文档撰写与审核标准化作业指导书.docVIP

文档撰写与审核标准化作业指导书

一、适用场景与工作目标

本指导书适用于公司内部各类正式文档的撰写与审核管理，包括但不限于管理制度、业务流程、项目方案、产品说明、培训材料、工作报告等。通过标准化操作规范，明确文档从需求提出到最终发布的全流程职责分工与操作要求，保证文档内容准确、逻辑清晰、格式统一，提升跨部门协作效率，降低沟通成本，保障文档的权威性与可执行性。

二、文档撰写标准化操作流程

（一）文档撰写前期准备

需求明确

文档发起部门（或需求方）需明确文档的核心目标、适用范围、受众对象及核心内容要点，填写《文档撰写需求申请表》（见模板1），经部门负责人*审批后，提交至撰写人。

撰写人与需求方沟通确认，对文档需求细节（如数据指标、流程节点、术语定义等）达成一致，避免后续返工。

资料收集与框架搭建

撰写人根据需求，收集相关背景资料、政策文件、历史数据、同类等，保证内容依据充分。

基于资料与需求，搭建文档明确章节结构（如“目的-范围-职责-流程-内容要求-附则”等通用或根据文档类型调整），形成《文档框架设计表》，经需求方确认后进入撰写阶段。

（二）文档内容撰写

内容规范

内容需真实、准确，数据来源需标注清晰（如“数据来源：2023年第三季度财务报表”），避免主观臆断或模糊表述。

语言需简洁、专业，使用统一术语（如公司《术语管理规范》中定义的词汇），避免口语化、歧义表达。

逻辑需清晰，章节之间、段落之间需有明确衔接，可采用“总-分”“问题-解决”等结构，保证读者易于理解。

格式规范

采用“层级标题+文本”格式，如“1主题”“1.1子主题”，字体、字号统一（如一级标题黑体三号，二级标题黑体四号，宋体小四）。

段落：首行缩进2字符，行间距1.5倍，段前段后间距0.5行。

图表：图表需有编号（如图1、表1）和标题，位于图表上方，编号按章节顺序编排（如“图2.3”表示第二章第三个图表）；图表数据需与内容一致，来源需注明。

页面：页边距上下2.54cm、左右3.17cm，页码位于页脚居中，从开始编号。

（三）文档内部初审

撰写人完成初稿后，需进行自查，重点检查：

（1）内容是否完整覆盖需求要点，有无遗漏；

（2）数据、引用、专业术语是否准确；

（3）格式是否符合本指导书要求；

（4）是否存在错别字、标点符号错误等低级失误。

自查无误后，将初稿提交至部门负责人进行内部初审，初审通过后进入审核环节；若需修改，撰写人应根据意见调整，重新提交至部门负责人复核。

三、文档审核标准化操作流程

（一）初审（部门负责人审核）

审核重点

文档内容是否符合部门业务需求，是否体现部门核心工作要求；

文档框架是否合理，章节设置是否清晰；

格式是否符合基础规范（如标题层级、段落格式等）。

审核输出

部门负责人*在收到文档后2个工作日内完成审核，通过邮件或《文档审核意见表》（见模板2）反馈审核意见。

若审核通过，提交至下一环节（如跨部门协同文档需提交至相关协作部门，专业文档需提交至技术/法务部门审核）；若审核不通过，撰写人需根据意见修改，重新提交至部门负责人*复核。

（二）复审（专业部门/协作部门审核）

适用范围

涉及多部门协作的文档（如跨部门流程制度），需提交至所有协作部门负责人*审核；

涉及专业技术、法律合规、财务数据等内容的文档，需提交至对应专业部门（如技术部、法务部、财务部）负责人*审核。

审核重点

协作部门：审核文档中与本部门相关的内容是否准确，职责划分是否清晰，流程衔接是否顺畅；

专业部门：审核专业内容（如技术参数、法律条款、财务数据）是否合规、准确，是否符合行业规范或公司制度。

审核输出

审核部门在收到文档后3个工作日内完成审核，反馈书面意见（需部门负责人*签字确认）；

若存在意见分歧，由文档发起部门牵头组织召开协调会（参会人员包括撰写人、各审核部门负责人*），达成一致后形成最终修改意见；撰写人根据意见修改文档，同步反馈至各审核部门确认。

（三）终审（分管领导审核）

审核范围

公司级重要制度（如《企业管理办法》《财务管理制度》）、重大项目方案、对外发布的正式文档等，需提交至分管领导*终审。

审核重点

文档是否符合公司战略目标与核心价值观；

内容是否存在重大风险（如合规风险、运营风险）；

整体质量是否达到发布标准，是否具备权威性与可执行性。

审核输出

分管领导*在收到文档后5个工作日内完成审核，出具“同意发布”“修改后发布”或“不发布”的审核结论；

若为“修改后发布”，撰写人需根据终审意见调整，重新提交至分管领导*复核；若为“不发布”，需说明原因，文档发起部门可根据需求重新启动撰写流程。

四、标准化模板与工具清单

模板1：文档撰写需求申请表

文档名称

文档编号（暂定）

文档类型（制度/方案/报告等）

需求部门

需求人

联系方式

文档目标

（简要说明文档需解决的