企业物资采购标准模板集.docVIP

企业物资采购标准模板集

一、应用范围与适用情境

二、标准化操作流程详解

步骤1：需求提报与初审

操作人：需求部门经办人（如部门经理）

动作：根据实际需求填写《物资采购申请单》，明确物资名称、规格型号、数量、预估单价、用途、到货日期等关键信息，部门负责人审核签字后提交至采购部。

输出结果：经签字确认的《物资采购申请单》（原件）。

步骤2：采购计划与预算核对

操作人：采购专员（如采购主管）

动作：核对《物资采购申请单》与年度/季度采购预算，超预算需求需提交额外审批流程；确认库存情况，避免重复采购。

输出结果：审批通过的《采购计划审批表》（含预算核对意见）。

步骤3：供应商选择与比价

操作人：采购部、需求部门（如采购专员、技术工程师）

动作：

从合格供应商库中筛选3家及以上候选供应商；

发出《询价单》，要求供应商提供报价单、产品资质、交付周期等；

组织技术、财务、需求部门共同评审，形成《供应商比价评估表》。

输出结果：《供应商比价评估表》（含最终选定供应商及理由）。

步骤4：合同签订与订单下达

操作人：采购经理（如法务专员）

动作：与选定供应商签订《采购合同》，明确物资规格、数量、价格、交付时间、验收标准、违约责任等；根据合同《采购订单》并加盖公章，同步发送至供应商。

输出结果：双方签字盖章的《采购合同》《采购订单》（各一式两份）。

步骤5：物资交付与验收

操作人：采购专员、需求部门验收员（如仓库管理员、使用部门代表）

动作：

供应商按约定时间交付物资，采购专员核对《送货单》与《采购订单》一致性；

需求部门组织验收，检查物资数量、质量、规格等是否符合合同要求，填写《物资验收单》；

验收不合格的，需填写《不合格品处理单》并启动退换货流程。

输出结果：《物资验收单》（合格）/《不合格品处理单》（不合格）。

步骤6：付款结算与资料归档

操作人：财务专员（如会计）、采购专员

动作：

供应商凭《采购合同》《验收单》《发票》提交付款申请；

财务部审核无误后，按合同约定方式付款；

采购专员将所有采购资料（申请单、合同、订单、验收单、发票等）整理归档。

输出结果：付款凭证、完整采购档案（电子+纸质）。

三、核心模板结构与示例

模板1：物资采购申请单

字段名称

填写说明

示例

申请部门

需求部门全称

行政部

申请人

需求经办人姓名

**

联系方式

申请人电话/内线

5678

物资名称

标准通用名称

A4复印纸

规格型号

详细技术参数（如尺寸、材质等）

70gA4

需求数量

申请采购的数量

10箱（每箱500张）

预估单价（元）

市场参考单价

25

预估总价（元）

数量×预估单价

250

用途说明

物资具体使用场景

日常办公打印

到货日期

要求交付的最晚日期

2023-10-20

部门负责人意见

签字+日期

**2023-10-10

采购部意见

签字+日期（预算/可行性审核）

**2023-10-11

审批意见

分管领导签字+日期

赵六2023-10-12

模板2：供应商比价评估表

评估指标

供应商A

供应商B

供应商C

备注

供应商名称

纸业公司

YY办公耗材

ZZ商贸公司

报价（元）

230

235

225

含税/不含税说明

交货期（天）

3

2

5

产品资质

ISO9001

环保认证

无

需提供证书复印件

历史合作评价（1-5分）

4

3

2

按交货及时率、质量评分

综合评分（权重：价格40%、交货30%、资质20%、历史10%）

85

78

65

供应商A综合最优

选定供应商

√

模板3：物资验收单

字段名称

内容

验收单号

CGY202310001

采购订单号

PO202310005

供应商名称

纸业公司

物资名称

A4复印纸

规格型号

70gA4

合同数量

10箱

实收数量

10箱

验收结果

□合格□不合格（请注明：_________）

质量描述

包装完好，纸张无褶皱，打印清晰

验收人

钱七（仓库）

需求部门确认

孙八（行政部）

验收日期

2023-10-21

四、关键风险控制与操作规范

审批权限管理：严格执行分级审批制度，单次采购金额低于5000元由部门负责人审批；5000-20000元需采购部审核、分管领导审批；20000元以上需提交总经理办公会审批。

供应商合规性：优先选择已通过资质审核的合格供应商，新供应商准入需提供营业执照、相关行业许可证、质量体系认证等材料，并由采购部、技术部联合评审。

验收标准明确：需求部门需在《采购申请单》中明确验收标准（如国标、行标或企业内部标准），验收时需留存样品或检测报告，保证物资质量与需求一致。

资料完整性：采购档案需保存至少3年，包含申请单、审批表、合同、订单、验收单、发票等原件，电子档案需定期备份，防止资料丢失。

廉洁风险防控：采购人员不得接受供应商宴请、礼品或回扣，比价过程需全程留痕