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技术部门文档管理工具文件归档与版本控制指南
一、适用范围与典型应用场景
本指南适用于技术部门所有电子文档的规范化管理，涵盖项目文档、技术方案、会议纪要、测试报告、API文档等类型。典型场景包括：
项目全周期管理：如*负责的“电商平台重构项目”，从需求调研到上线交付的全流程文档归档；
技术知识沉淀：如*团队开发的“微服务架构规范”文档的版本迭代与共享；
合规与审计：如“GDPR数据安全文档”的版本追溯与变更记录；
跨团队协作：如前端、后端、测试团队共享的“接口协议文档”版本同步。
二、文件归档操作流程
1.文档分类与编码规则
分类维度：按项目（如“项目”）、文档类型（如“需求文档”“设计文档”“测试文档”）两级分类。
编码规则：项目简称-文档类型代码-流水号-创建日期，示例：
项目简称：取项目名称前2字（如“电商项目”简称为“DS”）；
文档类型代码：需求（YQ）、设计（SJ）、测试（CS）、会议（HY）、方案（FA）；
流水号：按类型从001开始递增；
创建日期：YYYYMMDD格式。
示例：DS-YQ-001电商项目-需求文档-001号-2023年10月1日）。
2.文档命名规范
文件名：严格遵循“文档全称-版本号-创建人”格式，示例：项目需求说明书-V1.0-*.docx；
版本号规则：主版本号.次版本号.修订号（如1.0.0），主版本号（重大架构调整）、次版本号（功能新增/优化）、修订号（错误修正）；
禁止内容：文件名中避免使用空格、特殊字符（如!#*），中文与英文之间用“-”分隔。
3.归档路径规划
采用“部门/项目/年份/文档类型”三级目录结构，示例：
/技术部文档/
├─项目/
│├─2023/
││├─需求文档/
││├─设计文档/
││└─测试文档/
├─通用规范/
│├─2023/
││├─架构规范/
││└─编码规范/
说明：新建项目需在“技术部文档”下创建对应项目目录，每年12月31日前完成当年文档的年度归档整理。
4.归档操作步骤
步骤1：文档初稿编写
创建人根据文档类型模板完成内容编写，保证信息准确、格式统一（字体、字号、页边距按部门模板设置）。
步骤2：部门内部审核
创建人将文档提交至项目负责人*审核，重点核对内容完整性、技术可行性及与项目目标的一致性。
步骤3：文档编号与命名
审核通过后，由文档管理员*根据“编码规则”分配唯一编号，并按“命名规范”重命名文件。
步骤4：至指定目录
创建人将文档至“归档路径”中的对应文件夹，同时在文档管理系统中录入“文档归档信息”（见模板1）。
步骤5：归档确认
文档管理员*核对文档编号、路径、信息表一致性后，标记归档状态为“已归档”，并同步更新部门文档索引。
三、版本控制操作流程
1.版本号升级规则
变更类型
版本号升级规则
示例（从1.0.0升级）
重大架构调整
主版本号+1，次版本号、修订号归零
2.0.0
新增功能模块
次版本号+1，修订号归零
1.1.0
错误修正/细节优化
修订号+1
1.0.1
2.版本控制操作步骤
步骤1：文档修改发起
修改人填写《文档变更申请表》（含修改原因、涉及范围、预期完成时间），提交至项目负责人*审批。
步骤2：文档修订与版本创建
审批通过后，修改人打开最新版本文档（如V1.0），进行内容修改后，另存为新版本（如V1.1），原版本（V1.0）保留在“历史版本”文件夹。
步骤3：版本记录更新
修改人填写《版本记录表》（见模板2），记录修改日期、修改人、修改内容摘要、新版本号，并提交至文档管理员*。
步骤4：版本审核与发布
项目负责人对新版本内容进行审核，确认无误后，文档管理员在文档管理系统中更新文档状态为“已发布”，并同步通知相关团队成员。
步骤5：历史版本管理
文档管理员*每月对历史版本进行清理，仅保留最近3个主要版本（如当前版本为V2.1.0，保留V2.0.0、V2.1.0），更早版本移至“历史归档库”（长期保留，不可编辑）。
四、文档归档信息模板
模板1：文档归档信息表
字段名
填写说明
示例
文档编号
按编码规则填写
DS-YQ-001文档全称
完整文档标题
项目需求说明书
所属项目
项目简称
DS（电商项目）
文档类型
需求/设计/测试等
需求文档（YQ）
创建人
员工工号或姓名（*代替）
*001（）
创建日期
YYYYMMDD格式当前版本
最新版本号
V1.0
归档路径
服务器目录路径
/技术部文档/DS/2023/需求文档/
审核人
项目负责人工号或姓名
*002（）
归档日期
完成归档的日期文档状态
草稿/已归档/已发布
已归档
模板2：版本记录表
版本号
修改日期
修改人（*代替）
修改内容摘要
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