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标准化会议议程安排及执行流程模板

一、适用情境与目标价值

二、会议筹备与执行全流程

阶段一：会议发起与准备（会前1-3个工作日）

步骤1：明确会议核心目标

发起人（如部门负责人*）需清晰定义会议目的，例如“明确Q3项目里程碑节点”“解决跨部门协作瓶颈”“审批方案预算”等，避免“泛泛讨论型”会议。

输出：《会议目标确认表》（含目标描述、预期成果、决策要求）。

步骤2：确定参会人员与角色分工

必邀人员：决策人（如总监）、执行人（如项目负责人）、相关方（如涉及部门接口人）；可选人员：提供专业支持者（如法务、技术*）。

角色分工：

主持人*：把控议程节奏、引导讨论、避免跑题；

记录人*：实时记录关键决议、待办事项、争议点；

材料负责人*：提前准备并分发会议相关资料（如数据报表、方案草案）。

步骤3：拟定会议议程框架

议程需包含核心要素：议题序号、议题名称、讨论内容、负责人、预计时长、输出物（如“决策/讨论/知情”）。

示例：

序号

议题名称

讨论内容

负责人

时长（分钟）

输出物

1

Q2业绩复盘

数据展示、问题分析

张*

20

知情

2

Q3项目资源分配

人力/预算需求及协调方案

李*

30

决策

步骤4：发布会议通知并收集反馈

通知内容（至少提前24小时发送）：会议主题、时间、地点/线上、议程、参会人员、需提前阅读的材料（如“请提前审阅《Q3项目计划书v2.0》”）。

收集参会人员“是否参会”及“需补充议题”的反馈，主持人根据反馈调整议程。

阶段二：会议召开与过程控制（会中）

步骤1：会议开场与目标重申（5分钟内）

主持人宣布会议开始，重申会议目标、议程及时限要求，提醒记录人做好记录。

若有缺席人员，简要说明其议题处理方式（如“王因出差，其负责的议题由李代述”）。

步骤2：按议程逐项推进，聚焦讨论效率

每个议题先由负责人简要汇报（控制在预设时长内），主持人引导参会人员围绕“目标-问题-方案”展开讨论，避免无关发散。

对争议性议题，采用“观点收集-数据支撑-共识提炼”逻辑，必要时进行投票或暂缓决策（明确后续跟进时间）。

步骤3：实时形成决议与待办事项

记录人需同步记录：

决议事项：明确结论（如“同意按方案A执行”）；

待办事项：任务描述、责任人、完成时限（如“3日内完成预算表修订，责任人：赵*，完成时间：7月15日”）；

争议点：未达成一致的内容，标注“需进一步调研/下次会议再议”。

步骤4：会议总结与后续安排（5-10分钟）

主持人总结核心决议、待办事项及责任人，明确会议纪要的发布时间（如“24小时内发送纪要至参会人员”）。

若有下次会议，简要预告议题及时间。

阶段三：会议收尾与落地跟踪（会后1-3个工作日）

步骤1：整理并发布会议纪要

记录人根据会议记录，在24小时内完成纪要初稿，内容包括：会议基本信息（时间、地点、参会人）、议题讨论概要、决议清单、待办事项（含责任人、时限）。

主持人审核纪要准确性，确认无误后发送至所有参会人员及相关方（抄送部门负责人*）。

步骤2：待办事项跟踪与反馈

责任人需按时完成待办任务，并在纪要中标注“已完成/进行中/延期”。

主持人或指定跟进人（如助理*）在截止日前1天提醒责任人，每周汇总待办完成情况，并在下次会议中通报。

步骤3：会议资料归档

将会议通知、议程、纪要、演示材料等整理归档（建议按“年份-月份-会议类型”分类保存），便于后续查阅。

三、配套模板表格

模板1：会议通知模板

主题：【部门】关于[会议主题]的通知

时间：YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM（时区：+8）

地点：会议室/线上会议（如腾讯会议：X–）

参会人员：张（主持人）、李（记录人）、王（项目负责人）、赵（财务部*）等

议程：

序号

议题

时长（分钟）

备注（需提前准备材料）

1

项目进度汇报

20

请王*携带《6月进度表》

2

预算审批

30

《Q3预算申请表v3.0》

要求：1.请提前10分钟到场/测试设备；2.如无法参会，请于MM月DD日12:00前向李*请假。

模板2：会议纪要模板

会议名称：[项目]推进会

时间：YYYY年MM月DD日14:00-16:00

地点：3楼会议室

参会人员：张、李、王、赵

缺席人员：刘*（出差，已提前提交书面汇报）

主持人：张*

记录人：李*

一、议题讨论概要

项目进度汇报（王*）：当前完成60%，滞后原计划10%，主要原因为供应链延迟。

解决方案讨论：建议协调采购部优先对接供应商A，张负责对接，3日内反馈进展。

二、决议事项

同意项目延期至7月20日交付，由王*更新项目计划书并同步至客户。

批准Q3预算申请，总金额元，其中研发占比60%，市场占比40%。

三、待办事项

任务描述

责任人

完成时限

状态

更新项目计划书并同步客户

王*

7月10日

未开始

协调采购部对接