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合同审批及档案管理标准流程

一、适用范围与常见应用场景

本流程适用于企业各类合同（含采购合同、服务合同、销售合同、劳动合同等）的全生命周期管理，覆盖从合同发起、审批、签署到归档的全过程。适用于企业内部各部门（如采购部、销售部、行政部、人力资源部等）及合作外部单位，保证合同管理规范化、标准化，降低合规风险，保障企业权益。常见应用场景包括：日常采购业务合作、服务外包协议签署、销售订单合同签订、员工劳动合同管理等。

二、标准操作流程详解

（一）合同发起与材料准备

发起主体：由合同承办部门（如采购部门需发起采购合同，销售部门需发起销售合同）指定专人（经办人）作为合同发起人。

材料准备：经办人需收集以下材料：

合同草案（明确合同双方主体信息、标的、数量、金额、履行期限、违约责任等核心条款）；

对方主体资质证明（如营业执照复印件、授权委托书等，需加盖对方公章）；

相关附件（如技术规格书、报价单、会议纪要等，作为合同组成部分）；

《合同审批表》（模板见下文“配套工具表格模板”）。

初步审核：经办人对合同草案及材料的完整性、准确性进行自查，保证无遗漏或明显错误。

（二）部门内部初审

审核主体：合同承办部门负责人（部门经理）对合同进行初审。

审核要点：

合同内容是否符合部门业务需求及企业战略目标；

合同条款（如价格、履行期限、交付标准）是否在部门权限范围内；

附件材料是否齐全、有效。

输出结果：部门经理在《合同审批表》中签署初审意见（“同意”“需修改后重新提交”“不同意”），并注明修改意见（如需修改）。若需修改，经办人根据意见调整后重新发起流程。

（三）法务合规审核

审核主体：企业法务部门（或指定法务专员法务）对合同进行合规性审核。

审核要点：

合同主体是否具备合法签约资格（如对方营业执照经营范围是否涵盖合同标的）；

合同条款是否违反法律法规（如《民法典》《招标投标法》等）或企业内部制度；

权利义务是否对等，违约责任是否明确、合法；

争议解决方式（如仲裁、诉讼）及管辖约定是否清晰。

输出结果：法务在《合同审批表》中签署审核意见，对法律风险需标注提示，并反馈至部门经理及经办人。若存在法律风险，经办人需与法务沟通修改，直至符合合规要求。

（四）分级审批与签批

审批权限划分：根据合同金额、类型及重要性，实行分级审批（示例）：

金额≤5万元：由部门经理及分管副总（副总）审批；

5万元＜金额≤50万元：由部门经理、副总及总经理（总经）审批；

金额＞50万元或重大合同（如战略合作协议）：需提交总经理办公会集体审议，由总经及董事长（董事长）最终审批。

审批流程：

经办人将完成法务审核的《合同审批表》及材料提交至相应审批人；

审批人需在2个工作日内完成审批，逾期未反馈视为“同意”；

最终审批通过后，《合同审批表》流转至经办人；若未通过，审批人需注明原因，流程终止。

（五）合同签署与用印

签署准备：经办人根据审批通过的合同文本，与对方沟通签署方式（纸质签署或电子签署）。

纸质签署：双方需在合同文本每页加盖骑缝章，最后一页由双方授权代表签字（需附授权委托书），并加盖合同专用章或公章。

电子签署：通过合法电子签约平台（如符合《电子签名法》的平台）完成签署，保证签署身份真实及合同文本不可篡改。

用印管理：经办人持审批通过的《合同审批表》及签署完成的合同文本，至行政部（或指定印章管理部门）申请用印，由印章管理员（印章管理员）核对无误后加盖印章，并登记用印记录。

（六）合同履行与归档

履行跟踪：经办人负责跟踪合同履行情况（如交付进度、付款节点），及时记录履行结果，若发觉履约异常（如延迟交付、质量不符），需第一时间上报部门经理及法务部门，协调解决。

归档触发：合同履行完毕或终止后10个工作日内，经办人需完成合同归档。

归档内容：包括《合同审批表》、合同文本（含附件）、对方资质证明、签署文件、履行记录（如验收单、付款凭证）、补充协议等所有与合同相关的纸质及电子材料。

归档流程：

经办人将归档材料整理成册，填写《合同档案归档登记表》（模板见下文）；

提交至档案管理部门（或行政部），由档案管理员（档案管理员）核对材料完整性；

核对无误后，档案管理部门按“一案一档”原则编号存放，电子档案同步录入企业档案管理系统，保证可追溯。

三、配套工具表格模板

表1：合同审批表

合同编号

合同名称

合同类型（采购/销售/服务等）

承办部门

经办人

联系方式（内部分机号）

对方单位

对方联系人

联系方式（内部分机号）

合同金额

履行期限

签署日期

审批环节

审批人

审批意见

部门初审

部门经理

法务审核

法务

分管审批

副总

总经理审批

总经

董事长审批

董事长

备注：合同核心条款摘要（如标的、价格、履行期限）：

附件清单：1.合同草案2.对方营业执照3.授权委托书4.报价单（共__