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采购申请标准化表格及审批流程

一、采购申请标准化流程的应用场景

采购申请标准化流程适用于企业各类采购需求场景，主要包括：

日常运营采购：如办公耗材（纸张、文具）、低值易耗品（工具、清洁用品）等常规物资的补充采购；

新项目启动采购：如新业务开展所需设备、原材料、服务外包（设计、咨询）等专项物资采购；

固定资产采购：如电脑、打印机、生产设备等价值较高、使用周期长的资产购置；

紧急需求采购：如突发设备故障维修、临时活动物资保障等需快速响应的采购；

供应商续约采购：如长期合作供应商的常规服务续费、物资供应续约等。

通过标准化流程，可规范采购行为，明确各环节职责，提高采购效率，控制采购成本，保证采购合规性。

二、采购申请标准化流程操作步骤详解

1.采购申请发起与表格填写

责任人：需求部门申请人（如部门员工、项目负责人）

操作要点：

申请人根据实际需求，通过企业OA系统、采购管理系统或线下填写《采购申请表》（模板详见第三部分），保证信息完整、准确；

采购物品需明确名称、规格型号、数量、预估单价、用途等关键信息，避免模糊描述（如“一批办公用品”需具体到“A4纸500张，型号70g”；“一台电脑”需明确配置要求：CPU、内存、硬盘等）；

如涉及固定资产采购，需附《固定资产购置申请表》（如有），并注明资产编码、使用部门、责任人等信息；

申请人需对采购需求的真实性、必要性负责，并在表格“申请人”处签字确认。

2.部门负责人初审

责任人：需求部门负责人（如部门经理、项目负责人）

操作要点：

部门负责人审核采购需求的合理性：是否符合部门年度工作计划、是否为重复采购（可优化库存或共享资源）、是否存在替代方案（如租赁vs购置）；

审核采购预算：预估总价是否在部门年度预算额度内，超预算需注明原因并附预算调整申请（如有）；

审核通过后，在“部门审核”栏签字并注明日期；若审核不通过，需向申请人反馈具体原因（如“需求不紧急”“预算不足”），申请人修改后重新提交。

3.财务部门预算复核

责任人：财务部门专员/主管

操作要点：

财务部门核对采购申请的预算科目：是否符合公司会计制度，是否匹配对应的预算项目（如“办公费”“设备购置费”）；

复核预算余额：申请金额是否未超出该科目剩余预算，若超预算需确认是否已履行预算调整流程；

对于固定资产采购，需核查折旧政策、残值预估等财务合规性；

复核通过后，在“财务复核”栏签字并注明日期；若不通过（如预算科目错误、余额不足），退回需求部门并说明整改要求。

4.分级审批（按采购金额/类型确定审批人）

责任人：业务分管领导、总经理、采购部负责人（根据公司权限设置分级）

审批权限参考标准（示例）：

金额≤5000元：业务分管领导审批；

5000元＜金额≤20000元：业务分管领导+总经理审批；

金额＞20000元或特殊采购（如进口设备、独家供应商）：总经理办公会集体审批；

服务类采购（如咨询、外包）：需额外标注“服务项目说明”，由分管业务领导+分管财务领导联合审批。

操作要点：

审批人重点审核采购的必要性、性价比（是否货比三家）、合规性（是否符合采购制度）；

审批通过后，在对应审批栏签字并注明日期；若审批不通过，需书面注明原因（如“价格偏高需重新询价”“非必需采购”），流程终止或退回整改。

5.审批结果反馈与采购执行

责任人：采购部专员、申请人

操作要点：

采购部收到审批通过的《采购申请表》后，1个工作日内反馈结果给申请人；

采购部根据采购类型执行：

标准化物资（如办公耗材）：从合格供应商库中直接下单，或通过集采平台采购；

非标准化物资/定制服务：组织至少3家供应商比价（紧急采购可简化为2家），填写《比价记录表》附后；

大额/特殊采购：需签订采购合同，由法务部门审核合同条款（如质保、违约责任）；

采购过程中，申请人需配合提供技术参数、验收标准等信息；采购完成后，供应商送货至指定地点，申请人或部门指定人员负责签收。

6.采购验收与归档

责任人：需求部门验收人、采购部专员、档案管理员

操作要点：

需求部门收到物资后，2个工作日内组织验收（可联合使用部门、技术部门、财务部门），对照采购申请表核对：数量是否准确、规格是否符合要求、质量是否完好（如设备需通电测试、耗材需检查包装）；

验收合格后，填写《采购验收单》，验收人签字确认；若不合格，及时反馈采购部联系供应商退换货或索赔；

采购部将《采购申请表》《比价记录表》《采购合同》（如有）、《验收单》等资料整理齐全，每月5日前移交档案管理部门归档，保存期限不少于3年（固定资产类保存不少于5年）。

三、采购申请标准化表格模板

采购申请表

采购申请编号

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

年月日

采购类别

□办公耗材□固定资产□服务类□其他

采购用途说明

（需详细说明采购物品/服