会议记录模板决策事项跟进执行版.docVIP

会议记录模板决策事项跟踪执行版

引言

会议是企业高效协作的核心场景，但传统会议记录常存在“决策模糊、责任不清、跟进脱节”等问题，导致重要事项落地困难。本模板聚焦“决策-执行-跟踪”全流程，通过结构化记录与责任闭环管理，保证会议成果转化为实际行动，适用于项目推进会、月度复盘会、跨部门协调会等各类需跟踪决策落地的场景。

适用场景与核心价值

适用场景

项目型会议：如项目启动会、里程碑评审会，需明确关键任务、责任人与时间节点；

问题解决会：如故障复盘会、流程优化会，需记录决策方案与改进措施；

规划类会议：如年度目标拆解会、季度工作部署会，需跟踪战略落地的具体行动；

跨部门协同会：如资源协调会、需求对接会，需明确接口人与交付标准。

核心价值

决策可视化：结构化呈现决策内容，避免“议而不决”；

责任可追溯：明确每个行动项的负责人与截止时间，杜绝“无人认领”；

进度可控化：通过定期更新状态，实时掌握执行进展，提前预警风险；

经验可沉淀：留存决策过程与执行结果，为后续会议提供参考依据。

模板使用全流程指南

一、会前准备：明确目标，梳理议题

确认会议核心目标：提前与主持人沟通，明确本次会议需达成的决策目标（如“确定项目延期解决方案”“明确Q3市场推广策略”），避免议题发散。

梳理议题与预判决策点：列出会议议程，标注需形成决策的关键议题（如“是否增加预算”“资源分配方案”），并预判可能的决策方向，提前准备记录框架。

准备参会人员信息：收集参会人名单（含部门、职务），保证记录时能准确标注责任主体。

二、会中记录：聚焦决策，区分“决策”与“行动”

会议记录需区分“决策事项”（结论性内容）和“行动项”（需执行的任务），避免混为一谈。

1.记录核心信息

会议基本信息：时间（年/月/日上/下午时分-时分）、地点（会议室/线上会议）、主持人、参会人（含缺席人员及原因）、记录人。

议题与讨论摘要：按议程顺序记录，每个议题需包含“讨论背景-核心观点-争议点-结论”，突出关键信息（如“经讨论，一致认为方案成本更低，但需验证技术可行性”）。

2.提炼决策事项

定义：对议题形成的最终结论、需共同遵守的规则或资源分配结果。

记录要点：

事项编号（如“D-001”）；

关联议题（如“Q3市场推广预算分配”）；

决策内容（明确、可量化，避免“尽快推进”“研究一下”等模糊表述）；

决策依据（如“基于用户调研数据”“参考行业最佳实践”）；

决策时间（精确到分钟，如“2024-05-2014:30”）。

3.拆解行动项

定义：为落实决策需具体执行的任务，是跟踪的核心对象。

记录要点：

行动项编号（与决策项关联，如“D-001-A1”）；

关联决策项（明确该行动项服务于哪个决策）；

任务描述（具体动作+交付标准，如“完成方案初稿，包含预算明细与时间表”）；

负责人（唯一责任人，避免“多人负责”，可标注“牵头人：经理，协办人：专员”）；

计划完成时间（明确日期，避免“本周内”“下月初”，可细化到“2024-05-2517:00”）；

优先级（高/中/低，根据任务紧急程度标注）；

所需资源（如“需市场部提供用户画像数据”“申请预算5万元”）。

三、会后整理：填充模板，分发确认

24小时内完成纪要整理：根据会中记录，填充完整模板，重点核对决策项与行动项的准确性（如负责人、时间、描述是否清晰）。

分发与确认：通过邮件/企业将会议纪要发送给所有参会人，要求负责人在2个工作日内确认行动项（如有异议需反馈，逾期未确认视为默认）。

同步存档：将纪要存至共享文档（如企业网盘、项目管理工具），标注“会议记录-YYYYMMDD”，方便后续查阅。

四、持续跟踪：更新状态，闭环管理

定期更新进度：负责人需按计划完成时间前1天，在纪要中更新行动项状态（如“进行中-已完成80%”“需延期-因原因需延至2024-05-30”），记录人每周汇总进度。

设置跟踪节点：对长期行动项（如跨度超过1周），设置中间检查点（如“每周五17:00更新进度”），避免进度脱节。

闭环管理：行动项完成后，负责人需提交交付物（如文档、报表、系统截图），记录人标记“已完成”，并关联原始决策项，形成“决策-执行-反馈”闭环。

模板表格设计

表1：会议基本信息表

项目

内容

会议名称

例：2024年Q3产品迭代项目推进会

会议时间

2024-05-2014:00-16:30

会议地点

公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议号：*–）

主持人

*总监（产品部）

参会人

经理（研发部）、专员（市场部）、主管（运营部）、助理（财务部）

缺席人员及原因

*总监（市场部）：因客户拜访未能参会，会前提交书面意见

记录人

*专员（行政部）

表2：决策事项清单

决策项编号

关联议题

决策内容

决策依据

决策时间

负责人

D-001

Q