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行政后勤管理制度文档（行政管理标准版）

目录

第一章总则

第二章办公环境与设备管理

第三章行政物资管理

第四章公务车辆管理

第五章会务与活动管理

第六章档案与印章管理

第七章安全与应急管理

第八章后勤服务保障

第九章制度执行与监督

第十章附则

附件：常用管理表格模板

第一章总则

1.1目的与依据

为规范企业行政后勤管理工作，提高运营效率，保障员工工作环境安全有序，降低行政成本，依据国家相关法律法规及企业内部管理要求，制定本制度。

1.2适用范围

本制度适用于企业各部门及全体员工的行政后勤管理活动，涵盖办公环境、物资采购、车辆使用、会务组织、档案管理、安全保卫等全流程。

1.3管理原则

规范高效：明确流程标准，简化操作环节，保证管理有序、响应及时。

节约成本：推行精益管理，控制行政开支，提高资源利用效率。

安全第一：强化风险防控，保障人员、财产及信息安全。

服务导向：以员工需求为核心，提供优质、便捷的后勤服务支持。

第二章办公环境与设备管理

2.1办公区域管理

环境维护：各部门需保持办公区域整洁，禁止堆放与工作无关物品；每日下班前关闭门窗、电源，节约用电。

工位管理：员工工位由行政部统一规划，不得私自调整；工位物品摆放整齐，禁止占用公共通道。

绿植养护：行政部负责办公区域绿植采购与养护，定期更换枯萎植物，营造舒适工作氛围。

2.2办公设备管理

设备配置：新员工入职由部门负责人提交《办公设备申请表》（见附件1），行政部根据工作需要统一配置（电脑、打印机、电话等）。

使用规范：设备使用人需爱护设备，按操作手册使用，禁止私自拆装、外借；设备故障时及时报行政部维修，不得自行处理。

资产登记：行政部建立《办公设备台账》（见附件2），记录设备型号、采购日期、使用人等信息，每半年盘点一次，保证账实相符。

第三章行政物资管理

3.1物资采购

采购范围：包括办公用品、清洁用品、劳保用品、低值易耗品等（具体清单由行政部另行制定）。

采购流程：

需求部门每月25日前提交《月度物资需求计划表》（见附件3），经部门负责人审批后报行政部。

行政部汇总需求，审核采购必要性及预算，编制《采购计划》报总经理审批。

采购金额≤5000元由行政部自行采购（比价后选择合格供应商）；＞5000元需通过招标或询价方式确定供应商。

3.2物资入库与领用

入库管理：物资到货后，行政部核对数量、质量，填写《物资入库单》（见附件4）登记入账，不合格品及时退换。

领用流程：员工填写《物资领用申请表》（见附件5），经部门负责人审批后到行政部领取；贵重物资（如投影仪、相机）需注明使用事由及归还时间，用完后及时归还。

3.3库存管理

行政部建立《物资库存台账》（见附件6），每月末盘点库存，保证账物一致；对积压物资及时协调使用或清退，避免资源浪费。

第四章公务车辆管理

4.1车辆使用范围

适用于因公外出（客户拜访、紧急事务、业务出差等），禁止私用。

4.2使用申请与调度

申请流程：用车人提前1个工作日填写《公务用车申请表》（见附件7），注明用车时间、地点、事由、乘车人，经部门负责人审批后报行政部。

车辆调度：行政部根据“先急后缓、合并用车”原则安排车辆；如遇车辆不足，协调外部租车服务（需选择合作供应商）。

4.3车辆维护与安全

日常检查：驾驶员每日出车前检查车况（油量、刹车、轮胎等），发觉问题及时报修；行车遵守交通规则，保证行车安全。

费用管理：车辆加油、维修、过路费等需取得正规发票，填写《车辆费用报销单》（见附件8），经行政部审核后按财务流程报销。

第五章会务与活动管理

5.1会议管理

会议分类：包括部门例会、公司级会议、外部会议（如客户洽谈、行业论坛）。

会前准备：

会议组织者提前2个工作日提交《会议申请表》（见附件9），明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程及所需设备（投影仪、麦克风等）。

行政部负责布置会场（桌椅摆放、设备调试、茶水准备），并发送会议通知。

会中服务：安排专人签到、引导，做好会议记录；会议结束后及时整理会场，回收设备。

5.2活动管理

企业组织集体活动（如年会、团建、培训）前，需制定活动方案（含预算、流程、安全预案），报总经理审批；行政部负责活动筹备、物资采购及现场协调，保证活动有序进行。

第六章档案与印章管理

6.1档案管理

归档范围：包括企业文件、合同、会议纪要、员工档案、财务凭证等具有保存价值的资料。

归档流程：各部门于每月末将本月档案整理分类，填写《档案归档清单》（见附件10），移交至行政部统一保管；涉密档案需标注密级，单独存放。

借阅规定：员工因工作需要借阅档案，填写《档案借阅申请表》（见附件11），经部门负责人及行政部审批后借阅，借阅期限不超过3天，涉密档案需经总经理审批。

6.2印章管理