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食品采购管理制度

一、总则

食品采购是保障食品安全与质量的第一道关口，亦是企业运营管理的重要环节。为规范食品采购行为，确保采购食品的安全、优质与合规，降低采购风险，提高采购效率与效益，特制定本制度。本制度旨在为食品采购活动提供明确指引，确保从源头把控食品质量，维护消费者权益，并促进企业的可持续发展。凡涉及本单位食品及与食品相关的原料、辅料、包装材料等的采购活动，均须遵循本制度。

二、采购原则

食品采购工作应严格遵循以下原则，确保采购活动的合法性、合理性与安全性：

1.安全优先原则：将食品安全置于采购工作的首位，坚决杜绝采购来源不明、不符合食品安全标准的食品及相关产品。

2.质量为本原则：在符合安全标准的前提下，追求食品的内在品质与感官特性，确保采购产品满足既定的质量要求。

3.合规守法原则：严格遵守国家及地方有关食品安全、采购管理的法律法规及行业规范，确保采购流程合法合规。

4.经济高效原则：在保证安全与质量的基础上，通过比价、议价等方式，力求以合理成本获取优质产品，提升采购资金的使用效益。

5.公开透明原则：采购过程应保持一定的透明度，关键环节如供应商选择、价格确定等应规范操作，避免暗箱操作。

三、采购流程管理

规范的采购流程是确保采购工作有序进行的基础，各环节应紧密衔接，责任到人。

1.需求提报与审批：

各使用部门根据实际经营需求，提出食品采购申请，明确品名、规格、数量、质量要求、预计使用时间等信息。申请须经部门负责人审核，并按权限报相关领导审批。对于常规性采购，可制定周期性采购计划。

2.供应商选择与询价：

采购人员应在合格供应商名录中选取备选供应商。对于新的供应商，须按本制度第四章规定进行严格审核与评估，合格后方可纳入名录。采购人员应向至少两家及以上合格供应商进行询价，获取产品信息、报价及相关资质证明，进行综合比较。

3.合同签订（如适用）：

对于长期合作或大额采购，应与供应商签订书面采购合同，明确产品质量标准、数量、价格、交货期、验收方式、违约责任、食品安全责任等条款。合同文本应符合法律规定，并经相关部门审核。

4.订单下达与执行：

确定供应商后，下达正式采购订单，明确各项采购要素。采购人员应与供应商保持沟通，跟踪订单执行情况，确保按时供货。

5.到货验收：

食品到货后，由仓库管理人员或使用部门指定人员会同采购人员共同进行验收。验收内容包括但不限于：产品感官性状、包装完整性、标签标识（生产日期、保质期、成分表、生产厂家等）、随货同行的检验合格证明、检疫证明（如适用）等。对不符合要求的产品，应拒绝接收并及时通知供应商处理。

6.付款结算：

验收合格后，财务部门根据采购合同、验收单、合法票据等凭证，按约定方式及时办理付款结算手续。

四、供应商管理

供应商的选择与管理是保障食品质量安全的关键环节，应建立严格的准入、评估与退出机制。

1.供应商准入：

选择具有合法资质、良好信誉和稳定供货能力的供应商。供应商应能提供有效的营业执照、食品生产许可证或食品经营许可证等相关资质证明文件。必要时，可对供应商进行实地考察，了解其生产经营条件、质量管理体系等。

2.供应商档案：

为每个合格供应商建立档案，收录其资质证明、联系方式、供应产品种类、历史交易记录、质量反馈等信息，并定期更新。

3.供应商评估：

定期对供应商的履约能力、产品质量稳定性、价格竞争力、售后服务、食品安全管理水平等进行评估。评估结果作为是否继续合作的重要依据。

4.动态管理：

对评估不合格或发生食品安全问题的供应商，应及时暂停合作或终止合作，并从合格供应商名录中清除。鼓励与优质供应商建立长期稳定的合作关系。

五、验收管理

严格的验收程序是防止不合格食品流入的重要屏障。

1.验收人员职责：

验收人员须熟悉食品基本知识及相关验收标准，认真负责，坚持原则，对验收结果负责。

2.验收标准：

依据国家食品安全标准、采购合同约定的质量要求及产品本身的特性进行验收。重点关注生产日期与保质期，确保所收食品在保质期内且有合理的剩余存储时间。

3.验收记录：

详细记录验收情况，包括产品名称、规格、数量、供应商名称、生产日期/批号、保质期、验收结果、验收人、验收日期等信息，并妥善保存。

4.问题处理：

对验收中发现的不合格食品，应立即隔离存放，做好标识，并及时上报采购部门及相关负责人，由采购部门与供应商协商退换货或其他处理方式，并记录处理结果。

六、记录与档案管理

完善的采购记录与档案管理是追溯食品来源、应对食品安全事件的重要依据。

1.记录内容：

采购过程中的各类记录，如采购申请单、询价单、采购合同、采购订单、验收单、入库单、出库单、供应商资质文件、产品检验合格证明、采购发票、付款凭证等，均应齐全、准确、清晰。