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存货的管理办法(附账务处理)

存货管理是企业运营管理的重要组成部分，贯穿采购、生产、销售全流程，直接影响资金周转效率、成本控制及财务数据准确性。为规范存货管理行为，明确各环节操作标准，确保账实一致、责任可追溯，结合企业实际业务特点，制定以下管理要求及配套账务处理规则。

一、存货入库管理

存货入库需区分外购存货、自制存货及其他来源（如受托加工、盘盈等），所有入库行为均需经过验收、单据审核、系统录入三个核心步骤。

（一）外购存货入库

采购部门根据经审批的采购订单完成供货后，仓库管理员需核对供应商提供的送货单与采购订单的一致性，重点核对存货名称、规格型号、数量、批次号等关键信息。核对无误后，由质量检验部门进行质量验收：对一般性原材料，采取抽样检验方式（抽样比例不低于10%）；对精密仪器、化工原料等特殊存货，需由专业技术人员依据行业标准或企业内部质量文件进行全检，并出具《质量检验报告》。验收合格后，仓库管理员填写《入库单》（一式四联：仓库联、财务联、采购联、供应商联），注明存货编码、名称、规格、实际入库数量、验收人、入库时间等信息，经仓库主管、质检员签字确认后，将存货按存储要求存放至指定货位。

若验收发现数量短缺、规格不符或质量不合格，仓库管理员需立即通知采购部门与供应商协调处理，暂不办理入库手续；短缺部分由采购部门跟进补货或索赔，不合格品单独存放并标注“待退货”标识，待供应商确认后办理退库。

（二）自制存货入库

生产部门完成产品加工后，需填写《生产完工单》，注明产品名称、型号、完工数量、生产批次、生产车间等信息，经车间主任签字后，连同产成品移交仓库。仓库管理员核对《生产完工单》与实际移交数量一致后，通知质量部门进行成品检验。检验合格的产成品，由仓库管理员填写《入库单》（格式同外购存货），注明生产批次、生产成本单号，经生产部门、质检部门、仓库三方签字确认后入库；检验不合格的产成品，退回生产车间返工或作报废处理（具体按《不合格品管理办法》执行）。

（三）其他入库

受托加工存货入库时，需核对委托方提供的《委托加工物资清单》，单独设立“受托加工物资”台账，标注“代管”属性，不纳入企业存货核算范围；盘盈存货需经盘点小组确认后，填写《盘盈处理单》，注明盘盈原因（如计量误差、漏记入库等），经财务部门复核、管理层审批后办理入库。

二、存货保管管理

（一）存储环境与分区管理

仓库需根据存货物理化学性质划分存储区域，设置原材料区、半成品区、产成品区、危险品区（若有）、待检区、待处理区等，各区域标识清晰，严禁混放。对需特殊存储条件的存货（如冷藏药品、易潮电子元件），需配置恒温恒湿设备、防潮柜等，并每日记录温湿度数据（记录保存至少3年）；危险品需单独存放于防爆柜或专用仓库，实行双人双锁管理。

（二）货位管理与标识

每个存货存放货位需设置《货位卡》，标注存货编码、名称、规格、当前结存数量、最近入库时间及批次、保管员姓名等信息。存货移动时（如内部调拨），需及时更新《货位卡》信息；仓库管理员每周对货位标识进行检查，确保信息与实物一致。

（三）日常巡查与养护

仓库管理员每日进行常规巡查，检查内容包括：存货是否有破损、变质、虫蛀痕迹；堆码是否符合安全规范（如高度不超过2米、重货在下轻货在上）；消防设施是否完好（灭火器压力值、消防通道畅通性）。对易挥发、易氧化的存货（如油漆、金属粉末），需定期进行密封检查；对精密仪器等贵重存货，需增加巡查频次（每日2次）并记录《存货养护日志》。

（四）台账登记与系统同步

仓库需建立电子与纸质双轨台账，电子台账通过ERP系统实时录入，纸质台账由仓库管理员手工登记（需与电子数据一致）。入库时，仓库管理员需在24小时内将《入库单》信息录入系统，生成入库凭证；出库时，同步扣减台账数量。财务部门每月5日前与仓库核对台账数据，若发现差异（如系统漏录、手工登记错误），需立即查明原因并调整。

三、存货出库管理

存货出库包括生产领用、销售发货、委托加工发出、盘亏/报废处理等场景，所有出库行为需凭有效单据执行，严禁“先出库后补单”。

（一）生产领用出库

生产车间根据月度生产计划，填写《领料单》（一式三联：车间联、仓库联、财务联），注明领用存货编码、名称、规格、计划用量、生产订单号，经车间主任审批后提交仓库。仓库管理员核对《领料单》与生产计划的匹配性（重点核查领用数量是否超计划），确认无误后，按“先进先出”原则（优先发出最早入库批次的存货）进行拣货。拣货完成后，仓库管理员与领料人共同核对实物数量，双方在《领料单》签字确认，系统同步生成出库记录。

若因生产计划调整需超量领用，需额外填写《超领申请单》，注明超领原因（如工艺损耗增加、订单追加），经生产总监审批后，仓库方