

（一）合同发起与信息填写

发起申请：由业务部门经办人（**）根据合作需求，在系统中发起合同审批流程，或填写《商务合同审批管理标准化表单》纸质版。

填写基本信息：完整填写合同核心信息，包括但不限于：

合同名称（需准确反映合同性质，如“设备采购合同”“项目技术服务合同”）；

合同编号（按公司统一规则编制，如“CG-2024-部门-001”）；

签订日期（预计签署日期）；

对方单位全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式（保证与营业执照信息一致）；

本方单位信息（自动带出或确认）；

合同类型（勾选采购/销售/服务等类别）；

合同总金额（大小写一致，明确币种）；

合同期限（起始至终止日期，或阶段性节点）；

主要内容概述（简述合作标的、数量、质量标准、付款方式、违约责任等核心条款）。

附件/附送：需同步提交以下材料（作为表单组成部分）：

合同草案（加盖对方单位公章或合同章的扫描件/复印件）；

对方单位营业执照复印件（需加盖公章，保证在有效期内）；

授权委托书（如对方签约人非法定代表人，需提供法定代表人签字并加盖公章的授权委托书，载明委托事项和权限）；

其他支撑材料（如招标文件、中标通知书、技术协议、报价单等，根据合同类型补充）。

（二）部门负责人初审

审核重点：业务部门负责人（**）需从业务必要性、条款合理性、资源匹配度三方面进行初审：

确认合同是否符合部门年度工作计划及业务发展需求；

审核合同主要条款（如标的、价格、交付期限）是否与前期沟通一致，是否存在明显利益失衡；

评估本方履约能力（如资金、人员、技术是否到位）。

审核动作：

若初审通过，在表单“部门负责人意见”栏签字确认，并注明“同意提交下一环节”，同时明确合同级别（如一般合同/重大合同，根据公司金额标准划分）；

若初审不通过，需在意见栏说明具体原因（如“价格超出预算”“条款存在重大风险”），退回经办人修改后重新发起。

（三）法务合规审核

审核重点：法务专员（**）从法律合规性、风险防控角度进行专业审查：

合同主体资格：对方单位是否具备相应民事行为能力（如经营范围、资质许可）；

合同条款合法性：检查是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效、可撤销条款；

权责对等性：双方权利义务是否明确，违约责任是否对等，争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖约定是否清晰；

关键条款风险：重点审核知识产权、保密义务、不可抗力、解除条件等条款是否存在漏洞。

审核动作：

若审核通过，在“法务合规意见”栏签字，可标注“无修改意见”或提出微调建议（如“建议补充‘不可抗力’定义”）；

若审核不通过，需逐条列出法律风险点，并给出修改建议（如“付款条件不明确，建议增加‘验收合格后30日内支付’”），退回业务部门与对方协商修订后重新提交。

（四）财务部门审核

审核重点：财务经理（**）聚焦资金安全、财务合规性及税务影响：

合同金额与预算匹配性：是否超出部门年度预算，如超预算需附预算调整审批单；

付款方式与节奏：分期付款的节点是否合理，是否符合公司资金管理制度；

发票与税务条款：明确发票类型（如增值税专用发票）、开具时间、税率等，保证进项抵扣合规；

资金风险：大额合同需评估对方履约能力，必要时要求提供担保或保证金。

审核动作：

若审核通过，在“财务审核意见”栏签字确认，可备注“付款方式可行”“税务条款合规”；

若审核不通过，说明财务风险（如“付款节点前置，可能导致资金占用”），并提出修改意见（如“建议调整为‘验收合格且收到发票后支付’”），退回业务部门调整。

（五）管理层审批

审批层级划分：根据合同金额、重要性及公司授权制度，确定最终审批人：

一般合同（金额≤万元）：由分管副总（**）审批；

重大合同（金额＞万元或涉及核心业务）：由总经理（**）审批；

特殊合同（如对外投资、并购等）：提交总经理办公会或董事会集体审议。

审批重点：管理层从公司战略、整体利益、风险可控性角度进行最终决策：

审核合同是否符合公司长期发展战略；

评估合作方对公司业务的价值及潜在风险；

确认审批流程是否完整（前置环节是否均通过）。

审批动作：

若审批通过，在“管理层审批意见”栏签字，并明确“同意签署”“同意按意见修改后签署”；

若审批不通过，注明不予批准的理由（如“不符合公司战略方向”“风险