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会议纪要标准撰写工具

一、适用工作场景

本工具适用于各类工作场景中的会议记录与整理，包括但不限于：

部门例会：如周会、月度工作总结会，用于同步进度、明确分工；

项目推进会：如项目启动会、阶段复盘会，用于对齐目标、跟踪问题；

跨部门协调会：如资源对接会、流程优化会，用于明确协作边界、解决争议；

专项任务讨论会：如客户需求沟通会、制度修订研讨会，用于聚焦核心议题、输出结论；

高层决策会：如战略规划会、年度目标制定会，用于记录关键决策、落实责任主体。

二、标准撰写流程

（一）会前准备：奠定记录基础

明确会议目的：提前与主持人确认会议主题、预期目标及核心议题，避免记录偏离方向。

收集背景资料：获取会议议程、相关报告、过往纪要等材料，熟悉讨论背景，记录时可快速关联信息。

准备记录工具：根据会议类型选择记录方式（如电子文档、手写笔记、协作平台模板），准备好议程表、参会人员名单等模板框架。

（二）会中记录：聚焦核心信息

标记基础信息：实时记录会议名称、时间、地点、参会人员（含主持人、记录人）、缺席人员及原因等基础要素，保证信息完整。

按议程顺序记录：根据会议议程逐项记录，重点标注“讨论要点”“争议点”“结论”“待办事项”四类核心内容，避免流水账式记录。

精准提炼发言要点：对关键发言（如主持人总结、负责人表态、解决方案）进行概括性记录，避免冗长原文，优先记录“谁提了什么观点”“达成了什么共识”。

标注待办事项：对需跟进的任务，即时标注“任务描述、负责人、完成时限、所需资源”四要素，可使用符号（如“【待办】”）区分，便于会后整理。

（三）会后整理：形成规范纪要

核对信息完整性：对照会议录音（如有）、笔记及议程，补充遗漏信息，保证时间、人物、结论等关键数据准确无误。

结构化梳理内容：按“基础信息-会议议程-讨论与决议-待办事项-附件”框架整理，将零散记录归类，逻辑清晰、层次分明。

语言精炼化处理：删除口语化表达、重复内容，使用“一致同意”“明确要求”“需进一步调研”等规范表述，保证语言简洁、无歧义。

审核与分发：完成后交由主持人或相关参会人审核，确认无遗漏或误解后，在24小时内分发至所有参会人员及相关方，并同步归档至指定文件系统。

三、会议纪要标准模板

会议纪要

会议名称

会议时间

年月日时分-时分

会议地点

主持人

记录人

参会人员

（部门：姓名/职务，如：市场部：经理；研发部：工）

缺席人员

（姓名/职务，原因：如：*请假）

列席人员

（如有，填写姓名/部门）

会议议程

1.2.3.

一、议题一：[议题名称]

讨论要点

?关键观点1（发言人：）：?关键观点2（发言人：）：?争议点：（如有，记录不同意见）

决议结论

（明确结论，如：同意采用方案A，暂缓方案B）

二、议题二：[议题名称]

讨论要点

?关键观点1（发言人：）：?关键观点2（发言人：）

决议结论

三、待办事项清单

序号

任务描述

负责人

完成时限

所需资源/备注

1

（如：完成方案初稿）

（姓名/部门）

年月日

（如：需市场部提供数据）

2

（如：协调部门资源）

（姓名/部门）

年月日

（如：无）

3

四、附件清单

（如有，列出文件名称，如：《项目进度表》）

分发范围

（所有参会人员、抄送领导/相关部门）

归档路径

（如：公司共享文件夹/项目组文件夹）

主持人签字：

记录人签字：

日期：年月日

四、撰写要点提示

信息真实准确：严禁虚构或篡改会议内容，时间、人物、数据等关键信息需与会议记录一致，如有疑问及时向参会人核实。

决议明确可执行：对会议结论需清晰表述，避免使用“原则上同意”“尽量推进”等模糊词汇，保证责任主体、完成时限、验收标准明确。

语言简洁规范：使用书面语，避免口语化、情绪化表达，重点内容可加粗或编号突出，便于快速阅读。

及时跟进闭环：待办事项需在纪要中明确跟踪机制（如下次会议复核、定期进度更新），保证“事事有回音、件件有着落”。

保密与归档：根据会议性质标注密级（如“内部公开”“保密”），未经允许不得外传，电子纪要需存储在安全介质中，定期备份。