营销活动素材与费用申请表.docVIP

营销活动素材与费用申请表使用指南

一、适用情境与发起时机

本工具适用于企业内部各类营销活动的前期规划与资源协调阶段，具体场景包括：新品上市推广、节日主题营销（如中秋、春节）、品牌形象宣传、线上线下联动活动、客户答谢会等。当团队需要制作营销素材（如海报、视频、宣传册等）并产生相关费用（如设计费、物料制作费、推广费等）时，需通过此表申请，保证需求明确、预算可控、流程合规。

二、全流程操作指引

步骤1：明确活动需求与素材清单

活动发起人需提前梳理活动目标（如提升品牌曝光度、促进产品销量等）、活动时间、覆盖范围及核心信息。

根据活动目标确定所需素材类型（如平面设计类：海报、易拉宝；视频类：宣传片、短视频；物料类：宣传册、礼品袋等），并详细列出每种素材的内容要求（如尺寸、风格、文案重点）、交付时间及使用场景。

步骤2：填写申请表基本信息

登录企业内部审批系统或《营销活动素材与费用申请表》，准确填写基础信息：

活动信息：活动名称（需简洁体现主题，如“2024年春季新品推广活动”）、申请部门、申请人（某）、联系方式（企业内线）、计划活动时间、活动地点。

需求详情：在“素材需求清单”模块逐项填写素材名称、规格要求、数量、交付时间，并需求说明文档（如设计brief、文案初稿等）。

步骤3：编制费用预算明细

根据素材需求，结合市场行情编制费用预算，保证“一事一议、分项列支”：

费用分类：设计费（外包设计或内部人力成本）、制作费（印刷、物料生产）、推广费（线上投放、渠道合作）、其他（如快递费、仓储费等）。

预算说明：每项费用需注明计价单位（如“套”“个”“次”）、单价、数量、小计，并合计总预算。若涉及大额费用（如超过部门年度预算10%），需附成本测算依据（如供应商报价单）。

步骤4：提交审批与沟通确认

按企业审批流程逐级提交：

部门负责人审核：确认活动必要性及部门资源匹配度；

市场部/营销中心复核：评估素材需求与品牌调性一致性、费用合理性；

财务部审核：检查预算是否符合财务制度、费用列支是否合规；

分管领导审批：最终确认活动执行与费用拨付。

审批过程中，申请人需及时响应审核意见，对需求或预算进行调整并重新提交。

步骤5：素材制作与费用执行

审批通过后，申请人对接素材制作方（内部设计组或外部供应商），明确交付时间节点，跟踪制作进度，保证素材质量符合需求。

费用执行需严格按照审批预算执行，提前向财务部申请资金，付款时提供合同、验收单等凭证。

步骤6：活动结束与资料归档

活动结束后，申请人收集素材终稿、费用报销单据（如发票、付款凭证）、活动总结报告（含素材使用效果、费用执行情况），提交至行政部或档案管理部门统一归档，作为后续活动复盘的依据。

三、申请表模板及填写说明

营销活动素材与费用申请表

一、基础信息

内容

申请部门

申请人

某

联系方式

企业内线：X

活动名称

计划活动时间

YYYY年MM月DD日-YYYY年MM月DD日

活动地点

活动目标（可多选）

□品牌曝光□产品推广□用户增长□客户维护□其他：__________

二、素材需求清单||

素材名称|规格要求（如尺寸、时长、材质等）|数量|交付时间（YYYY-MM-DD）|内容要点/附件（如设计brief）|

|————————|———————————————————————-|——|————————|——————————|

|社交媒体海报|1080px1080px，JPG格式，品牌主色调|5张|YYYY-MM-DD|详见附件《设计需求说明》|

|宣传视频|30-60秒，MP4格式，含字幕|1条|YYYY-MM-DD|重点展示产品核心功能|

|易拉宝|80cm160cm，亚克力材质|10个|YYYY-MM-DD|活动主题+二维码|

三、费用预算明细||

费用项目|计价单位|单价（元）|数量|小计（元）|预算说明（如供应商名称）|

|————————|———————————————-|————|——|————|——————————–|

|海报设计费|套|800|5|4000|外部设计公司A报价|

|视频制作费|条|5000|1|5000|含拍摄与剪辑|

|易拉宝制作费|个|150|10|1500|本地印刷厂B报价|

|其他（快递费）|次|100|1|100|物料配送|

|预算合计（元）||||10600||

四、审批流程

审批人签字

日期

审批意见

部门负责人

YYYY-MM-DD

市场部负责人

YYYY-MM-DD

财务部负责人

YYYY-MM-DD

分管领导

YYYY