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企业行政管理文件存档与归档规范工具

一、适用范围与应用场景

本工具适用于企业各部门在行政管理活动中形成的各类具有保存价值的文件材料，涵盖制度规范、合同协议、会议纪要、请示报告、证照资质、工作总结等纸质及电子文件。具体应用场景包括：日常行政文件系统化管理、年度审计资料调取、历史工作追溯、合规性检查、部门间文件共享等，旨在保证文件材料的完整性、安全性及可利用性，为企业运营管理提供有效支撑。

二、标准化操作流程

（一）文件收集

收集范围：各部门在行政管理中形成的、办理完毕且具有查考利用价值的文件，包括但不限于：

制度类：公司及各部门发布的规章制度、管理办法、操作流程等；

合同类：各类行政服务合同（如办公场地租赁、物业管理）、采购合同（非生产类）、协议等；

会议类：各类行政会议（如总经理办公会、行政工作例会）的纪要、议程、签到表等；

报告类：部门工作计划、总结、请示、批复、调研报告等；

证照类：公司营业执照、组织机构代码证、各类资质证书（如卫生许可、消防验收）的正本及复印件；

其他类：培训记录、活动方案、检查通报等具有保存价值的文件材料。

收集责任：各部门指定专人（如*专员）负责本部门文件收集，保证文件齐全、字迹清晰、格式规范。

收集时间：文件办理完毕后5个工作日内，由部门收集人移交至行政部档案管理员（如*主管）。

（二）文件分类

一级分类：按文件性质分为6大类，编码

制度类（ZD）、合同类（HT）、会议类（HY）、报告类（BG）、证照类（ZZ）、其他类（QT）。

二级分类：在一级分类基础上，按文件内容细分。例如：

会议类（HY）可分为：总经理办公会（HY01）、行政工作例会（HY02）、专题会议（HY03）；

报告类（BG）可分为：工作计划（BG01）、工作总结（BG02）、请示报告（BG03）。

（三）文件编号

编号规则：统一采用“部门代码-年份-文件类别代码-流水号”格式，示例：XZ-2024-ZD-001（行政部2024年制度类第1号文件）。

部门代码：使用部门名称拼音首字母（如行政部-XZ、财务部-CW、人力资源部-RLZY）。

流水号：每年从“001”开始按顺序编制，跨年重新编号。

（四）文件登记

登记要求：文件移交时，填写《行政管理文件归档登记表》（详见第三部分），一式两份，行政部与移交部门各存一份。

登记内容：文件名称、文号/编号、形成部门、形成日期、密级（公开/内部/秘密）、保管期限、页数、存放位置（档案柜-层-列）、归档人、归档日期。

（五）文件整理

检查核对：档案管理员对移交文件进行检查，保证文件齐全、无缺页、无涂改（特殊情况需说明并签字确认）。

装订规范：纸质文件去除金属夹，采用左侧装订，对大于A4的文件进行折叠，保证展开后无遮挡；秘密级文件使用档案专用袋封装，标注密级及编号。

标注信息：在文件首页右上角用铅笔标注归档编号，电子文件以归档编号为文件名（如“XZ-2024-ZD-001.docx”），存储于指定服务器文件夹。

（六）档案归档

存放要求：

纸质档案：按分类编号顺序存放于档案室专用档案柜，柜体张贴分类标签（如“制度类-2024年”）；

电子档案：同步归档至企业档案管理系统，建立分类文件夹，定期（每月）进行备份。

环境管理：档案室需配备防火、防潮、防虫、防盗、防高温设备，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%。

（七）档案保管

定期检查：档案管理员每季度对纸质档案进行检查，查看是否有霉变、虫蛀、破损等情况，发觉问题及时处理。

保管期限：根据文件价值确定保管期限，参考标准

长期：公司基本制度、营业执照、重要合同（如10年以上租赁合同）；

10年：会议纪要、年度工作计划与总结、请示报告；

5年：一般通知、培训记录、活动方案；

短期：临时性文件（如会议通知、签到表）。

电子备份：电子档案每月由档案管理员刻录光盘备份，一式两份，异地存放一份。

（八）档案利用

借阅流程：

内部员工因工作需要借阅档案，填写《档案借阅申请表》，经部门负责人签字后交行政部审批；

秘密级档案需经分管领导（如*总）签字批准；

借阅期限不超过7天，到期需归还；如需续借，需重新申请。

利用要求：

借阅人不得涂改、勾画、抽取、撤换档案文件；

秘密级档案不得带离档案室，需在指定区域查阅；

电子档案仅限在企业内部系统查阅，禁止或外传（经审批除外）。

（九）档案销毁

销毁条件：保管期限届满、无需继续保存的档案，由档案管理员编制《档案销毁审批表》。

审批流程：《档案销毁审批表》经行政部审核、分管领导批准后，由两人以上（如档案管理员、行政部负责人）共同监销。

销毁记录：销毁过程中填写《档案销毁记录表》，注明销毁档案名称、编号、数量、日期、监销人，记录存档保存10年。

三、常用模板工具表单

（一）行政管理文件归档登记表

序号

文件名称

文号/编号