合同审核及归档标准化工具.docVIP

合同审核及归档标准化工具模板

一、核心应用场景

本工具适用于企业法务部、采购部、销售部、行政部等涉及合同全生命周期管理的部门，具体场景包括：

日常合同审核：针对采购合同、销售合同、服务合同等标准化文本，进行合规性与风险把控；

批量合同归档：对已生效合同进行分类、编号、登记，实现档案规范化管理；

跨部门协作审核：协调业务、财务、法务等多部门对复杂合同进行联合评审；

历史合同整理：对过往纸质或电子合同进行回溯性整理，补全缺失信息，保证可追溯性。

二、标准化操作流程

流程目标：保证合同审核高效、风险可控，归档完整有序，规避管理漏洞。

步骤1：合同接收与初步登记

责任人：行政部/合同管理员（张*）

操作内容：

收到合同文本（纸质或电子版）后，检查合同基本信息是否完整，包括合同名称、签订双方、签订日期、合同金额、标的描述等；

若信息缺失，立即联系业务经办人（李*）补充完整；

填写《合同接收登记表》（见模板1），分配唯一合同编号（规则：年份-部门-序号，如2024-采-001），并同步至合同管理系统。

步骤2：初步审核（形式与完整性审查）

责任人：业务部门负责人（王*）

审核要点：

合同主体是否与公司营业执照、授权委托书一致，避免超越代理权限；

合同内容是否与业务需求、招投标文件（若有）一致，关键条款（如金额、履行期限）是否明确；

附件（如技术协议、验收标准）是否齐全，与主合同无冲突。

输出结果：若通过，流转至法务部；若不通过，标注问题并退回业务部门修改。

步骤3：专项审核（法务与财务风控）

责任人：法务专员（赵）、财务专员（刘）

法务审核要点：

合同条款是否符合《民法典》等法律法规，是否存在无效、可撤销风险；

违约责任、争议解决方式（如仲裁/诉讼管辖地）、知识产权归属等条款是否明确、公平；

涉及特殊行业（如医疗、建筑）的合同，是否符合行业监管要求。

财务审核要点：

合同金额与预算、审批流程是否匹配，付款条件、开票信息是否清晰；

是否存在潜在财务风险（如预付款比例过高、质保金缺失）。

输出结果：法务与财务分别填写《合同审核意见表》（见模板2），若均通过，进入最终审核；若存在分歧，组织三方会议协商解决。

步骤4：最终审核与签署

责任人：公司授权代表（如总经理陈*）

操作内容：

综合法务、财务及业务部门意见，确认合同无重大风险；

审批通过后，按公司授权流程签署合同（纸质合同需加盖骑缝章，电子合同使用合法数字签名）；

签署后1个工作日内，将最终版合同同步至合同管理系统，并通知归档。

步骤5：合同归档

责任人：合同管理员（张*）

操作内容：

电子归档：将最终版合同（PDF格式）、审核过程中的修改记录、附件等统一至合同管理系统，按编号分类存储，保证可检索；

纸质归档：打印纸质合同（含签署页），与《合同审核登记表》《合同审核意见表》等材料一并装入档案袋，标注合同编号及名称，存放至指定档案柜；

填写《合同归档清单》（见模板3），记录归档日期、存放位置、档案盒编号等信息，保证账实一致。

步骤6：归档后管理

责任人：法务部/行政部

操作内容：

定期（每季度）检查合同档案完整性，保证电子与纸质档案一致；

合同到期前1个月，提醒业务部门跟进续签、终止或履约情况；

超过保存期限的合同（如保管期限为10年），按公司档案管理规定销毁，并记录销毁清单。

三、配套工具模板

模板1：合同接收登记表

合同编号

合同名称

签订双方

签订日期

合同金额（元）

业务经办人

接收日期

归档状态

2024-销-005

软件采购合同

A科技有限公司/本公司

2024-03-15

500,000

李*

2024-03-16

待归档

2024-采-012

办公设备租赁合同

B租赁公司/本公司

2024-03-20

120,000

王*

2024-03-21

已归档

模板2：合同审核意见表

合同编号

审核环节

审核部门

审核人

审核日期

审核意见

处理结果

2024-销-005

法务审核

法务部

赵*

2024-03-17

第5条违约责任约定过轻，建议增加“逾期付款按日万分之五支付违约金”

修改后通过

2024-销-005

财务审核

财务部

刘*

2024-03-17

付款方式中“预付款50%”符合预算，需补充“质保金10%待验收合格后支付”

已补充

模板3：合同归档清单

归档编号

合同编号

合同名称

存放位置（档案柜-盒）

归档日期

保管期限

备注

2024-归-008

2024-销-005

软件采购合同

A柜-3盒

2024-03-25

10年

含电子版

2024-归-009

2024-采-012

办公设备租赁合同

A柜-3盒

2024-03-28

10年

附租赁协议

四、关键注意事项

审核环节不可逆：未完成初步审核的合同不得进入法务审核，未通过法务/财务审核的合同不得签署，避免流程倒置