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文件传阅制度

为规范学校文件传阅工作，提高文件流转效率，确保文件精神及时传达、事项高效落实，防止文件积压、丢失、泄密，结合本校办公室工作实际，制定本制度。

本制度适用于学校收到的各类公文、函件、通知、报告等文件的传阅办理，包括上级下发文件、校内各部门呈报文件、校外单位来文等。

文件传阅工作实行“统一管理、分级负责、有序流转、限时办结”的原则，由学校办公室指定专人负责文件的登记、分发、传阅、回收、归档等全流程管理。

文件传阅前的登记管理要求：

（一）办公室文件管理员收到文件后，需在《文件传阅登记表》上详细记录文件名称、文号、来文单位、份数、收到日期、密级、紧急程度等信息。

（二）根据文件内容和性质，区分“阅知性文件”和“办理性文件”，提出初步传阅范围和办理建议，报办公室主任审批。

（三）涉密文件需单独登记，标注密级，严格按照保密规定控制传阅范围，严禁擅自扩大传阅对象。

文件传阅的流转流程规范：

（一）文件传阅按照“先主要领导、后分管领导，先主管部门、后相关部门”的顺序进行，避免无序传阅。

（二）传阅文件采用“专人递送、当面交接”的方式，严禁通过非保密网络传输涉密文件，严禁将文件带离办公区域或转交无关人员。

（三）每位传阅人员需在《文件传阅登记表》上签字确认，明确传阅时间；阅知性文件传阅时限不超过1个工作日，办理性文件需在文件规定时限内办结，无明确时限的，办理时限不超过3个工作日。

（四）传阅人员阅文时需保持文件整洁，不得涂改、勾画、撕毁文件，确需摘录内容的，需注明出处，摘录后及时归还文件。

（五）办理性文件的传阅，相关部门负责人需签署明确办理意见，提出具体落实措施；涉及多个部门的文件，由主办部门牵头协调，协办部门配合落实。

文件传阅的催办与督办要求：

（一）文件管理员需实时跟踪文件传阅进度，对超过时限未阅办的人员，及时进行提醒催办，确保文件不积压、不延误。

（二）对上级交办的重要文件、紧急文件，办公室需全程督办，及时向领导汇报办理进展情况，确保事项按时落实到位。

文件传阅的回收与归档要求：

（一）文件传阅完毕后，文件管理员需及时回收文件，核对文件份数与传阅登记表签字情况，确保文件完整无缺。

（二）阅知性文件回收后，由办公室统一整理归档；办理性文件需连同办理结果、相关材料一并归档，做到“一案一卷”。

（三）涉密文件传阅完毕后，需单独存放至保密文件柜，定期按保密规定进行清理、销毁或上交。

建立文件传阅责任追究机制：

（一）文件管理员未按规定登记、流转文件，造成文件积压、丢失的，视情节轻重给予批评教育或通报批评。

（二）传阅人员未按时阅办文件、擅自扩大传阅范围、泄露文件内容的，依规追究相应责任；造成严重后果的，按相关法律法规处理。

本制度由学校办公室负责解释。

本制度自发布之日起施行。

2025年11月22日