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商务洽谈合作流程记录模板

一、适用场景与背景

在企业对外合作、跨部门协作或项目推进过程中，商务洽谈是达成共识、明确权责的关键环节。本模板适用于与外部客户、供应商、合作伙伴的正式洽谈场景，如合作意向沟通、项目方案研讨、合同条款协商等，旨在通过标准化记录保证洽谈过程的透明性、结果的准确性，为后续合作执行提供依据，同时避免因信息遗漏或理解偏差导致的合作风险。

二、流程操作步骤详解

1.洽谈前准备

明确目标：根据合作需求，确定洽谈的核心目标（如达成合作意向、明确服务范围、协商价格条款等），并梳理需解决的关键问题清单。

信息收集：提前调研对方背景（如企业资质、合作案例、行业地位）、当前需求及痛点，准备相关资料（如合作方案、产品手册、过往成功案例）。

参与人确认：内部明确洽谈负责人（如业务经理）、技术/法务支持人员（如技术工程师、法务专员*），并提前与对方确认参与人员及职务，保证决策层级匹配。

议程拟定：制定洽谈流程（如开场介绍、议题讨论、疑问解答、总结共识），并提前1-2个工作日与对方确认时间、地点（或线上会议）及议程。

2.洽谈中执行

开场与破冰：按时到达洽谈地点（或上线），双方负责人互相介绍，简要说明本次洽谈的目标及议程，营造合作氛围。

议题讨论：按照议程逐项沟通，重点围绕合作范围、双方权责、时间节点、资源投入、利益分配等核心议题展开。讨论中需注意：

清晰表达自身诉求，避免模糊表述；

认真倾听对方意见，及时记录关键信息（如对方提出的特殊要求、疑虑点）；

对分歧点进行标记，必要时通过举例或数据支撑观点。

疑问解答：针对对方提出的问题（如技术实现、交付周期、付款方式），由内部专业人员（如技术工程师、财务专员）当场解答，无法当场明确的需承诺后续反馈时限（如“2个工作日内提供书面答复”）。

阶段性总结：每个议题讨论结束后，由记录人复述双方共识，保证理解一致；全部议题讨论完毕后，总结已达成共识的内容及未解决的问题，明确下一步行动方向。

3.洽谈后跟进

记录整理：洽谈结束后24小时内，由记录人根据洽谈内容填写《商务洽谈合作流程记录表》（见下文模板），保证信息完整、准确，包括参与人员、讨论要点、共识条款、待办事项等。

内部确认：将整理后的记录发送至内部参与人员（如业务经理、技术工程师、法务专员*）核对，确认无误后由负责人签字确认。

反馈与同步：将最终版记录同步给对方合作方，并邮件确认：“感谢贵司参与本次洽谈，现将洽谈共识及待办事项整理如下，请确认如有异议请于X日内反馈”。

任务推进：根据待办事项清单，明确各负责人及截止时间，定期跟踪进度（如每周召开内部进度会），保证合作顺利启动。

三、标准化记录表单

基本信息

洽谈日期

______年______月______日

洽谈时间

______:______至______:______

洽谈地点/方式

□线下（地址：____________________）□线上（会议平台：________）

我方参与人员

姓名：______（职务：______）、______（职务：______）

对方参与人员

姓名：______（职务：______）、______（职务：______）

记录人

*______（职务：______）

洽谈核心内容

洽谈主题

_______________________________________________________________

核心议题

1.___________________________________________________________2.___________________________________________________________3.___________________________________________________________

讨论要点

-议题1：双方观点及依据（如我方提出______，对方回应______）-议题2：分歧点（如______）及初步协商方向-议题3：关键数据（如合作周期、预算范围等）

已达成共识

1.___________________________________________________________2.___________________________________________________________3.___________________________________________________________

未解决问题

1.___________________________________________________________2.__________________________