企业会议议程及纪要书写格式规范.docVIP

企业会议议程及纪要通用书写格式规范

一、适用范围与典型应用场景

本规范适用于企业各类内部会议的议程编制与纪要撰写，涵盖但不限于以下场景：

日常运营会议：如部门周例会、月度工作总结会，用于同步进度、协调资源；

专项工作会议：如项目启动会、问题研讨会，聚焦特定议题的讨论与决策；

决策审批会议：如预算评审会、方案立项会，需明确决议事项与执行责任；

跨部门协调会：如流程优化会、资源对接会，旨在解决跨部门协作问题；

阶段性汇报会议：如季度/年度总结会，用于回顾成果、规划后续工作。

二、会议议程编制步骤详解

会议议程是会议高效开展的“路线图”，需提前规划并保证各环节清晰可控。

步骤1：明确会议核心目标

根据会议类型（决策、沟通、汇报等）确定核心目标，例如“确定Q3产品迭代方案”“解决跨部门协作流程堵点”。

避免目标模糊（如“讨论工作”），需具体可执行，保证参会人员提前明确方向。

步骤2：梳理并排序议题

收集需讨论的议题，优先级按“紧急性、重要性”排序：

紧急且重要：如需立即决策的事项（如项目风险应对）；

重要不紧急：如规划类议题（如年度目标分解）；

紧急不重要：如信息同步类议题（如临时任务安排）；

不紧急不重要：可简化或会后沟通。

单次会议议题建议控制在5-7个，避免超时导致讨论不深入。

步骤3：确定参会人员及分工

必要参会人：与议题直接相关的决策人、执行人（如项目议题需包含项目经理、负责人）；

列席人员：需知晓信息但无需参与决策的人员（如支持部门代表）；

明确各议题的“汇报人/主讲人”（如“市场推广方案汇报：*主管”），提前沟通汇报材料要求。

步骤4：分配各环节时间

根据议题复杂度分配时间，例如：

简单信息同步（5-10分钟/项）；

问题讨论（15-30分钟/项）；

方案决策（20-40分钟/项）；

预留10-15分钟机动时间，避免前序议题超时影响整体节奏。

步骤5：拟定议程初稿并审核

按模板填写议程内容，提交会议主持人审核，重点检查：

议题与目标是否匹配；

时间分配是否合理；

参会人员是否覆盖决策与执行需求；

审核通过后，提前1-2天发送至参会人员（附汇报材料要求，如“请于会前提交PPT至*助理”）。

三、会议纪要撰写步骤详解

会议纪要是会议成果的“书面载体”，需客观准确记录关键信息，保证决议可追溯、执行可落地。

步骤1：会前准备

熟悉会议议程：明确议题、汇报人、时间安排，提前梳理需重点关注的内容（如决策点、待办事项）；

准备记录工具：优先使用电子文档（如Word、飞书文档），便于实时编辑；若手写需保证字迹清晰，会后及时整理；

准备参会人员名单：核对姓名、职务，避免记录遗漏。

步骤2：会中记录

记录核心内容：

议题讨论要点：记录关键观点（如“经理提出：需增加用户调研环节”）、不同意见（如“主管建议：优先开发A功能，*总监补充：需同步考虑B功能成本”）；

决议事项：明确“决策结果+依据”（如“决议：通过Q3产品迭代方案，依据：用户调研数据显示A功能需求占比达65%”）；

待办事项：需包含“任务描述+责任部门/人+完成时限”（如“任务：完成用户调研问卷设计；责任：市场部*助理；时限：X月X日前”）；

区分“事实陈述”与“个人观点”，标注发言者身份（如“总监认为”“团队建议”），避免主观臆断。

步骤3：会后整理

会议结束后2小时内整理初稿，重点核对：

参会人员名单（是否与签到表一致，缺席人员及原因）；

决议与待办事项（是否明确责任及时限，避免“相关部门”“尽快”等模糊表述）；

术语表述（专业术语需解释，如“OKR”首次出现标注“目标与关键成果法”）；

补充未记录完整的信息，必要时向参会人核实（如“*经理提到的数据，请确认是否为2023年Q2统计结果”）。

步骤4：审核与分发

提交会议主持人审核，保证决议准确、无遗漏；

审核通过后，1个工作日内分发至参会人员及相关部门，抄送需知会的领导；

归档保存：电子纪要分类存储（如“2023年/市场部/周例会”），纸质纪要需签字确认后存档。

四、标准化模板参考

（一）会议议程模板

会议基本信息

会议名称

[例如：2023年Q3产品迭代方案评审会]

会议时间

[YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM]

会议地点

[会议室A/线上会议]

主持人

*[例如：总经理*总]

记录人

*[例如：行政部*助理]

必要参会人员

*[例如：产品部经理、研发部总监、市场部*主管]

列席人员

*[例如：设计部*代表]

缺席人员及原因

*[例如：研发部*工程师，因外出培训]

会议议题及安排

序号

议题名称

汇报人/负责人

1

产品Q3迭代方案汇报

产品部*经理

2

技术开发资源评估

研发部*总监

3

市场推广初步计划

市场部*主管

4

议题讨论与决策

全体参会人员

5

下一步工作安排

主持人*总

备注|1.请汇报人