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公司联络函格式范文

在商业往来与企业运营中，公司联络函扮演着传递信息、商洽事务、确认事项等重要角色，是企业间及企业内部正式沟通的桥梁。一份格式规范、内容清晰、措辞得体的联络函，不仅能高效达成沟通目的，更能展现企业的专业素养与严谨作风。本文将详细阐述公司联络函的标准格式，并提供实用范文，助力企业提升商务沟通效率。

一、公司联络函的标准格式构成

规范的公司联络函通常包含以下核心要素，各部分需布局合理，信息完整：

（一）标题

标题应简明扼要，准确概括联络函的核心事由，让收函方一眼便能了解文件主旨。通常由“关于+具体事项+的+函种（如：商洽函、告知函、回复函等）”构成。例如：“关于合作项目进度协调的商洽函”、“关于XX会议延期召开的告知函”。

（二）主送单位

指联络函的接收单位或部门，应顶格书写全称，以示尊重与准确。若需同时发送多个单位，可根据重要程度或惯例依次排列，中间用顿号或逗号隔开。

（三）正文

正文是联络函的核心内容，需逻辑清晰、条理分明、内容具体。一般包含以下几个层次：

1.开头（引言）：简述发函的背景、依据或目的。例如：“为顺利推进XX合作项目（合同编号：XXX），现就项目实施过程中遇到的XX问题，特致函贵单位……”或“贵单位于X年X月X日发来的《关于XX事宜的函》已收悉，经我司研究，现就相关事项回复如下……”。

2.主体（事项阐述/商洽内容）：详细说明需要沟通、商洽、告知或回复的具体内容。若是商洽，需明确提出己方的意见、建议或需求；若是告知，需清晰陈述事实、依据及相关要求；若是回复，需针对来函事项逐一明确回应。内容应客观、准确，避免模糊不清或易产生歧义的表述。

3.结尾（希望与要求）：提出对收函方的期望或具体要求，如“恳请贵单位予以研究并尽快函复为盼”、“请贵单位知悉并遵照执行”、“期待贵我双方就此达成共识，共同推进项目进展”等。常用的规范结语有“特此函达，盼予回复”、“专此函复”、“顺祝商祺”等。

（四）附件（如适用）

（五）发文单位落款

指发出联络函的公司全称，应使用规范化的法定名称，并加盖公司公章，以示正式和有效。公章应清晰盖在单位名称或日期之上。

（六）成文日期

即联络函的签发日期，通常以中文大写或阿拉伯数字书写，如“二〇二四年五月二十日”或“2024年5月20日”。建议使用与公司内部公文管理一致的日期格式。

二、公司联络函范文示例

范文一：关于合作项目进度协调的商洽函

标题：关于XX产品联合研发项目进度协调的商洽函

XX科技有限公司：

贵我双方于前期签署的《XX产品联合研发项目合作协议》（协议编号：HZ-2024-XX），目前已进入关键的技术攻坚阶段。根据协议约定及双方共同制定的项目计划，截至本月中旬，部分研发模块的交付进度与原计划存在一定差异，可能影响后续整体测试及市场推广节点。

为确保项目按期保质完成，实现双方共赢，我司希望能与贵司就以下事项进行沟通协调：

1.请贵司协助提供当前滞后模块的详细进展说明、遇到的主要困难及预计解决时限。

2.建议双方于近期（如本周内）安排一次项目协调会议，共同商议调整后的阶段性目标及资源保障措施。会议形式可灵活选择线上或贵我双方任一办公地点。

事关项目整体推进，恳请贵司予以高度重视，尽快研究并给予明确回复，以便我司及时调整相关工作安排。

特此函达，盼予回复。

顺祝商祺！

XX实业有限公司（公章）

二〇二四年五月二十日

范文二：关于XX事宜的回复函

标题：关于《关于咨询XX服务合作细节的函》的回复函

XX贸易有限公司：

贵单位于二〇二四年五月十五日发来的《关于咨询XX服务合作细节的函》已收悉。非常感谢贵单位对我司XX服务的关注与信任，经我司相关部门认真研究，现就函中提及的问题回复如下：

一、关于贵司咨询的XX服务具体内容及收费标准，详见本函附件《XX服务方案及报价单》。其中，针对贵司提出的特殊需求，我们已在方案中提供了定制化的解决思路。

二、关于合作周期，我司常规服务周期为X个月，考虑到贵司项目的特殊性，可商议适当缩短前期准备时间。

三、关于付款方式，我司支持银行转账及商业承兑汇票，具体可在合作合同中进一步明确。

如贵司对上述回复及附件内容无异议，或有其他疑问，欢迎随时与我司项目负责人XXX先生联系（联系方式：XXX-XXXXXXXX，此为示例，实际应用中可留有效座机或邮箱），以便深入交流并推进后续合作事宜。

专此函复。

XX服务有限公司（公章）

二〇二四年五月二十日

附件：1.《XX服务方案及报价单》

范文三：关于XX事项的告知函

标题：关于调整XX区域供货周期的告知函

各相关合作单位：

因近期我司XX生产基地进行设备升级改造，旨在进一步提升产品质量与生产效率，预计改造周期为X周。在此期间，针对XX区域（具体范围详见附件《受影响区域清单》）的产品供货周