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团队会议记录模板会议决策执行指南

一、适用工作场景说明

本指南适用于各类团队协作场景，包括但不限于：

项目例会：定期同步项目进展、解决阶段性问题、明确下一阶段任务；

跨部门协调会：打破部门壁垒，明确多方协作职责，推动资源整合；

问题复盘会：针对已发生的项目风险、工作失误或流程瓶颈，分析原因并制定改进措施；

目标规划会：制定季度/年度工作目标、拆解关键成果（KPI）、分配责任主体。

无论何种场景，核心均是通过规范的会议记录与决策执行管理，保证“讨论有结果、执行有责任、落地有跟踪”。

二、全流程操作步骤详解

（一）会前准备：保证会议高效聚焦

明确会议目标

会议发起人需提前清晰定义本次会议的核心目标（如“确定Q3产品迭代优先级”“解决客户投诉处理流程卡点”），避免目标模糊导致讨论发散。

制定会议议程

根据目标梳理议题清单，按重要性排序，并预估每个议题的讨论时长。议程需提前至少1天发送给参会人员，例如：

议题1：当前项目进度汇报（15分钟）

议题2：客户投诉问题根因分析（30分钟）

议题3：跨部门协作流程优化方案（20分钟）

议题4：下一阶段任务分配（15分钟）

准备会议材料

提前整理与议题相关的背景资料、数据报表、方案草案等（如“近3个月客户投诉数据统计表”“现有协作流程图”），保证参会人员有足够信息预读，提升讨论效率。

通知参会人员

通过邮件或即时通讯工具发送会议通知，包含目标、议程、时间、地点（或会议）、预读材料清单，并要求参会人员提前反馈是否需调整议程或补充材料。

（二）会中记录：客观全面捕捉关键信息

记录基础信息

会议开始后，记录人需首先确认以下基础信息（可参考后续“配套工具模板”中的“会议记录表”）：

会议名称（如“2023年Q3产品迭代规划会”）

时间（年/月/日上/下午:-:）

地点（或线上会议平台）

主持人（经理）、记录人（助理）

参会人员（主管、专员、*代表等）、缺席人员及原因

按议题记录讨论要点

针对每个议题，客观记录不同参会人员的观点、争议焦点及最终共识，避免主观臆断。例如：

议题2“客户投诉问题根因分析”：

*主管观点：“投诉集中在物流环节，可能是第三方合作方响应速度慢”；

*专员观点：“内部订单处理系统存在延迟，导致物流信息更新不及时”；

共识：“需同步核查内部系统与第三方合作方的数据传递流程”。

明确决议与待办事项

讨论结束后，逐项确认每个议题的决议内容，并清晰记录“待办事项五要素”：做什么（What）、谁负责（Who）、何时完成（When）、完成标准（How）、所需资源（Resource）。例如：

待办1：优化订单处理系统物流信息更新功能（*负责，9月30日前完成，标准：信息延迟≤2小时，资源：开发组支持）

待办2：与第三方物流方召开对接会，明确响应SLA（*负责，10月10日前完成，标准：书面确认48小时响应机制）

会议总结确认

会议结束前，主持人需带领参会人员快速回顾会议记录（特别是决议与待办），确认信息无误后，请参会人员签字（或线上确认）存档。

（三）会后整理：保证信息准确传递与归档

整理会议记录

会议结束后24小时内，记录人需根据会议笔记整理正式会议记录，内容包括：基础信息、各议题讨论摘要、最终决议、待办事项清单（含五要素）、附件清单（如PPT、数据报表等）。整理后发送给主持人审核，保证无遗漏或偏差。

分发与确认

审核通过后，将会议记录分发给所有参会人员及相关协作部门（如需），要求接收人员在48小时内反馈确认信息（如“已阅读，无异议”或“待补充信息”）。未确认人员需由记录人单独跟进。

归档存储

将会议记录（含确认反馈、原始笔记）按“年份-月份-会议类型”分类存储（如“2023-09-项目例会”），便于后续查阅。建议使用企业共享文档平台（如钉钉文档、飞书文档）统一管理，保证版本一致。

（四）决策执行跟踪：闭环管理保证落地

建立执行跟踪表

以会议记录中的“待办事项”为基础，创建“决策执行跟踪表”（见后续模板），实时更新执行进度。跟踪表需包含：决策编号、决策内容、负责人、计划完成时间、实际完成时间、完成状态（进行中/已完成/延期）、存在问题、备注。

定期跟进与反馈

日常跟踪：负责人需每周通过即时通讯工具向主持人反馈待办进展（如“订单系统功能开发已完成80%，预计延期2天”）；

节点检查：对于周期超过1周的待办，主持人需在关键节点（如原计划完成时间的3/4处）主动检查，提前识别风险（如资源不足、需求变更）；

异常处理：若存在延期风险，负责人需提前2天提出书面申请（说明原因、调整方案、需协调资源），由主持人组织评估后决策是否调整计划。

执行结果复盘

待办事项全部完成后，主持人需组织相关人员召开复盘会，对比“完成标准”与实际结果，分析成功经验或未达标原因，并将复盘结论纳入下次会议的“议题-背景资料”，形成