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采购管理流程规范与审批表

一、适用范围与对象

本规范及审批表适用于企业内部各类采购活动，涵盖生产物料、办公设备、服务外包（如维修、咨询）、低值易耗品等采购场景。适用对象包括各业务部门（如生产部、行政部、市场部）、采购管理部门、财务部门及企业高层审批人员，旨在保证采购活动合规、高效、成本可控。

二、采购操作流程详解

采购活动需严格遵循“需求发起—部门审核—采购执行—验收付款—归档记录”的闭环流程，各环节责任主体及操作要求

步骤1：采购需求发起与申请

责任主体：需求部门（如生产部需采购原材料，行政部需采购办公设备）。

操作说明：

需求部门根据业务计划或实际需求，填写《采购申请表》，明确以下信息：

采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量；

预估单价、预算总价（需附成本测算依据，如市场询价记录）；

采购urgency（紧急/常规）、用途说明（如“生产用A零件”“办公用打印机”）；

供应商偏好（如有，需说明理由，如“长期合作供应商”）。

需求部门负责人对申请内容的真实性、必要性进行初审，签字确认后提交至采购管理部门。

输出成果：《采购申请表》（需求部门负责人签字版）。

步骤2：采购部门审核与预算核查

责任主体：采购管理部门、财务部门。

操作说明：

采购管理部门收到《采购申请表》后，重点审核：

采购需求是否符合企业年度采购计划；

规格型号、数量是否与实际需求匹配，是否存在重复采购；

预估单价是否合理（参照历史采购价格、市场行情或至少3家供应商初步报价）。

财务部门同步核查预算：

确认采购项目是否在部门预算额度内；

超预算采购需需求部门提交《预算调整申请》，按预算审批流程追加。

审核通过后，采购部门启动采购执行；审核不通过则退回需求部门修改。

输出成果：《采购审核意见表》（采购、财务部门签字确认）。

步骤3：采购方式选择与供应商确定

责任主体：采购管理部门、需求部门（参与技术参数确认）。

操作说明：

根据采购金额、物品类型及风险等级，选择对应采购方式：

公开招标：适用于单次采购金额≥50万元（或企业规定的高金额项目），需在指定平台发布招标公告，接受3家及以上供应商投标，由评标小组（含采购、技术、财务人员）综合评定中标方。

询比价采购：适用于5万元≤采购金额＜50万元，向至少3家合格供应商发出询价单，对比价格、质量、交期后确定供应商。

单一来源采购：适用于专利产品、独家代理或紧急采购（需经分管领导特批），仅向1家供应商采购，需书面说明理由。

零星采购：适用于采购金额＜5万元的低值易耗品，可从合格供应商库中选择或电商平台采购，留存采购凭证。

确定供应商后，签订《采购合同》，明确质量标准、交货时间、验收方式、付款条件等条款。

输出成果：《采购合同》、《供应商比价记录表》。

步骤4：订单下达与交货跟踪

责任主体：采购管理部门。

操作说明：

采购部门根据《采购合同》《采购订单》，加盖采购专用章后发送给供应商，同时抄送需求部门、财务部门。

跟踪订单执行进度：

确认供应商是否按期备货、发货；

如遇延迟，要求供应商提供新交期，评估是否影响生产/业务，必要时启动备用供应商；

收货前1天通知需求部门做好验收准备。

输出成果：《采购订单》、《交货跟踪表》。

步骤5：验收与入库

责任主体：需求部门（技术验收）、仓储部门（数量/外观验收）、采购管理部门（监督）。

操作说明：

货物送达后，需求部门（如生产部）根据技术参数进行质量验收，出具《技术验收报告》；

仓储部门清点数量、检查包装外观，确认无误后办理入库，填写《入库单》，注明采购订单号、供应商名称、入库数量；

如验收不合格，需求部门需在24小时内书面反馈采购部门，采购部门联系供应商退换货或索赔，不合格品不得入库。

输出成果：《技术验收报告》、《入库单》（需求、仓储、采购三方签字确认）。

步骤6：付款申请与财务结算

责任主体：采购管理部门、财务部门。

操作说明：

采购部门收集完整结算资料：《采购合同》《采购订单》《入库单》《技术验收报告》《供应商发票》；

填写《付款申请单》，注明供应商信息、付款金额、付款方式（如银行转账）、合同约定付款节点（如预付款、到货款、质保金）；

财务部门审核资料完整性、发票合规性（如发票抬头、税号是否正确），确认无误后按审批流程付款；

保留付款凭证（如银行回单），作为后续审计依据。

输出成果：《付款申请单》、《财务付款凭证》。

步骤7：采购记录归档

责任主体：采购管理部门、档案管理部门。

操作说明：

采购活动结束后，采购部门将所有资料整理归档，包括：《采购申请表》《采购审核意见表》《采购合同》《比价记录》《入库单》《验收报告》《付款凭证》等，按“每单一号”原则编号，保存期限≥3年（或按企业档案管理规定）。

输出成果：采购档案（电子+纸质双备份）。

三、采购审批表模板设计

企业采购申