行政采购审批及供应商管理工具包.docVIP

行政采购审批及供应商管理工具包

一、工具包适用范围与典型应用场景

本工具包适用于企业各部门日常行政类采购需求的全流程管理，涵盖办公用品、办公设备、后勤服务（如保洁、绿化、设备维修）、会议物资等非生产性采购场景。典型应用包括：

部门因新增人员或业务扩展需采购办公桌椅、电脑等基础设备；

月度/季度办公用品（如纸张、文具、耗材）的集中采购；

后勤保障类服务（如空调维护、绿植养护）的供应商引入与管理；

临时性会议、活动所需物资的紧急采购。

通过标准化流程与工具，保证采购行为合规、高效，同时实现对供应商资质、服务质量的动态管控。

二、标准化操作流程指引

（一）需求提出与部门初审

需求发起：申请人根据部门实际需求，填写《行政采购申请表》（详见模板一），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途及期望交付时间。

部门审核：部门负责人对采购需求的必要性、合理性及预算匹配性进行审核，确认后签字。若采购金额超过部门年度预算额度，需提交分管领导审批。

（二）采购申请提交与信息核对

提交申请：申请人将审核通过的《行政采购申请表》提交至采购专员*，同时附上相关支撑材料（如技术参数要求、过往采购记录等）。

信息核对：采购专员核对申请信息的完整性（如规格、预算、审批签字等），对信息不全或表述模糊的，要求申请人补充完善。

（三）供应商选择与比价

根据采购金额及物品/服务特性，选择对应的供应商选择方式：

小额采购（≤5000元）：从《合格供应商名录》（详见模板三）中选择1-3家供应商进行询价，填写《供应商比价表》（详见模板二），优先选择性价比高、服务及时的供应商。

大额采购（＞5000元）：若《合格供应商名录》内供应商不足3家，需启动供应商寻源流程（可通过行业推荐、公开招标等方式引入新供应商），组织不少于3家供应商参与报价，必要时邀请需求部门、财务部门共同参与比价。

单一来源采购：仅能从唯一供应商处采购（如专利产品、定制化服务），需填写《单一来源采购说明表》，经采购经理及分管领导审批后执行。

（四）合同拟定与审批

合同拟定：采购专员根据确定的供应商信息及采购需求，拟定《行政采购合同》（详见模板四），明确双方权利义务、交付标准、验收方式、付款条件、违约责任等条款。

合同审批：合同依次经由采购专员、采购经理、法务专员（金额≥2万元需法务审核）、分管领导审批。审批通过后，加盖公司公章，合同正本交供应商，副本由采购部、财务部、需求部门存档。

（五）履约验收与确认

交付验收：供应商按合同约定交付物品/服务后，由需求部门牵头，采购专员、使用人共同参与验收：

实物类：核对数量、规格、质量是否与合同一致，测试功能是否正常；

服务类：检查服务内容是否达标、服务记录是否完整（如保洁服务的频次、设备维修的响应时间）。

验收确认：验收合格后，三方在《行政采购验收单》（详见模板五）上签字确认；若不合格，需在验收单中注明问题，要求供应商限期整改，整改后重新验收。

（六）付款申请与结算

付款申请：采购专员凭《采购申请表》《采购合同》《验收单》及供应商开具的合规票据（需注明公司名称、税号等），填写《付款申请单》，提交财务部。

财务审核：财务部核对单据的完整性、合规性及付款条件是否达成（如验收合格、发票无误），确认无误后提交财务经理及分管领导审批。

款项支付：审批通过后，财务部按合同约定方式（如银行转账）向供应商付款，付款后留存付款凭证。

三、常用工具表格模板

模板一：行政采购申请表

申请部门

申请人

采购日期

期望交付时间

采购物品/服务明细

序号

名称

规格型号

数量

1

2

审批意见

部门负责人签字：

日期：

分管领导签字：

日期：

模板二：供应商比价表

采购项目名称：

比价日期：

供应商信息

序号

供应商名称

联系人

联系方式

1

2

3

比价结论：

推荐供应商：

理由：

采购专员签字：

日期：

采购经理签字：

日期：

模板三：合格供应商名录（节选）

序号

供应商名称

主营范围

资质等级

合作期限

历史合作评价（质量/服务/交付）

负责人

联系方式

1

*办公用品有限公司

办公用品销售

一般纳税人

2023-2025

质量稳定，交付及时

张经理

2

*设备维修服务中心

办公设备维修

专项资质

2022-2024

响应快，维修质量良好

李经理

1395678

模板四：行政采购合同（简化版）

合同编号：CG-2024-X

甲方（采购方）：X公司

乙方（供应方）：X公司

签订日期：2024年X月X日

1.采购内容

物品/服务名称

规格型号

数量

单价（元）

总价（元）

交付时间

交付地点

2.质量标准与验收

乙方交付物品须符合国家质量标准及甲方技术参数要求；

验收合格标准：甲方按本合同约定及附件《技术参数要求》进行验收，验收合格后签署《验收单》。

3.付款方式