部门沟通协作沟通模板.docVIP

一、适用场景

在日常部门工作中，以下情况可参考本模板提升沟通效率：

日常任务同步：分配阶段性工作、明确职责分工时，保证信息传递清晰；

跨岗位协作：涉及不同职能岗位（如设计、开发、测试）配合推进项目时，统一协作节奏；

问题反馈与求助：工作中遇到需他人协助解决的困难或需协调资源时，快速同步需求；

会议结论落地：会议结束后，对决议事项、责任人及时间节点进行书面确认，避免遗漏；

临时事项协调：突发任务或紧急需求需临时调整工作安排时，明确优先级与应对措施。

二、协作步骤指南

1.明确沟通目标，发起协作请求

发起前准备：梳理沟通核心目的（如“分配项目需求”“解决技术瓶颈”），明确需对方提供的支持（如资源、信息、决策）及期望完成时间。

选择沟通对象：根据事项性质确定直接参与人（如涉及多岗位，需包含各环节负责人），避免无关人员参与。

2.填写协作信息，同步关键细节

使用“部门沟通协作模板”（见第三部分），逐项填写必要信息：

沟通主题需简洁（如“关于模块测试排期的协调”），包含核心事项；

背景说明需简明扼要（如“因客户需求变更，原测试计划需提前3天完成”），避免冗长描述；

待办事项需具体（如“负责需在X月X日前提供测试用例初稿”），明确“做什么、谁来做、何时做”。

3.传递信息并确认接收

通过部门协作工具（如企业钉钉群）发送模板，或直接参与人提醒查阅；

重要事项需口头补充说明（如“本次测试需重点覆盖兼容性场景”），并确认对方已理解需求。

4.反馈进展与问题

参与人收到协作信息后，若需调整分工或遇阻碍（如“测试环境资源不足”），需在2个工作日内反馈至发起人；

发起人定期同步整体进度（如每日站会简述协作事项进展），保证各方信息对齐。

5.归档总结，优化协作

协作事项完成后，发起人将模板及沟通记录归档至部门共享文档，方便后续查阅；

定期回顾协作流程，针对效率低下的环节（如反馈滞后）提出改进措施。

三、沟通协作模板表格

项目

填写说明

示例

沟通主题

简洁概括核心事项，建议包含“事项+目标”

关于项目第二阶段开发任务分工的协调

发起人

填写发起沟通的员工姓名（用*代替）

*

参与人

列出所有需知晓或协作的员工姓名（用*代替），跨部门需标注部门

（开发岗）、（设计岗）、*（产品岗）

沟通日期

填写发起沟通的日期

2023年10月26日

沟通目的

说明本次沟通需达成的核心目标（如“明确分工”“解决问题”）

明确项目第二阶段开发任务的负责人、时间节点及交付标准

背景说明

简述事项背景（如项目进展、需求变更、遇到的问题等）

因第一阶段客户反馈UI交互体验需优化，第二阶段需新增3个交互页面的开发与测试工作

待办事项

事项描述：具体任务内容（需包含交付物标准）负责人：姓名（用*代替）截止时间：年/月/日所需支持：需他人提供的资源/协助

事项描述：完成首页交互原型设计（需包含跳转逻辑说明）负责人：截止时间：2023年10月30日所需支持：提供用户反馈数据汇总

事项描述：根据原型完成前端开发（兼容移动端与PC端）负责人：截止时间：2023年11月10日所需支持：协调测试环境账号权限

问题反馈

协作过程中遇到的问题或需协调解决的阻碍（若无则填“无”）

测试环境数据库权限不足，需*协助开通

后续跟进

下一步沟通计划或关键节点提醒（如“每日17:00同步进度”“X月X日召开评审会”）

每日17:00在项目群同步任务进展；11月1日召开原型评审会

备注

其他需补充说明的信息（如附件、参考资料等）

原型设计参考：[内部文档路径]

四、协作要点提示

信息精准，避免歧义：沟通前梳理核心需求，用词具体（如“优先完成”而非“尽快完成”），减少模糊表述导致的理解偏差。

责任到人，明确时限：待办事项需指定唯一负责人，避免“多人负责等于无人负责”；截止时间需结合工作量合理设定，预留缓冲期。

及时反馈，闭环管理：收到协作信息后，若无法按时完成或需调整需求，需提前主动告知发起人，避免影响整体进度；问题反馈需附带初步解决方案（如“需测试环境权限，建议*协助申请”）。

尊重差异，高效沟通：针对复杂事项，优先选择会议或电话沟通，文字沟通后可补充“以上内容是否有疑问，请及时提出”；避免在群聊中频繁无关人员，减少信息干扰。

记录留痕，便于追溯：重要协作事项需保留沟通记录（如模板、聊天记录），归档时标注“事项类型+完成日期”，方便后续复盘或查阅。